简说电子档案管理

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简说电子档案管理

作者：邵景辉

来源：《档案管理》2013年第02期

由于电子档案具有信息的非人工识读性、存储的高密度性、与载体之间的可分离性、多种信息媒体的继承性、系统依赖性等特点，在管理活动中，除严格相关规定外，还应遵循以下原则：

1 完整性原则。一方面，电子文件的制作是由各部门或个人独立完成的，其分布分散化。另一方面，电子文件信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”的概念不再存在。这种分散化和非实体化特征，使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观。因此，在电子档案管理的各个环节，要采取相应措施，确保其完整齐全。不仅存储在电子文件介质上的信息要完整，与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档。

2 可读性原则。计算机技术的迅速发展，造成了硬件、软件的不断更新换代，新设备对旧设备有时也不具有兼容性。由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的“死文件”。因此，在电子档案管理中，要特别注意确保其可读性。例如，在收集范围中，除反映机关工作活动的记录外，还必须包括这些记录的支持软件；在收集要求中，除了对信息内容方面的要求外，还包括对信息格式方面的要求等。

3 可靠性原则。可靠性是档案的生命。由于电子文件易于修改并不留痕迹，文件的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术等原因，人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存有很大的疑虑，这个问题的解决需要多方面的努力。除了采取各种技术措施、国家制定必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要的。在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，不仅要把住收集关，确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份等，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。

目前，我国电子档案管理还处于起步阶段，在实际工作中，除遵循以上原则外，还应注意处理好以下几方面问题：

一是集中统一管理问题。由于办公自动化的普及，大部分电子文件没有归档，处于分散保存状态。从档案工作发展看，各机关单位应当积极创造条件将具有保存价值的电子文件归档。档案管理部门也需要对接收电子档案的问题开展调查研究、前期论证和创造软硬件技术环境，建立统一的管理系统，制定相关的管理制度和措施，对电子档案实行统一管理。需要说明的是，在现阶段，并不完全强求形式划一，可采取与本单位情况相适应的管理形式。暂不具备集中保管条件的，可先对各部门电子文件的归档范围、管理方法及执行标准作出规定，并定期进行监督检查，待条件具备时再实行集中保管。

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