监狱基建档案管理存在的问题与对策

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监狱基建档案管理存在的问题与对策

摘要：监狱工作中的重要内容之一便是基建档案管理，并且基建档案管理也是监狱提升工作效率与质量的有效手段。加强基建档案管理工作，可以为监狱的建设发展提供原始依据、信息和资料。在我国社会经济发展过程中，社会数字化、网络化进程逐步加快，从现阶段监狱基建档案管理工作来看，还存在着诸多问题，需要尽快作出改变，不断提升监狱基建档案管理工作水平。只有这样，才能让监狱基建档案的应有作用体现出来，为监狱今后的发展与建设提供可靠资料。 关键词：监狱；基建档案；管理

监狱基建档案在监狱建设与发展中发挥着极其重要的作用，要深刻认识到加强基建档案管理工作的重要性，了解监狱基建档案工作的特点，逐步增加资金投入、完善各项规章制度、加快档案专业人才队伍建设。这样才能有效提升监狱基建档案管理工作水平，确保其应有作用得到发挥，促进监狱的监管改造、司法研究等工作顺利开展。

1监狱基建档案管理中存在的问题 1.1对监狱基建档案管理重视程度不足

从基建工程管理来说，场所租借、人员抽调、班子组合、机构成立等都是临时性的，对此很多项目管理人员将工作重心放在项目施工建设上，在很大程度上忽视了对基建档案材料的收集、整理等工作。且很多基建档案管理人员思想上存在误差，认为基建档案无法为监狱带来直接的经济效益，所以投入的时间与精力有限。随着项目施工建设的进行，一味狠抓施工进度，忽视了工程资料，在基建档案管理工作上，也显得非常混乱，加之很多管理人员为临时抽调，无法保证监狱基建档案的真实性、完整性。此外，一些项目施工负责人思想上也忽视了基建档案的收集和整理工作，没有妥善保存。在监狱基建施工期间，没有同步对基建档案进行收集和整理，从而导致基建档案出现遗漏、丢失的问题。 1.2监狱基建档案管理人员素质有待提升

第一，因为很多监狱基建档案管理人员为临时抽调，没有接受专业档案培训教育，不了解档案业务，档案管理方面的知识也很匮乏，为档案的收集、归档和开发带来了不利影响。第二，在监狱基建工程施工期间，经常出现人手不足的情况，档案管理人员大多是兼职，业务非常繁杂，工作量很大，不能将自身全部时间与精力投入到档案管理工作中，也疲于应对。这样就导致监狱基建档案管理方法非常落后，无法充分发挥出现代信息技术的作用，导致监狱基建档案的编目、检索、开发和利用效率很低。 2加强监狱基建档案管理的问题

2.1切实增强监狱基建档案管理部门服务意识

监狱基建档案管理人员需要尽快增强服务意识，不断改进工作方法，大力宣传馆藏内容。由于很多档案管理人员对监狱基建档案管理工作内容与职责认识不到位，需要大力宣传监狱基建档案管理利用的重要性，确保监狱基建档案利用效率低、方式单一、范围较小等问题得到解决。在宣传监狱基建档案的时候，需要档案管理人员具备较强的服务意识，尽快转变工作理念，主动开展服务工作，不断提升档案管理工作水平，确保监狱基建档案的作用充分发挥出来。 2.2改善监狱基建档案管理的外部环境

想要有效的提高监狱基建档案管理工作水平，改善服务质量，不仅要增强档案管理人员的服务意识，监狱相关领导也要在提高思想认识，高度重视基建档案


管理工作，要充分意识到基建档案管理工作的意义，尽快建立起协调的工作机制，督促各部门主动做好基建档案资料的收集、整理、归档等工作。监狱方面需要不断改善外部环境，为基建档案管理工作的开展创造良好条件，这样才能促进监狱基建档案管理质量的提升。 2.3健全监狱基建档案管理制度

目前，监狱基建档案管理工作主要是参照《城建档案管理规定》实施细则来进行。这样一来，虽然能够让监狱基建档案更加规范，但是在某种程度来说，对于监狱基建档案管理工作而言，也需要结合实际情况，制定相应的档案管理制度。通过严格落实制度，才能确保监狱基建档案管理工作有序开展，促进管理水平提升，让基建档案得到充分利用。 2.4增加监狱基建档案硬件投入

根据以往监狱基建档案档案工作，档案载体以实物与纸质两种为主，这样除了在管理与查阅上非常不方便以外，还极易导致出现损害、丢失的情况。在当今信息时代背景下，要将现代化管理手段用到监狱基建档案管理工作中，实现对纸质档案的数字化转化，便于监狱基建档案的存储、检索和查阅，提升监狱基建档案管理的现代化水平。所以，监狱需要在基建档案管理上增加资金投入，不断改善硬件设备，如尽快购置计算机、打印机、扫描仪、复印件等，同时应用好现代化管理技术，为监狱基建档案的电子化和现代化创造良好条件。此外，在监狱基建档案管理过程中，为更好地实现纸质档案电子化，还要设计单位提供相应电子版图纸，确保可以在图纸上完整、系统地反映工程设计情况。针对一些保存价值较高的图纸，还需要建立电子档案，让其得到长久性保存。 2.5提升档案管理人员综合素质与业务能力

为进一步提升基建档案管理工作水平，需要定期开展对档案管理人员的业务技能培训工作，不仅要让他们学习更多与档案管理相关的专业知识，还要提升他们的操作技能，同时也能够形成良好的职业道德，能够认真做好监狱基建档案的收集、整理、归档和利用工作。此外，对于监狱基建档案管理人员来说，需要深刻认识到学习的紧迫性，在日常工作中加强学习，掌握更多新知识、新技能，如档案管理学、档案学、档案保护技术、计算机技术、网络信息技术等。这样才能更好地将现代信息技术应用到监狱基建档案管理工作中，不断提升基建档案管理工作的现代化、科学化水平。 3结语

总而言之，随着当今社会形势的不断变化，监狱基建档案管理工作也出现了巨大变化。对此，当前需要认真分析监狱基建档案管理工作中的问题，不断创新工作方法，提升管理工作水平。此外，监狱还要投入更多资金，建立完善的制度，提升人员的素质，确保基建档案管理工作能够正常开展，让档案资料的应有价值得到体现。 参考文献

[1]翟玉丹.浅谈提高基建档案管理水平的方法及措施[J].科技展望,2016(19):254. [2]周璐.新形势下监狱档案信息资源科学管理与优化利用初探[J].中国集体经济,2015(30):65-66.

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