学校档案管理制度

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学校档案管理制度

学校档案管理制度是指学校为了管理和保护学校档案，规定的一套管理制度和标准。制定学校档案管理制度可以规范学校档案管理工作，提高档案利用率，保护学校档案的安全性和完整性，促进学校档案工作的有序开展。

一、管理人员

学校应设立专门的档案管理机构，配备专职档案管理人员。为保证档案管理的公正性和权威性，档案管理人员应具备专业知识和能力，接受过相应的档案管理培训。

二、档案归档

学校档案管理制度应明确档案归档程序，以保证档案归档的完整性和准确性。具体流程如下：

1.对生成的文件、资料和经国家和地方公文格式和规范拟制的文件，应按照规定的时间和标准及时归档。

2.已归档的文件、资料应有专人负责统一管理，在存放时应按时间、类别、重要程度、保管期限等方面进行分类，以方便查找、管理、使用。

3.对于已经完成的文件、资料，应在归档时立即编制档案目录等辅助资料。

三、档案检索

学校档案管理制度应规定档案检索程序，以保证档案的快速、准确地检索和利用。具体流程如下：

1.档案管理人员应清楚读者的信息需求，对档案进行分类时应根据档案的类别、性质、目录和关键词等方面逐项建立检索文


件和手册，并对查阅期限和查阅次数等加以限制。

2.管理人员应建立读者档案索引，对读者的素质、职业领域、行业特点、服务需求等信息进行全面、准确的记录，以方便查阅。

3.在提供档案服务时，档案管理机构应制定档案服务标准、协议，规定查阅、复印、调阅时间和数量限制等相关制度。

四、档案保管

学校档案管理制度应规定档案保管程序，以保护档案的安全性和完整性。具体流程如下：

1.档案室应设立门禁、监控等安全设施，对档案室内的安全要求高度严格。

2.对有特殊借阅、查阅等需求的人员，需由校领导、专门委托单位或相关有效证件持有人的授权，经过准确的身份确认后方可递交申请并完成借阅、查阅等工作。

3.档案管理人员在档案保管时应注意档案的安全性及散失、损坏等情况，如发现档案的丢失、破坏等情况，应及时向上级领导汇报，并采取积极、及时的措施予以恢复和保护。

五、档案鉴定

学校档案管理制度应规定档案鉴定程序，以保障档案的真实、可靠、准确。具体流程如下：

1.档案管理机构应按照要求对档案定期鉴定，发现历史记录不清楚、文件真实性存疑等情况调查并向上级领导汇报。

2.鉴定结果应制作书面鉴定报告，标明鉴定人员及其资格证明，进行存档并向上级领导报告。

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