报销系统解决方案

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1 传统财务集中模式遇到的问题

在传统的财务集中管理的模式中，企业通常根据业务线在总部设立专业的财务管理部门，这些部门一般会根据自身业务特点建设满足自身管理需求的信息系统，例如预算系统、FMIS系统、资金系统和一些与费用支出相关的管理系统。

由于这些信息系统建设时间不用，采用技术不一，客观上造成了一些数据孤岛，降低的数据的质量，另外遇到企业机构的重组和一些管理制度的出台，信息系统中的数据就会出现信息失真和滞后等问题，尤其是在以报销为主的费用支出领域，有时可能会出现为了满足业务管理的需求，对系统进行人为干预，在各系统之间采用离线数据导入导出的方式进行交互，增加资金管理风险，降低财务信息化的管控能力。

2 财务共享模式的优势

财务共享服务模式具有提升财务管理水平，降低成本和提高效率等优势，可以很好的应对上述企业在财务集中管理模式中遇到的问题。具体表现为将预算、资金和核算等基础财务管理工作进行的整合，实现信息的共享；统一制定基于流程和分工的业务处理模式，加强执行过程中的监控；快速形成财务基础业务支撑能力，应对企业组织变化等。

因为具有上述优势，花旗银行和中兴通讯等大型企业都普遍采用财务共享服务管理模式。根据埃森哲的一项调查显示这些企业都需要一套完整的应用自助报销、工作流、影像、银企直联和数据仓库等技术的信息系统为财务共享服务提供支撑和保障。

3 以集中报销平台作为支撑系统的实践

通常情况下费用报销是企业财务共享服务中心的主要工作。集中报销是将传统分散在各企业分支机构的报销工作，整合到财务共享服务中心中，通过统一的信息平台，为员工提供费用集中处理操作，以便降低运行风向，提高工作效率。


集中报销平台是根据财务共享服务的理论，结合企业各分支机构的费用管理实际问题，而研制的信息系统。它将分散于各地的企业分支机构连成一体，利用统一的流程控制、影像管理、资金支付等手段，克服传统分散型报销所带来的财务实施控制管理难题，实现业务处理自动化、流程规范化、标准统一化。

集中报销平台由集中报销管理系统、业务协同系统、财务支撑系统、银企直联系统、基础设施系统等几部分组成，通过主数据管理、公司卡管理和统一集成平台实现各个部分的对接，是一个全面集中、高度集成的信息应用平台。系统架构详见图1。

为了更好地实践财务共享服务的理念，集中报销平台通过主数据管理系统以及BIS集成服务平台与多个业务系统交换数据，实现数据的共享和业务的集中处理。具体包括与企业人事管理系统对接获取人员信息相关信息确定报销级别；与企业合同系统对接获取合同信息和付款信息减少公支付报销环节；与企业预算系统对接获取预算的金额实现费用支出源头控制等，详见图4。

报销的流程由员工个人发起，经过事前审批、报销申请、报销审批、原始凭证审核与扫描传输等环节流转，经分支机构集中报销人员抽查审核后，生成会计凭证、支付款项，最终生成报销报告，详见图2。

根据财务共享服务的理念员工报销的需求，集中报销平台的功能主要包括：负责员工报销申请和管理的报销业务模块；负责票据扫描和调阅的影像管理模块；负责固化相关管理流程和报销标准的报销制度和流程模块；形成会计凭证的凭证模块；与银企直联系统对接的支付模块；负责管理公司卡的公司卡子系统，相关的人员机构基础管理功能以及查询统计模块等，详见图3。

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