如何实施财务信息化项目?

2023-02-20 01:43:13   文档大全网     [ 字体: ] [ 阅读: ]

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如何实施财务信息化项目?

我们CIO在企业实施内部负责信息化项目的时候,估计最怕的就是财务信息化项目。为什么呢?因为很多CIO可能都没有财务管理经验,而且财务管理的话,又是一门比较专业的学科,虽然CIO在负责财务信息化项目的时候,就有点力不从心的感觉。所以,很CIO在企业实施财务信息化的时候,他们都选择回避,让外部实施顾问全权负责财务信息化项目。

笔者就认识这么一位CIO他是一家外资企业的CIO各个方面的能力都比较强。他们企业上集团财务信息化系统的时候,这位CIO由于没有财务管理的相关经验,不知道如何参与到财务信息管理的项目中去。所以,当外部实施公司在企业内部实施项目的时候,CIO选择了回避。他只是提供了一些技术上的支持,如网络布置、服务器部署等等,而没有参与到具体的项目工作中去。如在项目需求调研、软件培训等等环节,他都是有意识的回避的。这会导致什么结果呢?现在企业已经使用这个集团化财务信息管理系统已经快三年了,还是没有培养出一个合格的内部项目管理人员。遇到一些业务上的问题时,CIO还是找外部的实施顾问进行解决;每年还要请他们为公司的新员工进行培训,等等。为此企业付出的代价,就是每天都要为此向对方支付昂贵的软件维护成本。这个成本远远要高于企业正在使用的客户管理管理系统的维护成本。 可能,财务信息化正在成为很多CIO的软肋。针对这种情况,我们CIO该如何克服呢?笔者自己也是这么一步步走过来的。笔者以前也没有接触过财务管理只是在学校里,读大一学基础课程的时候,有一门会计的课程,对财务管理有一个大致的印象。但是,后来都没有接触过财务管理的相关工作但是,到现在我对财务管理信息化项目虽然说不能算是这方面的专家,但是,在企业中进行财务管理信息化项目的维护,如新员工的培训、业务问题的处理、系统的配置等方面,处理起来也是游刃有余。笔者是如何从对财务管理一窍不通,到成为一名合格的财务信息管理项目的管理员的呢?下面,笔者就把这些经验分享一下。许,对大家有所帮助。

一、要立足于业务,熟悉常规业务的流程。

为什么财务信息管理会成为我们CIO的软肋呢?笔者认为,最主要的是我们不熟悉财务管理的具体业务。平时,财务部门也都是在独立的一个办公室里,给人以中讳莫如深的感觉。财务管理的业务真的有这么高深吗?刚开始,也给我这么一种错觉。但是,后来当我真的试着去了解它的时候,发现其病没有这么的难。

为什么呢?其实,财务管理是入门容易精通难。但是,对于我们信息管理项目管理来说,需要掌握的就是入门知识而已。因为我们毕竟不是财务管理系统的实施顾问或者财务经理,需要利用财务管理系统进行数据分析等等。我们作为项目管理员,只需要了解,一些业务的具体处理方式,如采购进货成本是如何结算的;先进先出、移动加权平均成本、月加权平均成本核算方法有什么区别,该怎么操作;凭证的填制规则以及凭证更改的流程等等。只要把企业的这些财务管理的日常业务搞清楚了,那么我们CIO就能够了解财务信息化管理系统的来龙去脉。至于其他的数据分析等等高级功能的应用,其实,我们CIO不必要了解的这么细,这些基本上是财务经理或者财务总监的工作而在实际项目管理中,我们服务的对象基本上是财务部门的一般员工。

所以,我们CIO要承担起财务管理信息化项目挂你的重任的话,就需要了解财务管理核算的日常业务以及处理方式。只要了解了这个,我们才有这个基础,去了解财务信息化管理系统的运行机制;才能维护好财务信息管理系统。 二、结合系统,熟悉系统操作流程。

我们CIO熟悉财务核算的日常业务,只是一个基础性的工作,毕竟我们又不是从事财工作,若只是熟悉他们的业务,对我们来说,也没有过多的帮助。我们的目的是,在了解


财务日常处理业务的基础上,我们知道,如何在财务管理系统中进行核算。 如到月底,财务需要进行结帐动作。我们就需要知道,在系统中对这个业务该如何操作,该注意点什么。如对于月末结帐业务,我们作为CIO财务管理信息化项目的管理员,我们至少要知道,财务管理系统中月末结帐的处理流程,如要先核对各种相关的单据,有没有输入、审核完毕;然后,需要核对单据的内容是否有错误,因为结帐以后再发现错误进行更改的时候,处理非常的麻烦,所以,需要在结帐之前,先在系统中或者把资料导出来核核对单据的准确性,从而尽量减少过账后因为发现错误而进行过多的调整动作。这些动作完成后,财务人员还需要选择一个合适的时间,进行过账动作,因为在结帐作业运行的时候,最好是其他系统使用人员没有对财务系统进行其他的操作。

所以,作为CIO只有洞的这个系统处理的基本流程之后,才能够当财务用户在处理这支作业时,遇到问题的时候,给与他们帮助。而不需要去请教外部的实施顾问。

故,我们CIO可能对于财务管理不是很内行,如不知道财务报表中某个数字是什么含意,但是,我们至少要知道这个数字是怎么计算出来的。因为这是我们对系统进行维护与测试的前提条件。而要了解这方面的内容,那么我们CIO就需要知道,在财务管理系统中,实际业务的处理流程。

三、总结常见问题,以后遇到类似问题,就可以自力更生的解决。

其实,笔者在财务系统管理维护中,发现很多用户碰到的问题,其实都是类似的。如可能用户在每个月中都回碰到已经过账的凭证发现错误,需要采用红字冲销。而用户不知道该如何冲销,或者在冲销的时候会担心会不会出现问题等等。类似的问题可能每个月都会碰到。若我们在第一次处理问题的时候,就能够了解这个问题发生的原因以及处理的方法,并且能够利用图形、文字等手段记录下来,如此的话,下次遇到类似的问题时,我们就可以轻松的解决了。

这个处理方法,笔者认为在财务信息管理项目中特别实用。其实财务管理中,每个月工作是很类似的。曾经有一个财务专家讲了一个笑话,长期做财务管理工作的人,脑子可能会越来越笨。因为其每个月的工作,都是类似的、重复的。故,今天员工在工作中遇到的问题,在下个月中可能还会遇到。所以,我们第一次碰到问题时,可能还不会解决,需要在实施顾问的帮助下才能够处理;但是,当我们第二次遇到问题时,就知道该如何处理了。 同时,这些问题也是我们以后进行软件培训的资料。因为我们CIO相关的专业知识有限,我们不能向实施顾问那样,从宏观上向财务人员讲财务管理讲解相关的模型。我们能够做的就是结合财务管理系统,向他们讲述相关的操作技巧而这其中很重要的一部分,是结合财务用户以前在系统中操作业务时所产生的问题,告诉他们以后再遇到类似的问题,如财务凭证红字冲销,该如何处理。如此的话,以后遇到类似的问题的话,员工自己也知道该如何处理,而不用再请教我们。

笔者曾在三家企业负责过财务信息化项目的内部实施工作,以上的这些项目管理的心得,可以说是我工作经验总结。最后,笔者要送正在为财务信息管理项目烦恼的CIO们,两句话。

一是要做好财务信息化项目管理不难,只需要自己结合公司实际财务处理流程,在系统中跑个十遍流程基本上可以掌握;难的是要把这个处理过程中经常会发生的错误进行总结这是我们以后财务信息管理软件维护的重点。

二是我们CIO财务管理系统中不能财务部作为的方式,因为,我们若采取这种工作方式的话,则企业要为其付出昂贵的系统维护成本,同时,这也会降低我们CIO在企业管理者眼中的地位,我们CIO在企业中,将永远只是一个技术员的角色。


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