财务软件应用准备

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一个企业要想使用一套财务软件，应该事先做些基础准备工作——配备硬件，软件和操作人员。

1.配有专用的或主要用于会计核算工作的软件系统

必要的硬件设施是实现会计电算化的物质基础。要想安装财务软件，首先要做的事情是至少准备一台专用的或主要用于会计核算的电脑，电脑上至少需要安装操作系统，一般情何况下都用微软的Windows系统。软硬件系统的配置需要按照打算购买的财务软件的类型和版本进行匹配，通常财务软件的版本越高，其对软硬件环境的要求也会提高。

2.配有与会计电算化工作需要相应的专业人员

（1）电脑维修人员：首先需要一个电脑软件的管理人员，专职或兼职负责管理电脑及财务软件系统的运行工作，以保证软件的正常运行，维护电脑生成财务数据的安全。这个人员一般没有必要但对设置，由公司的网络管理人员或计算机管理人员兼任就可以了。

（2）凭证填制人员：也称为制单人，主要负责整理原始凭证，通过财务软件录入，打印记账凭证。在中小型公司，这个人员一般可由出纳担任。

（3）记账人员：主要负责生成，打印会计账簿，帐务报表，进行部分帐务数据处理工作。在中小企业，这个人员一般可由会计担任。

（4）审核人员：负责对录入电脑的记账凭证，生成的账簿及报表进行审核。在小型公司，这个人员一般由会计或会计主管兼任。通常情况下，制单和审核不能是一个人。

（5）会计档案保管员：负责保存电脑帐的电子备份，答应及输出的纸质帐表，各类凭证等会计档案，保证这些数据及资料的安全。在小型公司，这个人员一般也是有会计或出纳兼任，尽管这不大符合相关会计制度的规定。

（6）其他必要人员：可以根据公司实际情况自行设置。

总之，基本会计岗位和计算化会计岗位可在保证财务数据安全的前提下兼任，并且应该保持相对稳定。中小型公司和使用下规模会计电算化系统的公司，可以根据公司规模的不同，这里一些必要的电算化岗位，许多岗位可以有一人担任。

3.建立健全相对的内部管理制度

内部管理制度包括会计岗位分工制度，电脑操作管理制度，机房管理制度，会计档案管理制度，财务数据及软件管理制度等等。会计电算化中的人员分工管理是十分重要的，每一个人对财务软件的操作限权都要求严格规定，以免财务数据被篡改，盗取或丢失。

当然，对于一个人员的有限的小公司来说，严格的分工管理显得不太实际，但会计人员的自律就变得十分重要了。

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