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高校学生户籍档案管理现状与对策
作者：张阿敏
来源：《办公室业务（上半月）》 2020年第6期
文/杨凌职业技术学院 张阿敏
【摘要】当前，我国的一大基本制度为户籍制度，有利于社会秩序的维护。对于高等院校的保卫部门而言，学生户籍档案管理至关重要，在日常工作中极其关键。近年来，高等院校的办学规模越来越大，在此背景下以往户籍管理制度优势逐渐弱化，已无法达到社会发展需求。基于此，本文分析了高等院校学生户籍档案管理的现状，并且提出相关对策。
【关键词】高等院校；学生；户籍档案管理；现状；对策
从高等院校学生的角度来讲，户籍档案发挥着不容小觑的作用，可作为身份识别的关键凭证。户籍档案管理工作是高等院校中的一项基础服务工作，其复杂度较高，专业性以及政策性较强。现阶段，我国户籍与土地制度改革不断加剧，在此背景下高等院校学生户籍档案管理改革日益深化。
一、高校学生户籍档案管理现状
（一）管理难度加大。1.基础数据混乱。根据户籍档案工作实际情况来看，在每一年度，高等院校存在两大高峰：一是6月份的户籍档案工作，二是9月份的户籍档案工作。在这两个时间段中，需要完成大量工作。在户籍档案工作中，该时期的数据信息相当重要，是其基础数据信息。通常而言，高等院校户籍档案管理者数量较少，当处于高峰阶段时，即使增加帮手，仍旧容易发生缺乏规范性等现象，对基础数据信息产生不利影响，导致其混乱不堪，为后续日常工作埋下隐患。2.信息变更频繁。首先是身份证的重复办理。根据户籍和居民身份证的管理制度，凡是年满十六周岁公民必须办理居民身份证，一人一证。当新生入学后，需要办理学校集体户口所属管地的当地居民身份证；毕业后异地劳动就业，必须重新办理。这样大学生从入学到毕业，在四年期间需要更换两次身份证，造成资源的浪费和户籍档案管理的混乱。再有就是学生毕业后多次改派，学校统计数字不停变更，形成归档流程复杂化、立卷统计多变，对户籍档案的归档流程的极其不利。3.留存户籍档案猛增。近些年，我国经济飞速发展，随之对高校毕业生产极大影响，不仅为其带来多样性就业机遇，也使其面临巨大挑战。从客观角度来讲，有大量机会可供高校毕业生选择，而且延长了就业周期。如此一来，在高等院校中，当开展户籍档案管理工作时，更多毕业生选择将户籍留在学校中，导致户籍管理工作越来越艰巨。
（二）业务性质模糊。1.管理权限受限。通过探索学生户籍档案管理工作发现，具有两种工作性质：一种是公安局户籍管理部门工作性质，另一种是学校档案管理部门工作性质。在高等院校中，当前所开展的学生户籍档案管理工作，由保卫部门承担。虽然此项工作是档案管理的一部分，但是与档案管理存在较大差异，通常主要有两种权限：一是保管，二是借用，而备案等权限缺失。不过当开展实际工作时，面对户籍档案，要使其作用得到充分发挥，提高其准确性与便捷性等，必须具备相应权限。2.技术支持受限。根据公安局实际情况来看，当前户籍部门在办公时可确保自动化，而针对大部分高等院校档案部门而言，同样可以满足办公自动化的需求。学生户籍档案管理在办公过程中能够达到简单自动化要求，不过要对接三方面的办公自动化，仍需长期努力，其难点较多：其一，在公安局中，所构建的户籍管理系统存在一定弊端和漏洞，在高等院校集体户籍方面，缺乏专门的管理模块，虽然高等院校自主选择相关管理平台，但是难以与公安部门户籍对接，公安局仍旧掌握主导权。其二，相较于高等院校档案工作，户籍档案管理内容不够丰富与多样，绝大部分高等院校并未构建专门的户籍档案管理办公系统。3.从业素质受限。对于学生户籍档案而言，基层管理者至关重要，是其管理基础的决定
因素。现阶段，承担基层户籍档案管理工作的人员往往有两个，一是辅导员，二是学生班长，但是这部分人员并未详细掌握学生户籍迁移管理规则与要求及其服务意义，而且尚未清楚了解迁移管理流程，其自身缺乏这方面的工作技能。不过在学生户籍档案管理过程中，这是第一步，需要收集、整理以及上传户籍，成为户籍管理工作质量的一项决定因素。
（三）服务功能繁杂。户籍制度具有两项基本职能，分别为证明公民身份与提供人口数据。在户籍管理工作开展期间，大量功能附加其上，比如就业功能等。诸多需求要被满足，主要包括结婚登记、购买房产、公务员考试、手机卡办理、驾校报名等等。在高等院校教书育人过程中，户籍档案管理占据着相当重要的位置，是其必不可少的一部分，密切联系思政教育。少数高等院校的学生并未形成清晰、强烈的户籍意识，没有掌握户籍迁移政策，无法在第一时间处理此项问题。同时，高等院校毕业生有许多顾虑，在一线城市中，为得到落户指标，早早进入“预就业”阶段，对高等院校教育秩序造成较大干扰。为此，户籍管理需要具备服务育人的职能。
二、高校学生户籍档案管理对策
（一）全面清点，核准基础数据。从高等院校户籍档案的角度来讲，基础数据不容小视，当确保其准确性时，能够为此项工作提供重要保障。由于主观因素以及客观因素的共同影响，导致办公自动化出错，这与自动化实现的时间无关。如果基础数据混乱或者出现失误等，均会对当事人产生不良影响，导致其面临大量麻烦，与此同时大幅增加管理者负担，因此需要全面清点、检查并弥补缺失。
（二）广泛宣传，强化法制意识。针对法律而言，其内容往往以当事人为主体，对这一主体的权利与义务作出规定，作为一种社会规范，可以约束全体社会成员。从法律意识的角度来说，以人为主体，面对现行法以及法律现象，所形成的观点、知识以及心理态度。当越来越多的人根据法律规定行事时，可以更好开展工作。但是如果许多人并不按照法律规定行事，那么工作开展难度非常大。因此，应该以户籍档案为对象，加大法律宣传强度，使其成为常规化管理的一部分，从而确保户籍档案管理两项特性，一项是稳定性，另一项是持续性。针对全体户籍档案管理人员，在法律方面增强他们的意识，利用各种渠道开展宣传活动，让越来越多的管理人员了解并应用法律知识，清晰认知此项工作的重要性，进一步提升他们的自身素质。
（三）多方沟通，争取合作共赢。面向公安局户籍部门，拉近与其之间的距离，加强两者的沟通与互动，得到更多权限，并且达到普法宣传所提出的互补要求。同时，以学校档案部门为对象，加强彼此之间的沟通，提高工作规范性，并且在技术方面提供更大支持。此外，面向学生工作部门，加强与其之间的沟通，进而作用于管理和服务，促使两者实现共赢。
（四）内涵提升，满足服务需求。在高等院校中，当开展学生户籍档案管理工作时，需要引进先进技术管理经验，改变重视管理而轻视服务的现状，而应主动服务，并且创新服务内容。与此同时，将技术和服务集为一体，创新服务方式。公安部门应该适时、合理引导与监管等，由此在不同学校之间以及不同城市之间，适时联网管理，满足网上迁移的需求，高等院校中各个年级的学生都能够出具有效证明，以此直接进行户籍迁移。
（五）专兼同训，健全从业队伍。在高等院校中，当开展学生户籍档案管理工作时，并未配备大量专职管理者以及兼职管理者，当处于高峰阶段时，要在限定时间中完成管理工作，应该临时选择和派遣帮手。当前，这一方面的服务项目越来越丰富，同时日常工作的复杂度不断提高。而此项工作专业性较强，要确保工作质量，必须培训管理人员。组建兼职队伍，同时培训专、兼职人员。
三、结束语
综上所述，通过探索高等院校户籍管理制度发现，对高等院校毕业生就业具有一定限制作用，随着社会的不断发展，必须改进与完善学生户籍档案管理，从而为大学生生活学习提供帮助，对学校管理产生有利影响，维护社会秩序。因此，高等院校需要以相关实际情况为依据，科学、合理制定可行性较强的户籍档案管理对策，从而为高校学生提供更好服务。
【参考文献】
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[4]孙韦霞,张木兰.高校户籍管理现状及对策[J].科技视界,2014(16):164+192.
本文来源：https://www.wddqxz.cn/d1a042b0c8aedd3383c4bb4cf7ec4afe04a1b1a8.html
2023-01-14
