文件和档案资料管理制度

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文件和档案资料管理制度



一、文件管理

1、各种文件在下发之前要经总经理批阅，文件下发时要快速、准时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

2、文件下发后要准时进行整理存档；对于回收的资料也要准时整理存档。

3、有限定发放范围的文件，要留意做好相关的保密工作。 二、档案资料管理

1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。 2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格根据文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

3、全部档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发觉丢失的要准时追查处理，并且准时实行补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必需做到物单相符。 4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随便扩大阅读范围，否则将进行严厉 处理。

5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必需经总经理批示。 6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并



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实行必要的安全措施。

7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便准时清理。 8、在部门主管支配、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且准时在文档名目上做出更改，确保现有文档资料与名目清单全都。 9、档案柜中的资料应保持洁净、干净、明白。

10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有具体的名目，对有价值的文档要准时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不准时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的惩罚。

11、文档资料负责人对全部保存文档要按挨次分类存放，同时做出相对应的文档名目清单，假如有新资料入档，必需在文档名目中准时添加。

12、若文档负责人离职时，须按文档名目清单做好工作交接，根据文档名目清单与现存文档核对，假如消失物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应惩罚。

13、新接管档案管理的负责人要尽快熟识负责保存的文档，连续做好文档的保存、保密工作，并准时对文档进行更新、备案。 14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。



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