跟单文员工作职责

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跟单文员工作职责：

一、 目的：为明确跟单员工的职责权限，并与其它部门得到有效沟通，特制订此部门职责说明书。 二、 使用范围：跟单部跟单员 三、

3.1跟单：意思是从业务的起始一直到业务的结束（一般都是到财务做账结束），整套业务流程。跟单就是跟这些已经发生的业务留下证据、各种证据、单据、报表等，对业务流程进行重复模拟。 3.2跟单员：跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员，所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人都是跟单员。 四、日常工作安排：

1、版单

1.1收到客人资料或样板，对照原版或图片，用最快的时间整理出一份完整的工艺版单，版单上必须有：客户名称、客户级别、客户款号、跟单姓名。

1.2查询纱线来源，在版单上注明纱线的成分、支数、缸号、色号、针种、组织架构纱线来源和效版日期。

1.3在通常情况下尺寸度法均需按照《尺寸表》为标准进行度尺。若客人有特别指明的度法，则需在版单上进行特别注明。

1.4版单上要注明是什么版，如初版、复办，或者是销售版。整理好的版单跟单员需仔细确认，原则上经跟单员整理确认后的资料需再电邮/传真给客户或营业部再次确认，以防资料有误。客人初次确认OK的资料交跟单主管进行审核，审核后的资料再予以发放。

1.5初版、复版资料需发放版房、经理、厂长、采购各一份；销售版单资料需发放经理、厂长、版房、各部门主管以及采购部各一份，发放时接单人员需做签收记录，交版房版单同时需附客人的版单原稿复印件一份。

1.6跟单员根据根据打版所需的辅料，提前填写《采购申请单》经经理签字审批后交采购员进行采购，采购回的物料（含大货辅料）需对其验收。

1.7纱线入仓时，跟单员需第一时间通知生产厂长和吓数师傅。如纱线有重大问题，需立即通知相关人员，并提出书面建议或更换纱线。

1.8如果客人要求打布片等需填写《打布版通知单》交于版房，由版房织版师傅到货仓领取纱线并于3小时内将只好的布片交于跟单部。

1.9寄版前，跟单需要做详细记录，根据度尺示意图度尺、看质量、磅重量，记录纱线在打版中出现的情况，寄版前对版要拍照（含吊牌）留底，整理资料并保存。

1.10 寄版后要进行跟踪，直到确认所有版都到达客人手中，同时跟进客人对复版的修改意见。 1.11收齐打版的所有资料：辅料的来源、价格、特殊工艺的做法、所需工时等进行报价。如果打版过程中客人有改动，要及时通知相关人员，对已报价的款项进行更改。 2.报价

2.1初版报价：当初版寄出之前应报好价，但一定要注明此为初版价，若尺寸加大，手工加复杂等需重新报价。

2.2销售版报价：打销售版时应及时地报出销售版价格。

2.3大货版报价：根据销售版和初版之前的尺寸、手工偏差所带来的价格偏差重新来做调整，报价时应注意外机市场行情、毛料价格是否稳定、尺寸变化（如客人有几个尺码）以及衣服辅料来提供等等。

2.4所有报价均需根据《报价公式表》进行报价，《报价单》不许由经理或厂长审批后才可以报客人或营业部。

3.下单时拟两份合同

3.1与客户签订“订购/加工合同”

3.2若外发加工时，需与外加工商签“委外加工合同”


4、大货生产

4.1资料总汇表：将每款的小图、订单数量、颜色、交货日期和每一款向对应的辅料注明清楚，并寄一份给客户确认。

4.2工艺尺寸单：内容一定要详细，客户名、级别、款号、批号、纱线成分、支数、颜色和订单数量等，若某些部位名称在尺寸表中无法书面详细表达，则配小图进行参考，务必让人看得很明白。如果在生产过程中客人对某些地方进行了修改或变动，跟单员要对这些做特别声明，在备注栏内注明清楚日期及更改项目，且用醒目的荧光笔涂上以提示，同时收回以前的资料并作废。

4.3跟单员负责本厂采购员所订购回来的毛料、辅料的验收工作，并在相关单据上签字、备注日期。 4.4跟单员在纱线、辅料到位后第一时间通知版房织版师傅。纱线到时要收齐纱线色卡，并用同色的4至5毛筒织在一块布上（布片约25*100cm）看是否有色差、粗细毛等，若有则需立即通知生产部门。纱线无异常则需提供一份纱线清单给发单人员，否则不能控制订单的准确性。

4.5大货投产前，跟单部需整理一份完整的辅料通知书，注明辅料用在哪个位置、数量及说做法，装箱件数及只想规格、箱唛内容要详细。

4.6正式生产前，需做一件大货产前版，所有的包装都需配齐、尺寸做工OK，挂上吊牌并签名。此版以供生产部门和品管部门参考、验货、样板由跟单同意保管，其他部门借用需做好登记。

4.7在大货投产期间，跟单员每天要到车间对每一道工序进行半成品、成品检验，如有问题需立即反应生产部门或厂长经理，并监督、落实整改。

4.8如需商检或测试的毛衫需提前做好准备，于大货出货前1周左右时间向生产部门抽齐。

4.9跟单员每天必须将每天的工作事项记录在《工作备忘记录本》上，记录当天生产进度、产品情况。如生产进度与货期不吻合时要想生产厂长、经理汇报。次日必须完成的或需跟进的也要记录，以防次日遗忘，已完成的工作事项可以后面备注。

4.10跟单员每天都需养成良好的工作习惯：文件分类归档、做好目录索引、文件夹标识清楚、桌面办公用品摆放整齐、待处理文件及已处理文件分层摆放、样板辅料等标识好并用文件袋包装好并叠放整齐。下班前需管好电脑、电灯，最后离开的人检查空调及门窗有无关好才可离开。 5、出货准备情况

5.1验收报告要明确提出此单出现的问题（大问题不能出货），需要工厂负责人签字后才能发货。 5.2装箱单明细数量、颜色、箱号、净重毛重等要书面正确 5.3出货后马上把装箱单教导财务部。 6、工作日报表

每天整理一份《日报表》，记录当天的样版安排及完成情况。

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