会议管理制度

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第七章 会议管理制度

为使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议的质量和效率，切实跟踪落实会议提出的各项工作任务与工作要求的完成情况，从而保证会议的有效性，特制定本制度。

一、 公司的会议形式

包括：定期的常规性会议和临时性会议。其中，定期的常规性会议主要包括以下5种形式： 1、公司周年庆典表彰大会； 2、公司高管工作例会； 3、各部门周例会、月度会议。

4、其它：临时性会议的主持部门以事件主导部门为主召开，具体会议参加人、会议时间及会议内容应提前以通知形式告知相关参会人员。

二、会议通知

1、常规性会议除时间临时调整外，不再另行通知，由主持部门直接通知参会人。

2、临时性会议按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知。 3、会议通知的内容：

- 会议时间； - 会议地点； - 会议主持部门； - 参会人员； - 会议主题； - 会议须准备的资料明细； - 参会注意事项； - 其他。


三、会议组织

1、会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。 2、会议主持人必须遵守以下规定：

- 主持人应不迟于会前15分钟到达会场，做好会前准备。 - 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明，并说明各项议程大概的会议时间限制，以提高会议的效率。

- 对于讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。

- 主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向参会人明确，并落实具体的会议跟踪负责人。

四、参会人必须遵守以下规定 1、应于会前10分钟到达会场。 2、遵循会议主持人对议程控制的要求。

3、遵守会议纪律，与会期间应将手机调至静音或将手机呼叫转移至本部门另一名未参会人员处，原则上会议期间不允许接听电话 4、原则上参会人员不得请假；如确需请假的，须向会议主持部门负责人、必要情况下还要向总经理说明情况并征得同意后，方可请假。 5、无故未按时参加会议的，将给予当事人100元/次的处罚，并备案。

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