浅谈“公务之家”差旅电子凭证网上报销平台及使用心得

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浅谈“公务之家”差旅电子凭证网上报销平台及使用心得

【摘要】“公务之家”差旅电子凭证网上报销平台，实现了公务人员从出差申请审批、到车票酒店预订、再到费用支付记账的全流程电子化管理，实现了全方位记录，全过程留痕，更好地推动了中央“八项规定”精神贯彻落实。截止目前已有10个省市和10个中央部委开始使用，河北省在2019年底实现了预算单位差旅电子凭证网上报销试点“全覆盖”，我单位作为我市试点单位，使用该平台已经有一年多的时间，本文讲述了我单位使用“公务之家”实现差旅电子凭证网上报销的使用情况及心得体会，供大家参考。 【关键词】公务之家 差旅电子凭证 网上报销

2018年10月，我市启动了差旅电子凭证网上报销试点工作，公务之家是基于互联网的软件平台。普通公务人员和审批领导日常仅需用手机APP，财务人员审核报销申请时用财务PC端。我单位由于信息化及财务管理基础较好，被选为试点单位。接到通知后，我单位积极参加财政局举办的相关培训工作，在得到局领导的重视和肯定后，财务部门迅速进行了各项准备工作，并对单位同事进行培训，尽快的开展了差旅电子凭证网上报销。本文就前期准备工作，“公务之家”使用流程和心得体会，这三个方面进行了总结。 一、前期准备工作

（一）联系银行，为所有工作人员办理公务卡

在与银行签订批量办理公务卡协议之后，银行上门现场为我单位办理了公务卡，大部分人都成功办理了公务卡，少数人由于系统审核不过或者没有及时接听回访电话等原因而没有申请成功，在使用公务之家系统时可以临时使用其他信用卡代替。 （二）单位财务人员的准备工作

申请开通了“公务之家”财务管理PC端管理员账户，申领了U-KEY数字证书，数据摆渡盘和电子凭证柜，登陆PC端安装驱动程序和浏览器插件。U-KEY数字证书是个人身份电子令牌，用于财务PC端的安全便捷登录，各单位根据用户数量自行采购。数据摆渡盘是文件跨网安全转移工具，用于从公务之家财务PC端将电子凭证文件及支付文件安全转移到财政专网。电子凭证柜是桌面一体化电子凭证存储管理设备，用于完成电子凭证文件的低成本安全可靠存储管理。财务人员还要进入电脑端设置部门，将单位所有部门录入系统。

（三）通知所有人下载手机APP进行注册

该APP可在各大应用商店下载安装。系统提供了批量注册和个人注册两种方式，我单位使用的是个人注册财务在PC端审核的方式。如果一个人需要在两个单位报销，可在两个单位分别注册。需要填写个人基本信息，所属部门及公务卡卡号和工资卡卡号。 （四）财务人员进行信息初始化设置


主要设置权限，职级差标，出差类型，预算信息，单位报销审批。对于不同的出差类型，有不同的计算补助的规则，“培训”和“会议”只计算首尾两天补助，“调研”全程有补助，单位财务人员还可以根据本单位的实际情况，自己设定出差类型，遇到新的出差类型时可有随时调整。对于审批流程系统提供了三种方式，申请人自选审批人，申请人仅自选内部机构审批人财务审批人由单位财务预设，单位财务预设审批人申请人无需选择审批人。由于我单位不同的出差地点有不同的审批流程，所以出差审批由出差人自选审批人，而报销审批由财务人员预设。 二、报销流程 （一）出差申请

报销人进入出差申请页面后，选择出差类型，然后选择出差地点、出发时间、返回时间、经费列支渠道（报销人不能确定经费列支渠道时，可以选择“待定”，提交报销后由财务人员制定）、人员和交通工具（如果交通工具选择了公车，报销单中交通补助为零），最后选择审批人，报销人可以自己选择串行审批还是并行审批，下一步审批人将收到短信和APP通知提醒，审批人通过待我审批进行同意，退回和不同意三种审批操作。出差申请审批通过之后，就可以通过公务之家预订机票、火车票、酒店、汽车票。 （二）报销申请

出差回来后，报销人就可以填写报销申请，通过公务之家平台预订的火车票，系统会自动从12306平台获取相关电子凭证，如果有纸质发票需要手动拍照上传，遇到特殊事项，则需要先审批特殊事项，待特殊事项审批完成后，再继续报销审批。 （三）支付

报销申请通过以后，财务工作人员在PC端点击批量生成电子报销数据或者生成报销数据，点击导出按钮，导出两种报销数据文件，支付数据文件和原始凭证册文件，使用数据摆渡盘将支付数据文件导入河北财政信息系统一体化平台，完成报销费用的支付，支付完成后将原始凭证册文件导入电子凭证柜进行保存。 三、几点心得

（1）对于报销人来讲，最大的好处就是，不再“跑签”和“贴票”。传统的纸质贴票审批变为APP网上审批，没有时间地点的限制，报销人提交出差和报销申请之后，审批人将收到提醒，及时审批，不用再一张张的粘贴发票，也不用再逐级找审批人签字了，大大减少了工作量，提高了报销效率。

（2）对于审批人来讲，由人工审核变为自动化审核，超标、逾期、地址不符、行程冲突都有提示，对于网上支付产生的电子发票也不用再查验发票真伪。但是对于规模较大单位，由于出差审批单较多，系统暂时没有批量审核的功能。对于超标、逾期、地址不符等特殊事项审批目前也只能在手机APP审核，电脑端无法审核，影响了审批效率。在实际


应用中，由于有借调、临时帮助工作的同志，系统提供了选择单位的功能，一个人可以到两个单位注册，进入APP时通过选择单位进行切换，系统可以自动识别同一人同一天重复报销的情况，给出提示，不予报销，但是同一人在不同单位重复报销，系统暂时无法识别。 （3）對于单位来讲，由于出差人线下消费变为网上支付，出差费用更加透明，提高了单位的管理水平。但是通过公务之家平台预订火车票会产生火车票代理商收取的订票费，对于规模比较大，出差人员比较多的单位，也是一笔不小的开支。 四、结束语

我单位使用该平台已经有一年多的时间，各位同事已经基本可以熟练的使用这个平台报销差旅费，财务人员也利用这个平台提高了工作效率，缩短了差旅费报销周期。但是平台强大的分析功能还没得到充分利用，目前系统主要提供差旅分布、单位经费分析、个人经费分析和报销统计。希望在以后的工作中，进一步利用本平台的大数据分析功能，客观的展现差旅费报销情况，进一步提高单位的管理水平。

感谢您的阅读，祝您生活愉快。

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