员工培训档案管理制度

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员工培训档案管理制度

1. 引言

为规范和有效管理企业员工的培训档案，提高员工培训工作的质量和效率，订立本制度。

2. 目的与适用范围

2.1 目的

本制度的目的是确保企业员工培训档案的规范管理，包含档案的建立、归档、维护和使用等各个环节。

2.2 适用范围

本制度适用于企业全体员工培训档案的管理。

3. 培训档案的建立

3.1 培训档案的类别和内容

（1）培训档案应包含员工参加的培训项目的基本信息，包含培训名称、培训机构、培训时间、培训地方等。

（2）培训档案还应包含员工参加培训的成绩、证书等相关信息。

3.2 培训档案的建立程序

（1）员工参加培训时，培训部门负责将员工的培训信息记录在培训档案中。 （2）培训部门负责将培训档案的基本信息、成绩、证书等相关信息整理并装订成册。

（3）培训部门将员工培训档案交由职能部门负责人审查并签字确认。 （4）职能部门将确认后的培训档案存档。

4. 培训档案的归档

4.1 归档标准

（1）完成培训的员工档案应及时归档。

（2）归档的培训档案应依照员工的姓名和工号进行归类。


4.2 归档程序

（1）培训部门将完成培训的员工档案整理成册。

（2）归档员工档案册应包含员工的培训基本信息、成绩、证书等相关信息。 （3）归档员工档案应交由职能部门负责人签字确认。

（4）归档员工档案应存放在指定的档案室，并依照员工的姓名和工号进行归类存放。

5. 培训档案的维护

5.1 档案的保管期限

（1）员工培训档案的保管期限为员工离职后的5年。

（2）如发生法律诉讼或涉及企业合规审计等特殊情况，档案保存期限可适当延长。

5.2 维护责任

（1）培训部门负责维护员工培训档案的完整性和准确性。

（2）职能部门负责人负责对培训档案进行定期检查，并做好档案的整理工作。

5.3 档案的保密性

（1）员工培训档案应严格保密，只限职能部门内有关人员查阅和使用。 （2）不得将员工培训档案供应给任何与培训无关的人员。

6. 培训档案的使用

6.1 使用的权限

（1）只有经过培训部门和职能部门负责人签字确认后的员工培训档案，才具备使用资格。

（2）公司高级管理人员有权查阅员工培训档案。

6.2 使用的目的

（1）员工培训档案的重要使用目的是为企业供应员工培训的相关信息和证明。 （2）员工离职时，相关部门可使用员工培训档案作为离职手续的依据。

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