关于招标流程管理优化的几点建议

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关于招标流程管理优化的几点建议

摘要：本文结合核电工程招标采购的特点和管理原则，通过分析目前招标流程中存在的相关问题，提出管理优化的建议。旨在遵循“公开、公平、公正、诚实守信”原则的基础上，形成一套较为完整、合理和科学的招标项目流程，以进一步提升其透明度和有效性。

关键字：招标流程；管理优化

一、招标流程管理优化的目的

近年来，随着我国国民经济持续快速地增长，核电建设工程投资越来越大。为了保证工程项目的建设质量，选择到性价比高的参建单位，作为具有公平性、公开性和竞争性的采购方式，招标无疑是最有利于形成建筑市场良性竞争、优化市场资源配置的有效机制。

但在实际工作中，招投标流程存在诸多问题和认识误区，从而造成了业务操作不规范、工作效率低下、流标率增加、以及不正当竞争等行为的频发。为了高效、规范、严谨以及合法地开展招标工作，我们很有必要对招标流程进行管理优化，以有效地降低企业的运营成本，以及尽量规避在招投标过程中的各种潜在风险。 二、招标流程管理优化的原则

流程优化是一项策略，即通过对现有的招标工作方式和方法进行梳理、完善和改进，从而达到提升工作质量、提高工作效率、降低费用成本、减小劳动强度、节约资源消耗等目的。这是一个循序渐进的过程，并非一蹴而就，需要在遵循招标领域公开、公平、公正以及诚实守信等原则的基础上，总结分析以往项目案例，并广泛借鉴行业内的先进经验，吸收全体员工参与建议，充分发挥个人的积极性和主观能动性，支持企业流程的变革和优化。 三、招标流程中目前存在的问题

招标流程大致可分为三个主要阶段，即招标准备阶段、招标实施阶段和定标签约阶段。通过前一段时间对招标项目的自查，在流程中发现如下普遍存在的问题： 1、招标准备阶段

（1）目前的招标流程缺乏对招标工作计划的管理环节，招标计划脱离实际的情况比较严重，并未按照项目工程进展需求，存在盲目和仓促招标现象。同时存在工作计划过于紧凑现象，一定程度上影响到招标工作的效果以及招标工作完成的效率。

（2）招标需求管理不够规范，与招标人缺乏有效沟通，导致项目报名阶段即出现不满足三家潜在投标人而导致招标失败的情况发生。

（3）招标文件审查力度不够，存在投标人资质设置不合理，或者评标办法有限制性或倾向性条款存在。 2、招标实施阶段

（1）招标公告发布媒介不够丰富，影响到潜在投标人信息的获知，很难体现公开的原则。

（2）标书款发票不能及时开具，并且经常出现退票情况.


（3）评标专家抽取未能实现自动化，仍为人为操作，往往占用招标主管大量时间和精力，并且容易滋生因为人为原因导致的种种问题。

（4）评标阶段，审核分数不够仔细，容易出现算错分或文字错误等情况。

（5）监督管理薄弱。招投标业务急剧增加，逐渐暴露了招投标过程中监督力度不强、监控手段相对落后、信息化水平不高和监督力量不足等问题。 3、定标及合同签订阶段

（1）投标保证金退还速度过慢，引起投标人不满和投诉。 （2）招标工作汇编编制不及时。 （3）采购平台未及时进行流程关闭。 四、招标流程管理优化的建议

通过对原有招标项目进行梳理，对不尽合理的流程环节进行分析和总结，提出以下优化建议：

1、加强需求计划管理

首先应提高招标需求部门与代理机构之间的协调和沟通，保证招标计划编制的合理性和严谨性，这样可以大大避免前期的招标工作开展过早或太迟现象的发生。同时，招标需求部门可以根据业务需要，编制年度或季度招标需求，这样使得代理机构可以按需编制相对应的招标实施计划，从而保障招标工作顺利有序地开展。 2、形成招标文件标准模板

为了提高招标文件的编制质量和后期的评标效率，考虑到不同专业类型，制定标准版本的招标文件。其中不允许随意调整通用条款，但在具体开展招标工作时，可根据拟招标项目的特点编写招标文件专有部分，最终的招标文件必须经过招标需求部门和招标代理机构协商后确定。如双方对某些重要条款设置产生意见分歧时，应邀请不少于三名行业内的专家组成小组，对招标文件进行综合审查，以确保招标文件的准确性、公平性和无排他性 3、完善评标专家库建设

（1）为了达到符合评标的要求，要对专家的分类详细化和配备标准化；（2）从专家库的随机选择到正式告知以及参加评委会等每个过程都要进行严格的把控，尽量保证专家能遵守保密的原则；（3）对专家的评标过程中的行为加强监督，结合先进科技手段，利用评标现场录像和监督及其它有效方式来评价专家的评标态度和质量；（4）提升专家自身的综合素质，实行持证上岗的制度，加强和监管对专家库的专家进行继续再教育和培训工作；（5）对于评标过程中责任心不强、态度不够端正及职业道德素质低下的电力专家都应该进行严格的惩罚，取消违规操作的专家评标资格并及时开除出评标委员会和清理出专家库；（6）进一步扩充专家库中的各专业专家数量，尽量避免同一专家频繁参与评标的情况出现。建议一个月内，同一专家只能参与不多于两次评标活动。 4、尽快建立招投标信息化建设体系

加快推进信息化系统的建设，实现办公自动化系统和招标采购平台的有机融合，以全面了解和监管整个招标过程。从制订招标需求计划到招标文件编制审核，从评标专家自动化抽取通知到开评标流程全部实现电子化，从标书款、保证金收取查询、退还到电子发票的申请开具，以及从招标人定标通知到中标通知书发送、招标过程资料移交等，全部实现无纸化办


公。这样不仅能够在信息系统内将各环节数据资料完整地记录下来，方便业务的查询，同时能够积累多年历史数据，便于以后公司进行数据统计分析。 5、加强招投标监督管理

招投标工作规范与否是直接影响到工程项目能否按照预期目标开展进行的关键因素，而有效的监督管理机制的建立则是对保证招投标活动的按规范实践，以及堵住招投标过程中的各种漏洞的一个至关重要的手段。可以从以下几个方面进行改进：

（1）加强对监督人员的业务培训，时刻注重对专业知识和实践经验的积累，不断提高监督水平。

（2）建立健全监督体制和管理办法，做到严格按相关程序对招投标实施有效的全过程和全方位的监督。

（3）改进优化监督手段，同时利用信息化同人工相结合的方式实现对招标项目的有力监督。

（4）建立健全招标信用体系，对于有围标串标行为的投标人进行 黑名单管理，取消或限制其一段时间内的投标行为，以规范和净化招标环境。

通过以上管理优化建议的提出，旨在遵循“公开、公平、公正、诚实守信”原则的基础上，形成一套较为完整、合理和科学的招标项目流程，以进一步提升其透明度，缩短招标总流程运转花费的时间，提高招标效率、保证招标质量。

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