文秘语言艺术的基本原则

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文秘语言艺术的基本原则

作者：刘敬

来源：《环球市场信息导报》2015年第07期

文秘工作人员无论是在政府行政部门还是在企事业单位，都发挥着举足轻重的作用，这是因为文秘工作在整个工作系统中起着承上启下的作用，其主要任务就是上传和下达，这就对文秘工作人员的综合素质提出了很高的要求，其中语言素质极其重要。文秘人员工作过程中在语言艺术方面必须遵循一定的原则，做到善于说话，会说话，才能充分体现文秘工作的艺术性。 随着改革开放的深入和市场经济的发展，传统的“谨言慎行”观念受到挑战，“善言敏行”的意识逐渐在人们头脑中形成。尤其在文秘工作中，书部门素有“门面”、“窗口”之称，秘书人员要与组织内外、上下、左右的人员互相传递信息、交流思想、协调关系；群众来访、洽谈工作等大都要由秘书部门出面协调，人们从一个单位文秘人员说话的态度、方式等方面可以衡量这个单位的工作水平，文秘人员的语言在一定程度上影响着一个单位在公众心目中的形象。由此可见，文秘人员掌握一定的说话艺术显然是非常重要的。然而，说话并不如想象的那样简单，说话是一门科学，有其规律和要求；说话也是一门艺术，要把话说得有水平，还要遵循如下原则。

口语表达要规范

秘书在口语表达时如果用自然、和谐、稳重的语调，必将给人留下美好的印象，切忌拿腔作调、盛气凌人、哗众取宠。有的文秘人员喜欢让别人看到自己的长处，了解自己的优点，在这种心理支配下口若悬河，毫无节制地自我卖弄，这样轻重倒置，既引起别人的反感，又直接影响了工作的顺利开展。

因此，文秘工作人员必须要养成良好的表达习惯，在表达时要注意语言通顺、流畅，避免语言障碍。要做到规范表达，首先必须注意词语的积累，做词语的“富翁”，要注意防止出现词语搭配不当的现象。其次，要讲普通话，普通话是全民语言，能消除地域障碍，还要做到言简意达，同时必须去掉口头上的语病，一些不良的语言习惯往往不同程度地影响语意的表达。最后，还要掌握好语速，如果忽快忽慢，快慢错位，自然会影响表达效果，适当的语速表达更容易让人接受，留下良好的印象。秘书在说话时遵循以上口语表达技巧，无疑会增加说话的吸引力，给人稳重、自信、聪颖之感，从而推进工作的顺利进行。 表达内容要真实，杜绝虚假奉承

秘书作为领导的参谋、助手，工作在领导身边，直接为领导服务，无论是提供信息、协调矛盾，还是处理日常事务、辅助决策，必须以辩证唯物主义为思想武器，严格讲求真实杜绝虚伪。不论情况是好是坏、是喜是忧，都应如实地向组织和领导反映，有时候，坏的信息对领导的决策更为重要，它能帮助领导认清形势，及时采取应对措施。


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例如美国前总统卡特在竞选总统时，他的高级参谋就曾提醒他：每三个选民中几乎有两个拒绝他当总统，卡特在了解了真实的情况之后及时采取措施，最终当选了美国第三十九届总统。事实证明，秘书只有处理好报喜与报忧的关系，如实反映情况，才能保证领导决策的正确。另外，当领导工作中出现失误与缺点时，如何规劝和提醒领导更需讲究艺术。这方面古代的幕僚谋士有许多成功的经验可供借鉴。汉成帝的老师张禹倚仗皇帝的庇护，飞扬跋扈、贪赃枉法，朝廷无人敢弹劾他。谏官朱云冒死向皇上列举了张禹的几大罪状，要求皇上依法处斩，汉成帝不仅没有责备张禹，反而下令将朱云斩首。朱云手抓殿中的栏杆面对成帝宁死不屈，慷慨陈辞：“我死不足惜，但你圣明的君主为何竟让这样的贪官做老师？”汉成帝终于认错并处斩了张禹。可见，秘书不仅要“敢言”，还要“巧谏”。而在现实生活中有的秘书却不从实际出发，擅长于说假话，一味地在领导耳边吹嘘奉承，这样做必然引起群众反感，不仅没能给领导减轻负担，反而给领导帮了倒忙。因此，文秘工作人员必须恪守职责，为领导提供最真实有用的信息。

注重效率，表达要简明

时间就是金钱，效率就是生命。现代社会生活节奏越来越快，秘书工作比任何时候都讲究效率，要提高工作效率必须做到说话简洁明确。秘书要顺应时代潮流讲“短话”，把话说得简洁明确一些，尽可能以少量的话语传达更丰富的信息，文秘说话要为听者着想，不能浪费对方的时间。周总理就要求他的秘书在向他口头汇报工作时，用两三句话讲清一个问题，这样，一来可为领导节省宝贵的时间，二来不至于让废话淹没主要问题，影响汇报工作的效果。因此，为了提高说话的效率，秘书在说话时还应注意少用修饰语、倒装句，不用隐晦、艰涩的词句， 不带“ 这个” 、“ 那个” 、“然后”等口头禅，做到通俗易懂、直抒胸臆。快节奏的现代社会生活要求文秘做到长话短说，说话时分清主次详略。要做到长话短说、简明表达并非易事，秘书可以通过限制说话时间、创造说短话的语言环境等方法，提高简明表达的能力，从而提高说话效率和工作水平。 随机应变

应变能力是文秘人员必备的基本能力，体现在语言表达上即为灵活多变。但是这里的意思绝不是见风使舵、投机取巧、八面玲珑，而是在特定的语境中，使语言处于优化状态。文秘工作的被动性和随机性，决定了文秘说话语境的千变万化，且经常出现始料未及的情况，这就需要文秘人员能够根据不同的场合、对象调整自己的说话内容、说话方式，能机敏、灵活、巧妙地应付出现的意外情况。无论在何种情况下，秘书说话时一定注意遵循以下原则：要把握分寸、注重措词，对重要问题的说明，特别是对人和事的定性，用语一定要慎重；要委婉含蓄、文明礼貌，注意增强语言的亲和力，切忌武断、生硬，以免影响人际关系；要运用恰当的语言，看准语境，当讲时必须讲，不当讲时一定不讲。另外，秘书在工作中有时难免会遇到一些修养差、偏激执拗或有意刁难、出言不逊，或自以为是、无事生非、故意添乱的人，接待这些人的时候，文秘工作人员不能自乱阵脚，而应力求做到处变不惊、镇定自若、沉着，用语言艺术征服对方。


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（作者单位：石家庄科技工程职业学院）

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