人事档案管理规定

2023-04-19 20:00:17 文档大全网 [ 字体：小中大 ] [ 阅读： ]

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人事档案管理制度

人事档案保管制度 □ 目的

第一,保守档案机密;现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企业机密

的一部分;对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密;

第二,维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务;

第三,便于档案材料的使用;保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证;

□ 人事档案保管制度的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键;其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度;

1材料归档制度;新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求；其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置；再次,在目录上补登材料名称及有关内容；最后,将新材料放入档案; 2检查核对制度;检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段;

检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等;

检查核对一般要定期进行;但在下列情况下,也要进行检查核对： ——突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后：

——对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失; ——发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等;

3转递制度;转递制度是关于档案转移投递的制度;档案的转递一般是由工作调动等原因

引起的,转递的大致程序如下： ①取出应转走的档案； ②在档案底账上注销；

③填写转递人事档案材料的通知单； ④按发文要求包装、密封;

在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带;另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回; 4保卫保密制度;具体要求如下：

①对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备; ②库房备有必要的防火、防潮器材;

③库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品; ④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合; ⑤无关人员不得进入库房;严禁吸烟 ⑥离开时关灯关窗,锁门;

5统计制度;人事档案统计的内容主要有以下几项： ①人事档案的数量;

②人事档案材料收集补充情况; ③档案整理情况; ④档案保管情况; ⑤利用情况; ⑥库房设备情况;

⑦人事档案工作人员情况;

二、人事档案利用制度 □ 目的

第一,建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料;档案在利用过程中, 应遵循一定的程度和手续,这是保证档案管理秩序的重要手段;

第二,建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据;工作人员必须按照这些制度行事,这是对工作人员的基本要求; □ 人事档案利用的方式人事档案的利用有多种方式：

1设立阅览室以供利用查阅;阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方, 以便调卷和管理;这种方式具有许多优点,如便于查阅指导,便于监督,利于防止泄密和丢