客户档案资料管理规程

【#文档大全网# 导语】以下是®文档大全网的小编为您整理的《客户档案资料管理规程》，欢迎阅读！

1 目的

通过客户档案资料的管理，确保档案资料集中有序、标准规范、使用方便。

2 范围

适用于管辖内所有客户档案资料的管理。

3

3.1

职责

物业部负责所有客户档案资料的收集、整理和分类归档管理。

4

4.1

工作流程

工作流程图

档案资料的收集



整理分类



N



Y

建立客户档案



更新并建立资料台帐





贮存归档管理



资料是否齐全？





N

封 存

第1页，共2页

档案借阅使用



是否有变化？

Y


4.2 4.2.1

客户档案资料收集应内容丰富及渠道广泛，通常按以下四个途径进行收集： 业主/租户与发展商签定的《房屋买卖契约》复印件及该物业的设计、施工等相关工程技术原始材料；

4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.3

业主入伙、进行房屋装修阶段收集业主、客户的相关资料；

在日常管理中建立和收集房屋维修档案及客户投诉与回访记录等相关资料； 从相关政府主管部门获取的相关信息。

将收集到的文件资料，统一由档案管理员集中整理。剔除作废的记录，然后按类别装订并整理成册，做到条理清晰，分类合理，易于检索。

4.4 4.5

对分类整理好的文件资料，按每栋楼、每单元、每户、按盒、按册建档。 建立档案资料台帐，按不同类别、不同客户进行建立，并应明确清晰、哪些客户档案已建立或未有建立及现正建立。

4.6 行政部内部员工借用客户档案资料须到档案管理员处进行登记后，方可借阅。其他部门人员如需借阅使用，按档案的不同密级行政部经理、总经理批准后方可借阅，并办理相应借阅手续。

4.7 客户档案资料有增项内容或有退租客户及其违约事项，档案管理员应及时进行变更。对于过期和作废的文档，按公司《档案管理规定》进行剔除和销毁，防止档案堆积和混淆。若文件已过期或作废但还有保存价值，应长期封存。

5

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

相关文件和质量记录表格

《档案管理制度》 《保密规定》

《档案资料台帐明细表》 《档案资料借阅使用登记表》 《过期文档作废销毁清单》

第2页，共2页

本文来源：https://www.wddqxz.cn/a8b774ed487302768e9951e79b89680202d86b70.html