图书情报档案信息一体化管理探究

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图书情报档案信息一体化管理探究

作者：刘瑞

来源：《办公室业务》2018年第11期

【摘要】本文基于互联网技术在图书情报档案信息管理中的应用对一体化管理必要性以及方式方法进行探究，首先通过对一体化管理的了解和探究，明确在图书情报档案信息管理中使用这种方式的价值和意义，其次对一体化管理进行具体方面的路径分析，主要针对传统图书情报档案信息管理过程中的缺陷和不足进行分析，提出应对策略。 【关键词】图书情报档案信息;一体化管理;系统化管理

现代社会经济背景下的互联网事业的兴起，在一定程度上对传统的图书情报档案管理工作带来了冲击，但换个角度考虑，也是传统图书情报档案信息管理的另一种途径和渠道，互联网技术的影响促进了图书情报档案信息管理的系统化和一体化，通过互联网数据平台的使用以及后台数据分析技术的使用，提高图书情报档案信息在增加、录入、删减等传统经营过程中的效率，还能够提供传统管理方式中难以达到的数据的及时调取和部分数据在整体数据中的分布情况等。

一、一体化管理在档案信息管理中的必要性和价值

从图书情报档案信息管理这项工作本身的角度来考虑，会将复杂和系统作为图书情报信息管理的两个关键词。图书情报档案信息管理的复杂性体现在传统模式下信息载体的传播过程艰难，以及更多的信息载体受时间的影响和变迁而成为无用信息，在空间的限制下，由于纸张载体的特点难以得到广泛的传播。计算机系统的引入对于图书情报档案信息管理的复杂性是程度加深的过程，增加了整个管理过程中的系统维护和技术支持的工作任务，但是从某种程度上看，也是一种将复杂的和割裂的信息糅合成为整体的数据库的过程，这个过程使得图书、情报、档案三个方面的内容能够集合成为“信息”门类来提供给读者服务，因此在计算机系统发展下对于信息资源的复杂性是一种升级，而计算机系统的引入实际上针对于图书情报档案信息管理内部的专业运作，随着互联网技术的发展和深入，才使得这些复杂的信息能够及时有效传递给读者以供社会参考和运用。

图书、情报、档案三个方面信息的复杂性还体现在其历史记录的综合与整体，体现了这项工作的系统性，对于信息的历史记录是图书情报档案管理的一个重要方面，当代互联网社会发展下产生了“信息资源爆炸”的局面和结果，由于互联网平台对于资源的不断吸收并且在信息传播过程中提供了多种途径，不仅大规模扩张了信息资源的收集和利用，更是为广大网民带来了多变而复杂的信息资源。这些信息资源在数量和规模上能够带给网民更加深刻和广阔的信息，但同时也使得部分网民陷入接收信息的混乱和无效的过程中，反而徒增了更多筛选和整合的必要过程。因此互联网技术和计算机系统在图书情报档案信息管理中能够产生巨大的价值，但这种价值的有效性还需要不断优化来增加系统使用的整体性，在现有的行业趋势发展中已经开始


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逐渐摸索出一体化管理和系统管理的重要解决方式，对于解决信息资源爆炸和图书情报档案信息管理过程中的复杂问题是一种有效的措施。 二、传统档案信息管理过程中的缺陷和不足

为了更好地运行和发展图书情报档案信息管理的一体化管理，需要对传统图书情报档案信息管理过程中的缺陷和不足进行深入分析并对症下药。传统的图书情报档案信息管理最主要的缺陷在于效率的低下，这源于信息管理过程中资源的庞大和复杂，也源于传统模式下的过程设计并没有将效率作为重点关注的方面，而现代社会对于信息资源的使用与否，更多在于这项信息资源在获取和摄入过程中的难度和复杂性，显然传统图书情报档案信息管理中的信息资源搜寻难度和整合难度都足以使得部分要使用这些资源的人们放弃使用。因此传统图书情报档案信息管理中突出问题在于对于效率的忽视。另一个不足之处在于传统图书情报档案信息管理的方向割裂和区分，一般情况下，在获取和使用信息时并不存在严格的方向区分，尤其是进行学术研究过程中对于文献资料和图书资料的需求，传统的图书情报档案信息管理中的信息获取过程需要在三个部分进行信息搜寻和获取，这极大影响了信息获取的难度并且常常割裂信息之间的联系，一般情况下，图书的撰写也会参考很多重要的文献资料，而完成好一本图书的目的往往也是为整个研究数据库提供更多的研究成果和信息资源，但传统的情报档案信息管理并没有将这种需求作为必要的措施进行研究，并且受到客观条件下的技术限制难以达到实际的整合，因此针对于传统图书情报档案信息管理中效率低下和资源割裂的不利因素而衍生出行业发展中对于一体化管理的诉求。

三、图书情报档案信息管理中一体化诉求的解决方式

（一）解决传统模式中的信息割裂问题。当代社会对于信息共享的需求已经体现在了互联网中各类信息整合网站的迅速发展中，广大网民在进行信息搜寻和获取过程中往往需要更加全面和综合的信息，而不是错落于各个角落的分散的信息。整合互联网中割裂和分散的信息需要与图书馆等实体机构以及档案管理等行政机构进行联合，以互联网为平台和依托来共同完成信息资源的录入与共享，为现代社会公民和科研院所提供更多和更加方面快捷的信息服务。具体的信息资源管理过程包括了信息的收集和采纳、信息的录入和编辑、信息的平台发布和提供查询，这些过程的进行和管理各有其特性和不同之处。信息的收集和采纳过程需要建立在宏观的资源规模下进行，需要收集和采纳者将信息和全面系统作为整个过程中的原则和规范，需要保持理性和发展的眼光来看待长期需要和必备的信息资源，当然这是针对于系统运行条件有限的不足之处而产生的措施，一般情况下的系统信息资源收集和采纳需要充分考虑原有信息资源的全面程度以及重点关注部分，要将信息的收集和采纳过程建立在原有的系统信息资源基础上来进行，划分信息收集时的界限并提供一定的底线，在收纳过程中要对信息进行价值评价，决定是否应该收纳此类信息，或者在收纳信息资源后能否为整体系统带来价值和新鲜活力。部分信息资源在现有的客观条件下也许并不能显现出深刻的价值，但是可能具有一定的突破性和颠覆传统逻辑的独特性，因此对于此类信息资源的收集和采纳需要考虑其价值，也需要考虑其独特性在领域内可能会产生的意义和突破。信息的录入和编辑工作需要全面细致的专业人员来进行，一般情况下对于信息资源的录入和编辑并不是全盘接受的过程，而是依赖于编辑从业者的


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专业化水平而进行的不必要信息的剔除以及重复性信息和管理。整合系统和一体化的过程也是剔除重复性信息资源的一个方式。

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