电话の受け方

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名乗る

電話の受け方

相 手 先 の 確 認

社内で奨励されている言い方で、こちらから名乗る。第一声は明るく！

電話を取る時に「もしもし」は不要です。すぐに社名を名乗ります。

「はい、○○社でございます」部署に直通の電話では「○○社の□□部でございます」と答えます。「はい」の代わりに「ありがとうございます」。朝ならば、「おはようございます」と挨拶すると好感度が増します。

相手の名前と所属先を必ず確認する。こちらの社名を名乗った ら、相手の会社名、名前、部署名をしっかりと聞き、復唱して確 かめます。「○○社□□部の△△様でいらっしゃいますね？」も し間違って復唱した場合は「大変失礼いたしました。もう一度お 名前をお願いいたします」と、お詫びの後に聞き直しても失礼 にはあたりません。聞き取りにくかった場合も、「恐れ入ります が、もう一度お名前をお願いいたします」と聞き直します。はっ きりとわからないまま、あいまいに取り次いでしまう方が失礼に なりますので、きちんと確認しましょう。ただし何度も聞き返す のは失礼になりますので、一度聞き直してもわからなかったとき は「○○社の△△様ですね？」と確認してみます。相手が名乗ら ない場合「失礼ですが、どちら様でしょうか」。相手の所属先が わからない場合「失礼ですが、どちらの○○様でしょうか」相手 先を確認したら、相手に応じた挨拶をする。 例）「お疲れ様です」

聞き取りにくい場合には、恐れ入りますが、お電話が遠いよ うなので、もう一度お願い致します」と聞き直しましょう



この課のポイント

1、電話を受けるときの表現と注意点 電話を受ける際の注意点

◎ベルが3回鳴るまでに出ること ◎3回以上待たせてしまった場合、まず「お待たせいたしました」と言って、

お詫びすること。

◎電話を受ける際は、必ずメモ帳などを準備すること。慣れるまでは、目指

し人（電話がかかってきた相手）が不在であるかないかに関わらず、電話をうけたら必ず手際よくメモを取るくせをつけるようにしよう。 自社の社員同士の場合 会話の流れ 会話の始まり

ケース1 目指し人に取り次ぐとき


取 り 次 ぐ

「少々お待ちください」

「○○でございますね。ただいま代わりますので少々お待ちいただけますでしょうか」 といって取り次ぐ。

こちらの会話などが聞こえないように、電話機の保留ボタンを押して、速やかに目指し人に取り次ぐ。

取り次ぐ相手が電話中の場合、保留にしたままで待たせず、「あいにく、ほかの電話に出ております。いかがいたしましょうか」 と尋ねます。

そのまま待つと言われた時は 「それでは少々お待ちください」。かけ直すと言われた時は「かしこまりました。それではお電話があったことを申し伝えます」。

折り返しの電話がほしい時は

「かしこまりました。念のためご連絡先をお願いいたします」 と答えます。

担当者が接客中や会議中のときには、基本的には電話は取り次ぎません。

「あいにく会議中（接客中）ですが、いかがいたしましょうか」などと伝えます。ただし、急ぎの場合や、担当者から電話があったらつないでほしいと指示があった場合は、メモに

「○○社の△△様からお急ぎのお電話が入っております」と書いて手渡し指示を受けます。この時に「お話中失礼します」「会議中失礼します」と断るのを忘れないようにしましょう。



ケース2：目指し人が不在の時

不在を詫びる 「すみません」と言ってお侘びする。

理由を伝える

「今、席を外していらっしゃいます／おります」 「外出していらっしゃいまして／おりまして、○○時に戻る予定です」

「今日はお休みをとっていらっしゃいます／おります」 と言った社内で奨励されている言い方をする。時と場合に応じて敬語を使う。その上で 「お急ぎでしょうか」「こちらからお電話いたしましょうか」「よろしければご用件を承っておきましょうか」

などを尋ねます。また、出張中は「○日（○曜日）まで出張しております」。休暇中は「本日は休みをいただいております。○日には出社いたします」と伝えます。いずれの場合もいつ戻るのかだけを伝え、何故いないのか、どこに行っているのかなどは説明する必要はありません。

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