某公司采购管理制度及流程

2022-03-31 13:14:16 文档大全网 [ 字体：小中大 ] [ 阅读： ]

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XXX公司采购管理制度

一、目的：

为规范公司物品采购流程，同时符合上级集团的相关规定，以及达到成本控制的目的，特制订本管理制度。

二、职责：

1）申请人（由各管理处部门主管统一提出申请）负责正确填写《采购申请单》（一式三联），并由申请人本人签字。申请人应对物品的后续使用情况提供反馈。

2）综合管理部采购专员负责物品采购（由各管理处相关部门协助）。主要负责按《采购申请单》中的采购内容和要求，撰写关于采购物品的请示文件，并填写物业公司《内部签报单》，按顺序上报审批，经批准后方可执行采购。

3）综合管理部主管负责在《内部签报单》上经办部门意见处，对采购计划进行审核并签字。

4）财务部负责保障经批准后，采购物品有资金可用。财务经理负责在《内部签报单》上拟办意见处，对采购计划进行审核并签字。 5）总经理负责在《内部签报单》上分管领导意见处，对采购计划进行审批并签字。

6）董事长负责在《内部签报单》上领导批示处，对采购计划进行审批并签字。

7）公司各管理处相关部门配合仓库管理员负责对采购物品的验收及入库工作。

三、日常采购审批流程：

申请人填写《采购申请单》→采购专员《采购物品的请示》+《内

部签报单》+《采购申请单》第2联红联→综合管理部主管《内部签报单》签字→财务经理《内部签报单》签字→总经理《内部签报单》签字

→董事长《内部签报单》签字→采购专员执行采购（若是固定资产采购，则须在OA系统上申请，经审批通过后，方可执行采购）→仓库管理员验收入库

1.申请人填写《采购申请单》（一式三联）须详细注明申请部门、申请日期、物品名称、物品规格及型号、申请数量、物品用途、预支金额等相关信息。由申请人本人签字后，将正确填写的《采购申请单》（一式三联）交给采购专员。

2.采购专员（有权退回填写不规范的《采购申请单》）收下《采购申请单》红色第2联（采购联）和黄色第3联（财务联）后，根据《采购申请单》上的物品名称、数量、规格及型号等信息，撰写关于采购物品的请示文件，并填写物业公司《内部签报单》。准备好《采购申请单》红色第2联（采购联）和《采购物品的请示》，并附上《内部签报单》后，按顺序在《内部签报单》上请综合管理部主管、财务经理、总经理、董事长审批并签字。走完流程并经批准后，由采购专员执行采购（《采购申请单》红色第2联（采购联）由采购专员保存）。采购专员报销时，须将《采购物品的请示》、《内部签报单》、《采购申请单》黄色第3联（财务联）及《入库单》红色第2联（记账联）附在付款凭证和发票后面。

3.仓库管理员负责核对物品种类、数量及规格型号等，确认无误后在《入库单》（一式三联）上签字后，将《入库单》红色第2联（记账联）及绿色第3联（验收联）交给采购专员，并完成验收入库工作。

四、应急采购审批流程：

应急采购标准：突发性急用物品，会对生命或财产安全造成损害，仓库无库存。

申请人向各管理处主管提出申请，由各管理处主管向总经理汇报，再由总经理向董事长请示，经董事长同意并授权后，方可进行紧急采购。但应于事后3日个工作日内，按照日常采购审批流程，重新补办相关手续并附上《情况说明》写明事由。