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客户档案管理制度
为建立完善的客户档案管理系统和客户管理规程,扩大市场占有率,与交易伙伴建立长期稳定的业务联系,特制定本制度。
一、 客户档案管理对象
与公司有经济往来的所有客户,即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户。按以下类别划分整理客户档案:
1. 按时间序列来划分:包括老客户、新客户和未来客户。未来客户和新客户为重点管理对象。
2. 按交易过程来划分:包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。对于第一类客户,不能因为交易中断而放弃对其的档案管理;对于第二类的客户,需逐步充实和完善其档案管理内容;对于第三类客户,档案管理的重点是全面搜集和整理客户资料,为即将展开的交易准备资料。
二、客户管理内容
1. 客户基础资料。公司所掌握的客户的最基本的原始资料,客户资料提供由经营部负责。
客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话;所有者、经营管理者、法人(这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面);创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。
2. 客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方
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针与政策、企业规模(职工人数、销售额等)、经营管理特点等。
3. 经营状况。主要包括目前及以往的经营状况、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。
4. 交易活动现状。主要包括客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策;企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。
三、客户档案管理要求
1. 客户档案管理保持动态性。根据客户情况的变化,不断地加以调整,消除过旧资料;及时补充新资料,不断地对客户的变化,进行跟踪记录。
2. 客户档案管理的重点不仅应放在现有客户上,而且还应更多地关注未来客户或潜在客户,为企业选择新客户,开拓新市场提供资料。
3、客户档案管理的由公司信用管理小组专职人员统一管理。
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