英文信的格式

2022-07-13 14:08:16   文档大全网     [ 字体: ] [ 阅读: ]

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英文,格式
英文信件格式

1. 信封(Envelop)

与中文信封相反,英文信封上收信人的地址和姓名写在信封的中间,发信人的地址和姓名写在信封的左上角,或信封背面。

英文书信的地址应从小写到大,先写门牌号码,再写街道、城镇、省或州及邮政编码,最后是国家名称。国家名称的每一个字母都要大写。 2. 信头/个人信头(Letterhead/Personal Letterhead)

公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码,这就是通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信,作者就需要写明回邮地址和联系号码。 3. 封内日期(Date Line)

封内日期是写信或打字时的日期。封内日期写在信头或作者地址的下两行。 4. 封内地址(Inside Address)

封内地址是收信人的地址,包括姓名,职务(如适用),公司名称(如适用),街道名称或信箱号,城市,州或省,邮政编码和国家。封内地址通常写在左手边,在日期线和称呼之间。 5. 称呼(Salutation)

称呼是一封信开头对收信人的称呼,写在封内地址或提示句下两三行。称呼后可以写冒号或逗号。在商业信函或其他正式书信中,用冒号。

在非正式书信中,称呼后用逗号。(注意:尽量避免使用To Whom It May Concern Dear Sir or Madam,因为这种称呼已经过时,并且不很友好。改进方法是争取确定收信人的姓名,或使用“Dear Human Resources ManagerDear Friends”这样的称呼。在给律师或外交领事写信时,可以使用EsquireEsq.这样的头衔,但它们不应出现在称呼中。同样,如果收信人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.,如“George Bush,Jr.”也不能把它们包含在称呼中。) 6. 头衔(Titles)

除非写信人与收信人熟到可以直呼其名,通常要在收信人名字前加上Mr.Professor等表示礼貌的头衔。

7. 提示句(选择性)Attention Line(optional)

提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理,尽管信是写给这个组织的。外,在指明的收信人不在时,它也允许组织中其他人查看信的内容。提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面。

8. 主题句(选择性)Subject Line(optional) 主题句简要说明信的内容。通常写在封内地址和称呼之间。如果写信人不知道收信人的姓名,也可以用主题句代替称呼。为了收到最佳效果,可以给主题句加下划线,或大写主题句。

9. 正文(Body of the Letter)

正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐头式。而私人信件通常不用齐头式。在齐头书信中,全部内容包括日期和信尾问候语,都从左侧顶格开始。段落开头不空格,各段之间空两行。

修正齐头式,是使用最为广泛的一种格式,商业和私人信件都可以使用,尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。使用没有印刷信头的普通信纸时,这种格式最合适。与齐头式不同,发信人地址、日期,信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分从左边开始。

10. 写信人签名(Writer's Identification/ Signature)


写信人的签名、名字和头衔(如果适用),写在信尾问候语同侧三四行以下的位置。应亲笔签上写信人自己的姓名。如果是用打字机或电脑写的信,在写信人签名的上方,同样应该打上写信人的姓名。 11. 附注(Notions)

附注写在写信人签名下两行的位置,附注包括参考缩写,附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单。附注写在左侧。 12. 信尾问候语(Complimentary Closing)

信尾问候语是写在信尾的告别话语,例如Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,通常位于正文两三行以下。第一个单词的第一个字母要大写,最后以逗号结尾。


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