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EXCEL在固定资产财务管理中的应用
作者：刘秀琴 陈林华
来源：《商业会计》2014年第15期
摘要：固定资产管理是企业财务管理中的一个重要组成部分，在手工方式下，固定资产成本核算工作非常繁杂，而利用EXCEL创建固定资产财务管理系统进行管理既简单又方便。本文详细阐述了企业如何利用EXCEL高效、精确地完成固定资产财务管理工作。 关键词：EXCEL 函数 固定资产财务管理
目前，部分企业固定资产财务管理利用财务管理系统软件来实现，比较简单方便，但软件购置费用高，而且在实际应用时也有很大的局限性。还有部分企业仍采用手工方式处理，但由于企业的固定资产种类明细繁多，经常会发生增减变化，使得财务人员的工作量剧增。在固定资产财务管理工作中，很多数据之间有内部链接关系，此时利用EXCEL来完成，会使数据的转换变得非常简便，尤其在每个月都要变动时，优势就更加明显。本文阐述的EXCEL财务管理系统可以实现固定资产项目明细登记、固定资产卡片管理、固定资产折旧等账务处理以及制作管理上要求的一系列报表等功能。 一、固定资产财务管理的主要工作及要求
固定资产财务管理工作主要流程包括：固定资产的增加（确认）、固定资产成本的结转（折旧和减值），固定资产的减少（报废和出售）等。具体工作包括：根据固定资产增加和后续成本结转的需要，形成固定资产设置表和固定资产清单；根据固定资产精心管理需要，设置固定资产卡片；根据固定资产分部门、分类别管理的需要，提供相应固定资产管理用数据；根据财务账务处理需要，形成固定资产凭证制作清单。 二、固定资产财务管理的具体工作 （一）形成固定资产清单
根据企业固定资产财务管理需要，财务部门首先要设计一张项目设置表（见表1）。 然后，设置企业固定资产清单表格，用来统计企业固定资产的基本信息，也为后续制作固定资产卡片、记账凭证清单等表格提供相关信息。具体格式参考下页表2。
财务部门主要完成资产编号、使用部门、固定资产名称、残值率、折旧方法、购入时间、年限等栏目的录入。另外，类别编号、类别名称、会计科目编号等栏目由公式产生，其中类别编号栏目输入的公式为：LEFTB（A3，3）（假设此EXCEL表格中都是从第三行开始录入公式和数据，下同），是通过LEFTB函数从资产编号中取数过来的。类别名称栏目输入的公式为：VLOOKUP（LEFTB（A3，3），项目设置！$B：$C，2，FALSE），是通过VLOOKUP
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函数从项目设置表中取数过来的，会计科目编号、科目名称、折旧费用类别这几个栏目和类别名称栏目同理，只是具体取数的列数不一样而已。
折旧期间栏目输入的公式为：CONCATENATE（IF（MONTH（K3）=12，YEAR（K3）+1，YEAR（K3）），"年"，IF（MONTH（K3）=12，1，MONTH（K3）+1），"月"）和 CONCATENATE（L3+YEAR（K3），"年"，MONTH（K3），"月"），是通过
CONCATENATE、IF、MONTH、YEAR等函数组合计算出来的，计算的基数为前面购入时间和年限这两列，计算方法是根据固定资产折旧原理，即当月取得固定资产，下月开始计提折旧，然后在固定资产折旧年限内按月计提折旧，所以折旧期间就是从购入时间的下月起至加上规定的折旧年限算出的年月数。状态栏目输入的公式为：IF（O3-$E$1>=0，" 未完"，"完"），是通过IF函数计算出来的，主要根据现在执行的时间点和固定资产折旧终止的时间点的对比来判断固定资产目前所处的状态是完还是未完。残值栏目输入的公式为：ROUND（Q3∗I3，2），是根据原值和残值率这两列通过相乘计算出来的，按财务数值使用习惯用ROUND函数设置出保留两位的计算结果。
月折旧栏目（以年限平均法为例）输入的公式为：ROUND（SLN（Q3，R3，L3∗12），2）。在EXCEL中可以使用函数SLN（）计算年限平均法的折旧额，其函数格式如下：SLN（cost，salvage，life），其中，参数cost代表资产的原始价值；参数salvage代表在折旧期末时的净残值；参数life代表固定资产的折旧周期。已计提月数栏目输入的公式为：IF（P3= "未完"，（YEAR（$E$1）-YEAR（K3））∗12+MONTH（$E$1）-MONTH（K3），L3∗12） ，是通过IF、MONTH、YEAR等函数组合计算出来的，计算的基数为前面购入时间、年限和状态这几列，再通过与目前执行的时间点对比计算出已计提折旧的月份数。累计折旧栏目输入的公式为：IF（P3="完"，Q3-R3，IF（AND（T30），（T3-1）∗S3+W3，0）），是通过IF和AND等函数组合计算出来的。净值则根据原值和累计折旧这两个栏目相减得出。本月折旧栏目输入的公式为：IF（DAYS360（M3，$E$1）/30+1=L3∗12，$Q3-$S3∗（$L3∗12-1）-$R3，IF（AND（T30），S3，0）），是通过IF、DAYS360和AND等函数组合计算出来的，只要不是折旧期间的最后一个月，这一栏都会与月折旧栏目数字相等。设置这个栏目的主要目的就是考虑折旧的不整除因素导致最后一个月与月折旧之间的一个差额。
2013年1月栏目输入的公式为：IF（DAYS360（X$2，$O3）=0，$Q3-$S3∗（$L3∗12-1）-$R3，IF（AND（DAYS360（X$2，$M3）=0），$S3，0）），是通过IF、DAYS360和AND等函数组合计算出来的，这一栏目主要计算当年1月份所有固定资产的折旧数，具体的时间是随着操作执行年份来修改时间的，2013年2月至2013年12月份等栏目与2013年1月份栏目同理。财务管理系统中记账凭证清单表格就是从这些按月计算出来的折旧数中取数的。最后2013年小计栏目输入的公式为：SUM（X3：AI3），就是对前面12个月的数字进行汇总求和。
（二）制作固定资产卡片
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企业如果固定资产种类多，存放又比较散，就有必要对其固定资产进行精益管理，即对每个固定资产进行制作卡片来管理，从而确保固定资产管理的精确性。
卡片具体项目尽量与前面固定资产清单表中各项目保持一致，这样大部分就可以利用INDEX和MATCH等函数的组合，把固定资产清单中各项明细数据引入到固定资产卡片各项明细中。
（三）完成其他管理上需要的报表
根据管理者对企业固定资产财务管理的需要，企业财务平时有可能要提供有关固定资产管理的报表。如各使用部门拥有固定资产的情况表、各类别固定资产的情况表、按购入时间或使用状态来统计固定资产的情况表等。只要利用EXCEL的一系列功能都能高效准确地完成这一系列的表格。这些表格的主要操作方法是，首先在菜单状态下，把表格顶端项目设置成自动筛选状态，然后在有数据需要的那一列进入自定义自动筛选状态，根据表格要求设定条件完成。如使用部门拥有固定资产的情况表的完成是在固定资产清单表格里，在使用部门栏目的自定义自动筛选状态中，设定具体的使用部门，然后点击确定就能生成该使用部门拥有固定资产的情况表。其他报表同理可以完成。 三、财务部门月末的账务处理
企业固定资产财务核算是企业比较重要的业务核算，月末，财务部门要将本月发生的固定资产业务作相应账务处理。
为了做账计算方便，可以制作固定资产记账凭证清单。我们可以利用EXCEL函数从固定资产清单中计算出各种类别固定资产每月应计提的折旧，然后按照各种固定资产使用部门分配折旧费用计入相关类别的折旧费用科目中。其中一个最重要的函数就是SUMIF函数，该函数是对满足条件的单元格求和，模板中数据第一行单元格中的公式为：SUMIF（固定资产清单！F：F，C4，固定资产清单！AI：AI），其中C4就是使用的具体部门，F列为固定资产清单表格中使用部门那一列，AI列为12月份我们要求计提固定资产折旧的那一列（如果要求出1-11月份那一列固定资产折旧，就得改成表格中月份所对应那列的序列号），该公式能求出满足C4这个使用部门在12月份要计提的折旧之和。另外利用公式求出各类固定资产累计折旧的金额。有了这两组数据，财务人员就可以完成固定资产月末的账务处理了。X 参考文献：
EXCEL HOME编著.EXCEL高效办公——会计实务[M].北京：人民邮电出版社，2012.
本文来源：https://www.wddqxz.cn/8c3fc1cb17fc700abb68a98271fe910ef12dae9e.html
2023-01-22
