用友项目实施(九)：供应商删除的限制条件分析

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项目实施（九）：供应商删除的限制条件分析

作者：倪晓红出处：IT专家网2009-06-05 13:36考虑到记录的完整性，供应商删除作业在财务管理软件中是有比较严格的限制。通常情况下，只有一种情况可以删。连载目录：

项目实施（一）：初始部署与导入“期初数据” 项目实施（二）：细节出发做好财务软件初始化工作项目实施（三）：财务系统初始化之账套问题项目实施（四）：财务系统权限设计中的两条捷径

项目实施（五）：选择合适的总帐实现模式项目实施（六）：善用分类管理便于统计分析项目实施（七）：简约原则设置会计科目项目实施（八）：供应商控制与业务处理

【IT专家网独家】当一切都要王晓的预期在发展的时候，突然财务部门人员向王晓反映了一个始料未及的问题。原来在供应商管理中出现了一个问题。企业有一个提供套筒的供应商A，其被企业的另外一个供应商B合并了。也就是说，财务人员现在需要删除供应商A，以后跟A相关的所有业务都跟B进行了。但是，当财务人员在删除供应商A时，系统拒绝删除。原因是这个供应商A已经有了相关的交易记录。据财务人员查询，发现这个供应商在系统中已经有几笔应付帐款。遇到这种情况后，财务人员向王晓征询处理的方法。

王晓也是第一次遇到这种情况。她陪同财务人员进行了测试，发现财务管理系统中确实有这方面的限制。而且经过王晓的查询，发现这个限制是应用程序写死的限制，有可能是数据库方面的强制性约束。她也没有办法了，只好向软件实施顾问求助。

一、供应商删除的限制分析

实施顾问听了王晓的描述后，首先向王晓强调的是，供应商删除作业在财务管理软件中是有比较严格的限制。只要在系统中有过这个供应商的相关交易记录，如在制作凭证时有用过这个供应商的信息；又或者在库存明细中，有这个供应商的库存金额。那么这个供应商在软件中就不能删除。不光光是用友U8系统有这方面的限制，而且像神州数据易飞ERP财务管理模块等其他财务软件中，也都有这方面的强制限制。那么为什么需要进行类似的限制呢?这主要是考虑到记录的完整性。

如企业可能需要对跨年度的数据进行对比。如跟去年同期相比，今年原材料价格是涨还是升。在有必要的情况下，可能需要同时跟多个年度的交易数据进行对比。如果删除供应商信息，则在对比的时候，删除的供应商就不会显示出来。企业可能只可以看到一个价格，而不知道这个价格对应的供应商是哪一个。所以把系统中已经有交易记录的供应商删除，会破坏记录的完整性，从而给后续的统计分析造成不必要的麻烦。

另外，也有可能使得某些帐务成为了无主凭证。如某个供应商在系统中可能已经生成了应付帐款，但是这笔应付帐款还没有付款。此时如果冒然的把这个供应商信息删除，则这笔应付帐款就会成为企业无主的债务。这也是违背企业会计管理准则的。所以，从这个角度考虑，也不允许用户随便删除供应商信息。其实不管供应商有这方面的限制，客户信息也有这个限制。当然并不是说在任何情况下都不能够删除供应商信息。通常情况下，只有一种情况

可以删除，即在财务管理系统中没有这个供应商的相关交易记录。此时就可以根据需要删除这个供应商。

二、供应商删除的替代方案

既然供应商不能够删除，那么不用的供应商该如何处理呢?如果放任不管，则每次在制作凭证的时候，跳出那些用不到的供应商，看着也很是心烦。为此实施顾问建议王晓，如果某些供应商信息用不到的话，则可以把这个供应商信息屏蔽掉。如在神州数码易飞财务管理模块中，可以把这个供应商设置为不准交易。如此在制作凭证的时候，就看不到这个供应商了。在用友财务管理软件中也是类似的措施。

不过在把某个供应商设置为不准交易的时候，系统中仍然会有一定的限制。如必须要保证在系统中这个供应商的相关业务已经完成了。从专业的术语来说，就是跟这个供应商相关的会计科目余额为0时，系统才允许把这个供应商设置为不准交易。如果这个供应商还有应付帐款余额(即企业还没有把全部款项付给这个供应商)，则此时财务人员是无法把这个供应商设置为不准交易。这主要是因为，在这种情况下设置为不准交易，则在以后付款时录入付款凭证时，就不能够再采用这个供应商了。为此在把供应商设置为不准交易的时候，在系统中添加了这个限制。

当然如果用户需要临时终止这个供应商的相关行为，如由于质量等原因需要暂时停止付款等等，则可以把这个供应商设置为中断交易状态(在神州数据易飞ERP系统财务模块中)。设置这个状态没有前提限制条件。不过把供应商设置为这个状态后，则以后所有的单据如果用到这个供应商，则都不能够引用这个供应商。如果在设置这个状态前单据中已经引用了这个供应商，那么也不能够审核单据。

三、通过合并供应商来达到删除供应商的目的

王晓对照了上面的处理方式，发现跟企业现有的需求并不符合。企业需要删除的供应商已经有了相关的凭证。而且需要把这个供应商的应付帐款余额合并到供应商B中。所以不能够简单的把供应商设置为不准交易就可以了。

针对王晓企业的实际情况，实施顾问又提出了另外的一个解决方案，即通过合并供应商来达到删除供应商的目的。如在用友财务管理软件中，在“供应商档案”管理窗口上的工具栏中，有一个合并供应商的按钮。单击这个工具栏上的按钮，会弹出一个供应商合并的对话框。然后依次输入需要合并的供应商编码以及目标供应商编码，按确定之后，财务管理软件就会完成相关的合并操作。

那么这个合并操作幕后到底做了哪些动作呢?为什么被合并后的供应商就无法进行交易了呢?作为项目负责人的王晓，必须要对此有一个深刻的了解。否则的话，无法对此造成的种种现象作出合理的解释。

首先，在合并的过程中，系统会造成需要被合并的供应商A未完成的相关交易，即找出跟这个供应商有关的会计科目余额。如应付帐款余额有多少;应付发票余额有多少等等。合并后，供应商A的这些会计科目余额都要变为0。