浅谈利用EXCEL创建现金日记账

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浅谈利用EXCEL创建现金日记账

作者：吴兴林

来源：《时代金融》2016年第03期

【摘要】现金日记账是由出纳人员根据审核无误的现金收付凭证，序时逐笔登记以反映现金增减变动的账簿，我们可以用Excel强大的制表功能创建现金日记账结构，输入现金收付内容，实现通栏单红线，并实现余额的自动计算。 【关键词】Excel 现金日记账 通栏单红线 余额计算

现金日记账是由出纳人员根据审核无误的现金收付凭证，序时逐笔登记以反映现金增减变动的账簿。任何一个单位，只要有现金收付业务，就必须设置现金日记账。Excel可以说是Windows平台上最为成功的应用软件之一，我们可以用Excel强大的制表功能创建现金日记账。

一、建立现金日记账结构

打开Excel工作簿，创建一个名为“现金日记账”的工作表。在该工作表的第一行，输入“现金日记账”，将下划线设置为“双下划线”。在第二行各单元格依次输入年、月、日、凭证编号、类别、摘要、借方、贷方和余额等内容。然后利用Excel的制表功能，设置好边框等内容，建立现金日记账结构。 二、输入现金收付业务内容

在输入现金收付业务内容的时候，为了输入方便和防止输入错误，可以对类别项添加数据有效性控制，将类别分为营业款、个人还款、保证金收入、取款、其他收入、费用报销、个人借款、存款、退还保证金和其他支出等十大类。在数据有效性对话框中，单击“设置”选项卡，在“允许”列表框中，设置为“序列”，在“来源”文本框中输入“营业款，个人还款，保证金收入，取款，其他收入，费用报销，个人借款，存款，退还保证金，其他支出”，单击确定按钮完成数据有效性设置。

输入现金收付业务内容后，正确的现金日记账如图1所示。 ■ 图1

三、通栏单红线的实现


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每日业务终了，应分别结出当日和本月现金借方和贷方合计数及账面余额，在摘要栏要注明本日合计和本月累计，并在下面画一条通栏单红线。

选择E4单元格，单击“格式”菜单中的“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。在“条件1⑴”中选择“公式”，在右边栏目中输入公式“=OR（$E4=“本日合计”，$E4=“本月累计”，$E4=“期初余额”）”。单击“格式”按钮，设置字体颜色为“红色”，设置红色下边框。单击“格式刷”按钮，选择单元格区域A4：H19。

至此，摘要栏中的内容为期初余额、本日合计或者本月累计的时候，会出现通栏单红线。 四、余额自动计算及纠错

按照常规，H5的计算公式为“=H4+F5-G5”。然后，利用Excel的自动填充功能，拖动填充柄至H19，形成如图2所示的现金日记账。 ■ 图2

很显然，本日合计栏和本月累计栏所在行的余额是错误的，因为本日合计与本月累计只是一种统计方式，没有发生任何现金增减变动的经济活动，所以余额不会发生变化，H11、H12和H13的数额是相等的，H17、H18和H19也是相等的。

所以，我们把H5的计算公式改为“=IF（OR（E5={“本日合计”，“本月累计”，“本年累计”}），H4，H4+F5-G5）”，然后，利用Excel的自动填充功能，拖动填充柄至H19，形成如图3所示的现金日记账。 ■ 图3

到此为止，现金日记账的公式和余额才是正确的。但是，我们在这只是以二天的经济活动为例，假如我要提前把公式写到H20，就会出现图4的情况。 ■ 图4

后面的经济活动还没有开展，但是余额就显示出来了，很不美观。所以，我们要再一次修改H5的计算公式为“=IF（AND（F5=“”，G5=“”），“”，IF（OR（E5={“本日合计”，“本月累计”，“本年累计”}），H4，H4+F5-G5））”，然后，利用Excel的自动填充功能，拖动填充柄至H20，形成如图5所示的现金日记账。


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通过以上四个方面的操作，我们就可以创建出一个比较美观实用的现金日记账。 基金项目：江西省高等学校教学改革研究省级立项课题（项目编号：XJG-14-58-3）。 参考文献

[1]伊娜.Excel在会计中的应用.高等教育出版社.

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