公司内部沟通及反馈机制

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总办发【2022】第0411号



公司内部沟通及反馈机制



为了完善公司办公机制，促进公司内部机构之间横向、纵向沟通的有效提高，确保各部门各岗位工作能够在整体计划、统一部署、协作完成的原则下达到沟通及时、理解一致、解决有效、执行畅通的目的，特制定本工作沟通及反馈机制。

一、公司工作使用工具：企业微信

二、适用工作：工作传达、工作汇报、工作请示、工作审批、工作信息传递等 三、企业信息沟通及反馈途径：企业公告、微信邮箱、企业微信群、工作汇报、工作审批、视频会议。（包括但不限于）

四、使用规范： （一）企业公告

1. 发布：企业公告仅限于人力资源行政部SSC及CHO有发布权限，所有其它部门需要发布公告的，需通过审核加盖公章后，经由人力资源行政部进行发布。

2. 反馈：公司员工在接收到企业公告时，要认真阅读，并在24小时内点击图标 。 （二）企业微信邮箱

1. 使用：企业微信邮箱用于重要工作的请示、批复、提案等；重要工作表格、文档等文件传递、汇报，如考勤统计、薪资计算、业绩报表；跨部门重要工作内容、流程、标准的商议、决定等；需要留存依据的工作交流等。

2. 反馈：上行沟通邮件，领导可根据邮件内容决定回复时间；平行沟通邮件，信息接收人员须在收到邮件后24小时内进行回复；下行沟通邮件，信息接收人员须在收到邮件后12小时内进行回复。

（三）企业微信群

1. 使用：企业微信群是平时工作沟通中使用最为频繁的沟通途径，为了保证信息传达的及时性，特作出一下使用规定：

（1）各部门根据公司规定建立部门工作群，人资行政部根据跨部门沟通需求建立专项沟通群，其他任何个人和部门不经过公司人资行政部和董事会同意，不得建群。

（2）由于微信群沟通内容较多，为了准确且快速传达信息，发布人必须@信息接收人。 （3）严禁非工作沟通，同时建议重要事宜、重要文件使用企业邮箱进行沟通。


2. 反馈：工作时间，信息接收人需要在接收到信息2个小时内进行回复；非工作时间，信息发布人需要在发送信息后进行电话联系提醒，保证接收人2各小时内进行回复。 （四）工作汇报

1. 使用：企业微信工作汇报功能主要包括日报、周报、月报，根据公司对于不同职能部门的要求进行周期性汇报。

2. 反馈：工作汇报为上行沟通，接收人需要在48小时内针对提交上来的工作汇报进行点评回复。

（五）工作审批

1. 使用：用于人、财、物、资源等重要事宜的申请，以及重要事项决定的请示（需要跨部门知晓的）等。具体可使用审批流程，详见公司发布信息。

工作审批流程的发布权限仅限于公司人力资源行政部，其它部门需要发布或更新审批流程的，需通过审核加盖公章后，经由人力资源行政部进行发布。

2. 反馈：工作时间内，部门内主管人员收到申请，须在2小时内进行审核批复；跨部门需要紧急审核的，须在2小时内审核批复，非紧急的须在4小时内审核批复。非工作时间内，部门以及跨部门须在上班后4小时内进行审核批复。

由于人力资源部及财务部审批流程较多，两部门必须在上午10点前、下午18点前进行至少两次的审核工作，非工作日依旧。

紧急审批，申请人须在提交后进行电话沟通，确保审核及时。

（六）视频会议

1. 使用：用于线上会议交流或培训学习。视频会议召开权限限于各部门负责人，且在召开前由召开人进行会议室的预定和创建。

2. 反馈：视频会议期间，所有参会人员必须保证人脸正面参会状态；非发言人员主动禁言；需反馈内容回复或开麦回应。

✱警示：以上所有沟通方式，如需要快速回复，则需要在信息传递的同时进行电话沟通，杜绝低效无效沟通，杜绝“等、靠、要”心态和“隔岸观火”“幸灾乐祸”心态。

五、执行与管理

一、本机制自公布之日起开始执行，凡违规者，视严重情况，扣除50-200积分。造成重大工作失误者，公司有权予以行政严重警告或直接辞退。

二、在本机制执行过程中，由人力资源行政部进行检查、规范及考核，根据情况纳入当月绩效考核中，公司全员皆有监督与检举权。

人力资源行政部

2022年4月11日

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