关于企业邮箱使用管理规定

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企业邮箱使用管理规定

为了便于对外联络工作和各部门间的交流与合作，提高工作效率，同时确保公司企业邮箱系统的稳定、可靠、安全和正确使用该系统收发电子邮件，公司特制订本管理规定： 一、申请与开通

1、建立企业邮箱的目的主要是方便对内对外联系，为合理有效的使用邮箱，申请开通企业邮箱的人员，先提交相关申请，经本部门经理同意后，经总经理审批同意后，由综合部创建并开通企业邮箱账号。 （申请表见后附表） 2、申请与开通流程： 二、登录

1、登录企业邮箱网址：

2、邮箱登录用户名：员工名字拼音全写；

3、重名或重音的命名规则：先批准开通的用户按上述规则命名，后批准开通重名或重音用户，在上述规则后增数字1、2…序列数字加以区分； 4、邮箱的初始密码为a123456。

首次登陆邮箱后系统强制修改密码。建议不要使用身份证、生日、卡号、重复或连续等易被他人破译的简单密码。若忘记邮箱密码，及时通知综合部邮箱管理员，修改后其通知使用人员本人。使用人在收到密码后必须及时更改密码。 任何人都不得擅自将邮箱密码透露给他人，防止因密码泄漏造成电子邮件丢失或被非法阅读。 三、使用

1、员工在工作交流（包括公司内部或对外联系工作）中需要使用电子邮件的，须使用企业邮箱来收发邮件。

2、企业邮箱的使用采用直线汇报的形式，与直接上级进行工作汇报和沟通，如与其他部门或跨级沟通，要抄送给本部门领导，起到知会的作用。

3、发往各部门邮箱的文件须注明接收人的姓名及来文地点等信息，防止错收造成延误。

4、各级、各层收到邮件后，主接收人必须立即予以回复或转发上级领导，严禁拖沓、推诿、延迟，否则将以查询邮件收发时间采用倒推方式对责任人进行严厉处

申请

同意

批准

同意

员工 部门经理 总经理 综合部经理 邮箱管理员

创建开通账号后，告知员工

3、企业邮箱格式：以姓名“李一”的员工为例，该员工的企业邮箱是姓名拼音全




罚。

5、企业邮箱只限于工作业务使用，任何人不得利用其收发私人信件和注册论坛、不良网站等。

6、任何人都不得利用企业邮箱危害公司的安全，泄露公司的秘密。

7、在使用企业邮箱时必须遵守国家有关的法律法规，不得侵犯国家的、社会的、集体的利益和公民的合法权益，不得从事违法犯罪活动，严禁制作和传播垃圾邮件及诈骗邮件。

8、综合部有权撤销违法乱纪着的企业邮箱使用权，并交由有关部门处理。 9、企业邮箱实行员工自行管理制度。员工自己负责电子邮箱的日常收发，查看和维护工作，并要定期清理邮箱过期或垃圾邮件。

10、离职人员不得删除离职前最近1个月内的所有工作文件。 四、注销

公司员工正式离职后，综合部将注销其使用的邮箱。为了避免因员工离职而造成的工作影响，在职员工或部门若因工作需要查看或暂时保留该邮箱，部门经理或工作相关员工须在员工办理离职手续时，提交书面申请到综合部申请保留该邮箱。

五、附《企业邮箱申请表》

姓 名 申请理由 部门经理 总经理



部门



岗位



综合部经理 管理员



六、本制度由综合部负责解释和修订，自下发起执行。







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