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前台文员岗位职责
一、总则
前台是公司的门面,可以称之为是公司的第一张名片,前台工作在整个公司运营链中居于重要位置。前台工作关系到公司整体形象和业务开展的质量甚至成败,为了完善公司的前台管理机制,建立规范化的管理体系,提高工作效率,使管理标准化、制度化、流程化,各项工作能做到有章可循,特制订本制度。 二、部门职能:
1、负责访客的登记、接待和咨询工作; 2、负责前台办公区域,接待区域的日常保洁工作; 3、负责总机电话的接听、转接、转达的工作;
4、负责电子设备的管理维护,包括一楼背景音乐及大门口LED屏幕的下载、播放、日常管理等工作;
5、协助其他部门做好日常文员工作,例如:快递的收发、复印等工作; 6、负责外来文件报刊等的收发、登记、整理、存档工作; 7、负责公司大门口车位的日常管理工作; 8、负责外出登记、礼品发放登记; 9、协助行政部做好会务工作;
10、完成上级领导交办的其它工作任务。 三、岗位职责:
1、访客登记、接待和咨询工作
1。1所有进入公司的外来人员都必须先到前台登记,前台根据具体事宜通知相关负责人,前台人员要引领有预约的访客进入相关部门,不允许外来访客无人陪同随意出入办公区域; 1.2外来访客及公司领导进入公司,前台必须立刻起立,点头示意并问好,有访客落座接待区的,前台要及时递上茶水,待访客离开后,及时把水杯及垃圾清理干净,将公司资料放回原处;
1.3在前台单独值班或者销售人员繁忙时候,前台要对来访客人的咨询做必要明确的回复; 1.4如遇推销人员上门,前台要及时制止,可将其资料留下转交相关部门,如提前有预约的,前台应先电话确认后带领来访人员进入;
2、前台区域日常保洁工作
2。1每天认真打扫并保持前台及接待区卫生,随时清理烟灰缸、垃圾桶(本公司员工不许在公共区域吸烟,不得使用一次性纸杯纸抽,客户使用过后,立刻清理干净); 2。2保证前台文件规整有序,待客用品更换及时,确保玻璃、地面一尘不染; 2。3工作时间不允许在办公区域吃东西,水杯等私人物品不得摆放于台面; 3、接听电话
3.1电话铃响三声之内必须接起,要使用“您好”“请稍等"“谢谢”“再见"等礼貌用语; 3.2电话机旁常备纸笔,方便及时记录电话内容,做好来电咨询和转接,重要事项认真记录并及时无误的传达给相关人员,做到不遗漏,不延误;
3.3公司电话不允许私人占用,如遇私人电话打入,应尽快挂断,避免长时间占线影响公司正常经营; 4、电子设备的管理
4.1背景音乐的下载播放,背景音乐必须为轻音乐,曲调舒缓温和,不可播放流行歌曲; 4。2大门口LED字幕的播放管理,根据相关领导的要求,正确无误的输入显示内容,并注意更新和维护;
4。3监控设备的日常查看和监管;
5、协助行政部做好复印、打印等文员工作,本着环保的理念,公司内部用纸需使用双面用纸(红头文件等重要文件除外) 6、文件报刊收发管理
6。1每日负责接收外来信件、快递、文件和报纸并正确转交相应部门,快递不可随意摆放在前台,应整齐放于台面下,报纸应整齐摆放于报刊架;
6.2访客离开后,前台人员立刻将书报收回原处,不允许公司员工在工作时间翻看书报,前台有监管责任;
6。3定期将文件及旧报刊整理整齐交回行政部存档; 7、门口车位的日常管理
7.1前台每天早上将“NO PARKING"的牌子摆放在门口车位,原则上,非本公司员工和客户不得在公司门口车位停车;
7.2对于公司和客户的车辆给予照看,遇紧急情况及时通知相关负责人; 7.3随时提醒访客:公司正门口外不允许停车; 8、登记管理
8。1工作期间员工外出需到前台登记,并经相关负责人签字方可;
8.2做好客户礼品赠品等相关事项的登记工作,每月月底将登记表整理后交回行政部存档; 9、会务工作
9。1协助行政部做好周例会、月例会的会务工作,包括桌椅摆放、递送茶水、准备笔记本、调试投影仪等电子设备;
9。2协助行政部通知与会相关人员; 9.3协助行政部做好会议纪要;
9.4协助行政部做好会后会议室的清扫工作; 10、完成上级领导交办的其他工作任务。 四、其他
1、在岗期间,保持工服整洁干净,保持微笑,使用文明用语;
2、工作时间,不允许出现使用电脑或手机聊天、看电影、查看微信等现象; 3、坐姿标准,不允许出现随意趴在台面、睡觉、嬉笑聊天等影响公司形象的状态; 4、积极与销售部配合,做好客户接待咨询工作,不偏私、不作弊,做到公平公正公开; 5、做好公司的保密工作,包括所有文档、客户资源等;
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