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程序文件
文书档案管理规定
VA-4.1-MO-002
版本:1.00
1. 目的
集中统一管理本公司的文书档案,使文书档案能正确、全面反映本公司的工作面貌,维护档案的完整、安全,便于档案的查考与利用。
2. 管理机构
2.1 文书档案由总经理办公室(秘书科)负责管理。
2.2 各部门设一名兼职文书(秘书或办事员)负责本部门的文件收集及立卷归档。
3. 文书档案归档范围
凡是在工作中形成的,能反映本公司主要职能活动的(包括照片、录音、录像及证书等)及今后具有查考价值的文件材料均应属文书档案归档。
4. 立卷归档
4.1 立卷归档的文件必须由各部门兼职文书收集齐全,按文件材料的自然形成规律和特点,
保持文件有机联系,分类整理立卷。
4.2 归档部门对同一问题,同一案件,同一会议的文件应收集完整,有序排列:批复在前,
报告在后;正件在前,附件在后;打印稿在前,原稿在后。归档手写材料须用钢笔,字迹清晰,打印件所用纸张须整齐划一,以保证案卷质量。
4.3 每一案卷要填写卷内目录,卷内需说明的情况应由立卷人填写备考表,并签名,备考中
检查人应由部门主管领导签字。
4.4 各职能部门,应在每年第一季度起将办理完毕并具有保存价值的,上一年度的文件材料
集中到一级部门,向档案室移交并办移交手续。
5 档案室职责
5.1 负责本公司文书档案的接收、整理、保管和统计,编制案卷目录。 5.2 帮助各部门兼职文书正确立卷,按期归档。
5.3 负责文书档案的借阅、咨询,协助有关部门做好档案利用工作。 5.4 上交或销毁档案前按规定手续进行检查、审批、登记。
6. 各部门兼职文书职责
6.1 负责本部门各类归档材料和相关资料的收集,做好收发文登记,确保归档材料的完整。 6.2 负责本部门立卷归档工作,编制目录,按时向档案室移交,办理归档手续。 6.3 执行档案管理制度,负责提供本部门档案的信息。
7. 档案整理与保管
7.1 文书档案的整理应按分类规则整理,问题连贯,年代清楚,全宗内案卷应按照年代-
类别-问题的特征分类排列编号。
编制日期:2003/7/15 审核日期:2003.7.15 编制: 孙萍华
审核: 金德明
批准日期:2003.7.15 批准: 于琼根 生效日期: 2003.7.17
7.2 对不同保管期限的文件分别立卷,标明每一案卷的标题内容。
7.3 文书档案保管期限分永久、长期、短期三种。分别在案卷封面上标注。
8. 档案借阅利用
8.1 公司各部门因工作需要可借阅利用与本业务工作有关的档案,向档案室办理借阅手续,
借阅其它部门的重要档案,须经主管部门或领导同意。
8.2 外单位调阅档案,应持有单位介绍信、写明调阅的档案名称,并经主管领导批准。 8.3 绝密档案,须经公司领导批准,在档案室查阅。
8.4公司内部档案借阅时间,一般不超过一星期,如因需要应作说明可办续借手续。
8.5 借阅档案应妥善保管,保持档案的完好、无损,不准涂改、拆卷、抽页剪裁,不泄密、
不转借与遗失。未经许可不得擅自转抄、复印。
9. 档案鉴定销毁
9.1 从当前和长远利用档案的需要出发,根据档案的历史和现实价值确定不同的保管期限,
便于保管和利用。
9.2 原则上每年进行一次初次的鉴定,一般在组卷工作完成时对当年档案进行鉴定,确定保
管期限。
9.3 对超过保管期限的需要处理的档案,应由领导、专业人员和档案人员组成的档案鉴定小
组进行综合评审和鉴定。
9.4 鉴定后,对需销毁的档案,应提出申请,经审核确认,报上级主管部门批准。
10. 存档文件 无
11. 评审与更改
该程序文件由总经理办公室每年进行适用性评定,并在需要时进行修改。
12. 分发
上海大众各一、二级部门 13. 附件
文书档案档号编制
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