大中型会议承办制度

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大中型会议承办制度



（内部材料）

为进一步提高我局承办会议的质量和效率，促进承办会议工作程式化、规範化、制度化，特制定本制度。 一、适用範围

1、由我局承办的系统内（**）及系统外的大中型综合会议由办公室牵头，其他部门配合。

2、业务性会议及业务部门承办的上级会议由对口业务部门负责，其他部门配合。原则上“谁主办、谁负责”，特殊情况由局领导统一协调安排。 二、会前工作

1、成立组委会。根据会议内容及局领导意见，主办部门牵头成立组委会，并组织会务人员召开準备会议，明确工作职责，填写《会议流程责任分工表》（附后），主办部门负责制订详细的会议工作方案。

2、发出会议通知。会议通知由主办部门释出，包括会议名称、时间、地点、会期、内容、与会人员範围。

3、印製《会议指南》。《会议指南》由主办部门制定，办公室统一印製。内容包括会议日程、会议档案、食宿、乘车安排、座席安排、发言顺序、作息时间、代表名单、注意事项等。

4、接、送站，订票。主办部门提前与代表联络到达车次（航班）时间及返程计划，安排车辆专人接送站。

5、会务筹备。主办部门与办公室做好协调配合做好相关会务筹备工作。 1)食宿安排：根据会议型别确定酒店，预定代表酒店，落实用餐方式，摆放宴请座籤。

2)落实会议室：会议室的选择预定，设计、布置方案。

3)印製证件：会议凭证、会标、引导牌、桌籤、出席证、列席证、工作证、请柬、通讯录等。

4)装置：膝上型电脑、投影仪、照相机、摄像机、录音器、网际网路等装置。 5)用品：签字笔、资料袋、笔记本、水果、矿泉水、溼巾等。


6)礼品：根据要求制定。

6、会场布置。主办部门与办公室做好协调配合做好相关会场布置工作。 1)会场座位安排、主席台桌籤摆放。 2)悬挂会标、摆放花卉。

3)保证照明、通风、录音、录影、投影、话筒、空调装置齐全、有效。 4)迎宾区入口处有醒目的引导牌。

5)签到区设定在会场路口处，要求乾净、整洁，最好有檯布。 6)谘询处桌子正上方悬挂印有“谘询区”的展示牌。

7、会议预算。根据会议要求及安排情况编制详细的会议预算，报局领导审批。 8、会前检查。主办部门在会议前检查、协调、落实会务筹备情况，发现问题及时解决。 三、会中工作

按照会议分工责任要求，主办部门做好以下工作：

1、会前準备。做好会议档案、材料、会议用品的準备与分发工作。 2、会前检查。会务人员提前1小时到达会场，反覆检查会场会标、桌籤、灯光、音响、投影仪、茶饮等。

3、会议招待。会议报到、就座、食宿安排、车辆使用等接待工作。 4、核实人员。落实主席台领导、发言人是否到齐。

5、会议记录、照相。认真做好会议记录和领导讲话、大会录音、录影、照相和多**演示等工作。

6、会议值班。从报到当日开始到代表离会期间，实行24小时值班，及时联络解决各种可能出现的问题。 四、会后工作

主办部门要做好相关善后工作： 1、安排离会人员退房、送站。

2、资讯整理。会议记录、领导讲话、代表发言、摄影**等资料的彙总、整理。 3、会议档案及用品的清理、收集、归档。

4、宣传报道。向办公室报送与会议精神有关的资讯和新闻**，向各级**进行投稿。

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