预付款管理制度

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XXX医药公司预付款管理制度



文件名称：预付款管理制度 起草部门： 质管部 起草人： 起草日期： 变更记录： 分发部门 分发份数



编号： 质量负责人：

企业负责人：

批准日期：

变更原因：







执行日期：





一、目的：为了规范预付账款的管理和使用，解决合同一方周转资金短缺。提高资金利用效率，防范经营风险，减少资金占用保证财务信息的真实可靠。

二、依据：新版GSP要求、《国家会计准则》和我公司财务管理制度等制定。

三、范围：我公司所经营药品的采购和销售需要预付款的环节。 四、责任者：

1. 办公室及质管部：根据企业财务状况及管理现状，制订或修订有 关预付账款的管理办法和制度。

2.财务部门是公司预付账款的综合管理部门，对相关的预付账款进行核算和管理；

3.采购部门是预付账款的清理部门。其业务职责是，就其办理的预付账款进行管理、清理，催收货物和催要发票，按规定的时限办理验收报销等 。 五、规定内容:

1.定义：预付账款是指企业按照购货服务合同的规定，预先支付给供货方、服务方的款项。

2.意义：形成预付款后，由于对方单位不给开发票、倒闭或未倒闭但



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时间达一年以上也不能开发票至企业者，则使预付账款长期挂账，若估计不能收回，则将预付账款转入其他应收款再提取坏账准备。 3.预付款管理：

3.1根据相关管理制度，原则上应避免预付款。但对于特殊的情况需要预付款时，必须按照本办法规定办理审批手续。

3.2预付款业务必须签订正式合同，并经过合同评审。预付账款要按照合同的规定执行。根据合同及市场情况需要支付预付账款的，在保证业务真实和资金安全的基础上业务部门要按照经过审批后的购货合同的条款，办理相关支付通知、出具收款收据、审批等预付账款支付手续，未签购货合同的，不得付款。

3.3预付款业务经办人员必须严格按照合同内容跟踪执行情况，掌握付款节点，财务人员办理时必须对照合同进行审核，对于文件或文件内容不齐全，没有达到合同规定的付款要求的，财务应及时发现并给予拒付通知。

3.4交完预付款后，如供应商未能按照合同规定期限约定的时间交付产品或服务的，应按照公司关于对账的相关规定进行及时对账并督促其履约。

3.5对于分阶段付款的业务，定金支付后，产品或服务等合同标的主题部分已交付的，一般不需对账。

3.6预付款业务合同执行完成后，业务经办人员应及时索要发票，原则上发票应于当月开回，如发票因故不能及时开具的，应与如供应商对账。

3.7业务部门应建立预付账款台账，详细反映各客户预付账款的增减变动，余额、发生时间、对方负责人、经办人、目前对方的经营状况，预付账款的清理情况、清收负责人和经办人等情况。同时，将购货合同、签证单和台账一同保管，形成完整档案。

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