办公室助理岗位职责

2023-12-19 22:14:13 文档大全网 [ 字体：小中大 ] [ 阅读： ]

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办公室助理岗位职责

一、岗位概述

办公室助理是负责协助管理和组织办公室日常运营的重要岗位。他们承担着各种行政和支持性工作，为办公室的高效运行提供支持。

二、职责描述

1. 文件管理：

- 负责办公文件的归档、整理和管理，确保文件的安全和保密性。 - 负责制作、复印和分发文件，确保文件的准确性和及时性。 - 跟踪文件的流转和处理进度，及时提醒相关人员完成任务。 2. 日程安排：

- 协助安排和管理办公室的日程安排，包括会议、培训和活动等。 - 确保会议室的预订和准备工作，包括会议材料的准备、设备的调试等。 - 协调与内外部人员的沟通，安排会议的参与人员，并提供必要的支持和协助。

3. 信息收集和分发：

- 负责收集、整理和分发办公室的信息，包括公告、通知和文件等。 - 维护办公室的信息系统和数据库，确保信息的准确性和及时性。 - 协助处理来自内外部的信息咨询和请求，提供必要的支持和解答。 4. 办公设备和供应品管理：

- 管理和维护办公设备的正常运行，包括打印机、复印机、传真机等。 - 负责采购和管理办公用品和耗材，确保办公室的正常运转。 - 跟踪设备和用品的库存情况，及时补充和更新。 5. 行政支持：

- 协助处理办公室的行政事务，包括文件起草、报告撰写和会议记录等。 - 协助安排差旅和出差事宜，包括机票预订、酒店安排和行程安排等。 - 协助处理员工的请假和加班申请，确保员工的工作和休假的平衡。 6. 团队协作：

- 积极参与团队的工作和活动，与同事合作完成任务。

- 协助处理团队内部的沟通和协调，促进团队的合作和共同进步。 - 提供必要的支持和协助，解决团队工作中的问题和难题。 7. 其他职责：

- 根据上级安排，完成其他临时性的工作和任务。

三、任职要求

1. 学历要求：本科及以上学历，行政管理、办公自动化等相关专业优先。 2. 工作经验：具备一定的办公室工作经验，熟悉办公室常规流程和操作。 3. 技能要求：

- 熟练操作办公软件，如Microsoft Office等。

- 具备良好的组织和协调能力，能够有效管理多项任务。