公司印章证照管理办法

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公司印章证照管理办法

1.0目的

根据公司不同业务的工作需要，公司印章证照有不同的使用范围。为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下管理办法。 2.0定义

2.1公司印章包括：法人章、公章、各类专用印章等重要印章。

2.2公司证照包括：法人营业执照、行业经营许可证、组织机构代码证、税务登记证、财政登

记证、行业资质证、资产权益类证照等各类重要证照。

3.0管理权限：总经理通过授权给相关部门赋予其对相应印章、证照的保管权。 4.0公司印章管理 4.1印章的刻印

4.1.1各职能部门根据需求提出《刻章申请单》，报人资行政部审核，总经理审批后方可刻

制。

4.2印章的使用规定及用印审批权限

4.2.1印章保管部门负责制定各印章审批权限和程序，公司各级人员需使用印章的须按要求

填写《印章使用申请单》，将其与所需用印的文件根据审批程序一并逐级上报，经公司有关人员审核后方可到相关部门盖章。

印章名称 法人章

保管部门 总经理授权指定专人保管

对外文件

用章文件种类

对外单位要求用印的情况

审核、审批程序及权限 根据财务部管理要求 用章申请人-部门负责人 用章申请人-部门负责人-总经

理

《印章

用章申请人-部门负责人 用章申请人-部门负责人-项目副总（总监）

用章申请人-部门负责人-总经理

使用申请单》 使用表单

已经董事长或总经理签批的各类文件，需盖章的

情况

企业登记、变更、资质、印章证照办理文件、产权办理文件、重要委托书授权书等

公章

人资行政部

公司对外文

件

一般申请、报告、证明、介绍信、完工单、通知、工作联络函、公司证照复件、身份证复件等 建筑工程、科技项目类资料、招标类文件等

公司对内文

件

公司重要公告、通报奖罚文件等

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培训类协议、劳务协议、招聘协议等

收入证明、在职证明、公积金社

人事类文件

保证明等文件

社保办理申报文件、用工报备文件、员工劳动合同、公积金办理文件、专业评审资料等日常文件等

股东会决议、文件等

用章申请人-部门负责人-董秘 1.采购部合同审批权限根据采

采购合同

合同专用

章

人资行政部

重要商务合同





项目类合同、物业类合同、广告宣传合同、采购类合同等文件

购部合同审批规定。 2.其他部门采购合同审批流程：用章申请人-部门负责人-财务部负责人－总经理

《采购合同审批单》

用章申请人-人资行政部经理 用章申请人-部门负责人-分管领导

开具证明专员-人资行政部经理

4.3印章变更与撤销 5.0公司证照管理

5.1各类证照的保管方由总经理授权。

5.2证照复印件外用时，必须在复印件上注明“仅限于**使用，再复印无效”等字样。 5.3当公司相关证照不符合使用需要或需变更时，由证照管理部门提出变更或撤销申请，经

相关领导审批确认后办理变更或销毁手续。 5.4各类分类

种类 公司基础证照 行业资质类证照 财务类证照 资产权益类证照 公司认为有必要列为重要证照管理范围的其他证照

包括

1.公司工商营业执照正、副本 2.公司组织机构代码证、信息卡 特许经营行业的资质证书 1.税务登记证正、副本 2.银行开户许可证 房、地产证

保管方 人资行政部 相关部门 财务部 相关部门 视证照类型而定

6.0印章、证照的外借

6.1印章外借时，申请人须填写《印章、证照外借审批单》经部门负责人审核，并经总经理审

批后方允借用。

6.2证照外借时，申请人须填写《印章、证照外借审批单》经部门负责人审核，并经分管领导

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审批后方允借用。 6.3借用人职责

7.0印章证照保管部门及专管员职责

7.1保管部门：负责印章的刻制、保管、销毁、遗失挂失重办手续和各项证照的办理、保管、

年检等相关工作。

7.2公司财务章、法人章及相关重要印鉴根据印章管理制度由相关部门负责保管且部门内所有

印鉴不得由一人负责保管，如法人章和财务章不得由同一人保管。

7.3专管员：由被授权管理部门指定专人保管各自负责管理的证照或印章。专管员管理职责：

7.3.1当印章证照专管员变动或印章证照经公司领导审批同意调走时，应及时办理交接手

续，填写《印章证照管理登记表》。

因事、病、休假等原因不在岗位时，部门负责人应指定他人代管，专管员要向代管人员交

接工作。正常上班后，代管人员应向专管员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印章证照交接登记表》，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。

8.0公司介绍信（行政证明）管理

8.1开具公司介绍信或行政证明，须填写《行政证明（介绍信）申请表》，经分管领导同意后方

予盖章，个人事务须由单位出具行政证明的，须经部门主管及分管副总同意后方可至人资行政部办理开办手续。

8.2原则上禁止领用空白介绍信。如有特殊情况应由部门主管及人资行政部经理签署意见，规定

领用张数、用途，未用完的要及时如数交回人资行政部。

9.0使用表章 9.1《刻章申请单》 9.2《印章使用申请单》 9.3《印章、证照外借审批单》 9.4《印章销毁申请单》

9.5《行政证明（介绍信）申请表》

9.6《公章使用登记表》（保管人作记录使用）

9.7《印章证照借用与归还登记表》（保管人作记录使用）

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