会计档案管理制度

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财务管理

会计档案管理制度



会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。

一、集团公司及各子公司每年形成的会计档案，都由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由集团公司财务部保管一年，期满之后，由财务部牵头，各子公司财务部配合编造，清册交集团公司档案部门保管。

二、财务部门和经办人必须按期将应归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存。档案部门必须按期点收，不得推诿拒绝。

三、集团公司及各子公司财务部应设置兼职会计档案，出纳不能作兼职档案员。 四、档案部门接收保管的会计档案，应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

五、档案部门对于违反会计档案管理制度的，有权进行检查纠正，情节严重的，应当报告集团董事长严肃处理。

六、公司档案管理部门对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损，散失和泄密。

七、会计档案借用制度。会计档案原则上不能借出，但因特殊需要而借用会计档案时，其程序为：

1、子公司内部人员需借用会计档案时，由借用人提出申请，经子公司总经理、执行董事批准，集团董事长批准后，由子公司兼职会计档案员随同经办人一起到集团公司档案室借阅档案，在规定的时间内由兼职档案员负责归还。

2、集团公司内部人员需要借阅会计档案，由借用人提出申请，集团董事长批准后，由集团财务部兼职档案员陪同一起到集团档案室借出档案，在规定的时间内由兼职档案员负责归还。

3、外单位借用会计档案时，一律由集团公司财务部兼职档案员提出申请，各子公司总经理，执行董事批准后，再由董事长批准后方能借出档案，并在规定的时间内由财务部兼职档案员负责归还。

4、尚在集团财务部保管的会计档案需要外借时，由经办人提出申请，各子公



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财务管理

司总经理、执行董事同意后，经集团董事长批准后，集团财务部可以借出档案，但集团财务部兼职档案员必须在规定的时间内负责归还。

八、会计档案保管期限

各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期二类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。(详细规定见附表)

九、会计档案销毁制度

1、会计档案保管期满需要销毁时，由集团档案部门提出销毁意见，报集团董事长同意后，会同集团账务部门共同鉴定，严格审查，编制会计档案销毁清册，并在指定地点进行销毁。

2、对未了结债权，债务的原始凭证，应单独拍出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时止方能销毁，建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

3、按规定销毁会计档案时，应董事会，档案部门和财务部门派员监销。 4、监销人在销毁会计档案前，应认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告集团董事长。

十、其他

本制度与国家有关会计档案管理办法相抵触的，按国家有关会计档案管理办法执行。



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