逆境中更应利用好外贸软件

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逆境中更应利用好外贸软件

作者：王 沛 高晓欣

来源：《进出口经理人》2009年第01期

在金融危机造成的恶劣影响下，我国很多外贸企业面临着巨大的困境。从2008年7月开始，许多出口企业感觉接单困难，利润异常单薄，甚至许多企业出现了无单可接的情况，一批企业倒闭或歇业。面对复杂的外贸形势，企业应该如何来应对?

宏观因素不利，外贸企业就更应该通过加强自身管理、苦练内功来提升企业素质，而外贸软件的使用不失为提升企业信息化水平、提高企业管理水平的一条重要途径。外贸管理软件究竟能从哪些方面来提高企业的内部管理，让企业管理层能得心应手地了解和掌握公司的运营情况呢?带着这一问题，本刊记者专访了上海孚盟软件有限公司总经理郭彦荣。

使用外贸软件 亟待解决的问题

对于企业如何使用外贸软件，郭彦荣对记者说：“企业要首先明确使用外贸软件真正的目的是什么，通过使用软件要达到怎样的目标。”在外贸业务中，企业经常遇到的问题是随着某个外贸业务员的流失，其掌握的客户资料也随之被带走，因此，企业可能最先需要的是一套监控软件。一旦这个问题被解决，企业又会遇到一系列随之而来的问题，如：客户很多，也很杂，无法有效地统计客户的详细资料；无法及时跟踪客户，大批客户的询盘因为处理不及时而丢失订单，对具体订单的状态更无法及时了解；与客户之间来往记录杂乱无章，无法成为公司发展客户的决策工具，无法掌握业务人员的工作情况和工作效率；业务人员因每天通过EXECL等简易工具处理订单、合同、单证，造成重复工作、效率低下的情况出现；业务费用和成本不清，应收应付查询麻烦等。

郭彦荣告诫说，面对外贸企业在管理中遇到的接踵而至的问题，“头疼医头，脚痛医脚”的办法是行不通的，有时候“头痛”是由于身体其他部位的病变所引起的。因此，在外贸软件的使用上，企业应该首先解决其最核心的问题，然后再考虑进一步扩充软件的使用范围，要具备前瞻性眼光，使之能全面提升企业的管理能力。

另一方面，企业在选购外贸软件的时候，往往会被软件的部分功能所吸引，但是，在真正购买并投入使用后，企业却往往会发现软件中有很大一部分功能是处于闲置或不适用的状态。因此，企业在选购软件的时候，不仅要考虑其功能是否适用于本企业，更要考虑软件本身是否具有了较好的、先进的理念。

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