群发邮件需注意的礼仪

2022-07-18 07:43:11   文档大全网     [ 字体: ] [ 阅读: ]

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群发邮件需注意的礼仪

下而介绍的是群发邮件需注意的礼节,希望对您有所帮助! 在日常办公中,我们常常会遇到需要将收件人内容的邮件群发给 很多同一的情况,这就需要使用到邮件的群发功能。

在沃苏什卡邮件发送操作中有下面几个概念: 收件人

收件人是您所发送邮件的接收者,您可以直接填写他的邮件地址, 或者点击写信页右侧的通讯录中联系人来添加。收件人可以并列多个, 通常以分号隔开。

抄送地址

点击“添加抄送地址”打开抄送位址输入框,抄送地址也是您所 发送邮件的接收者,您可以直接填写对方的邮件地址,或者点击写信 页附注右侧的通讯录中的联系人来添加。

暗送地址

点击“添加暗送地址”打开地址输入框,暗送地址也是您所发送 简讯的接收者,您可以直接填写他的邮件地址,或者点击写信页右侧 的通讯录中的联系人来添加。对方收到邮件时,收件人和抄送人的邮 箱中不会显示暗送人地址。

群发邮件时,可以采用“并列收件人”、“抄送”和“密送”三 种形式。

如果您给某人和其他人一起发邮件时,私底下大家知道你在同时 这些行为发给其他人,则可以使用“并列收件人”和“抄送”。信件 的所有收件人都能够看到其他收件人、以及您指定为“抄送”的收件 人地址,但看不到“密送”中所列的地址。


“密送”代表“不显示的副本”。这极相似于“抄送”功能,只 不过“密送”的收件人名址不会被其他收件人看到,而“收件人”和 “抄送”字段中的收件人地址彼此都能看见。

假如您给很多客户买家一起私信,此时就不应当使用“并列收件 人”和“抄送”,否则原本不够不认识的客户之间,可能通过您的邮 件,得到了其他不认识的客户的邮件地址。而泄露客户个人隐私的人, 就是您了。此时,使用“密送”更为妥当。

但是,即使是“密送”,也要慎重使用,因为对方的邮箱可能还 有超级厉害的“全部回复”的功能。不同邮箱的“全部回复”功能不 同。我们再来看两个回复操作中的涵义概念:

回复:选择一封邮件,点击“回复”链接,将进入写邮件页,回 复邮件给发件人。此功能是一对一形式,“谁发给我,我就给谁回 复”。

全部回复:选择一封邮件,点击“全部回复”链接,将进入写邮 件页,有的邮箱的“全部回复”功能,是只回复给“发件人”和“抄 送”中的邮件地址。(在有些邮箱中“全部回复”不回复给并列收件人, 所有并列收件人地址在收件人的收信页面中都能看到。抄送者可以被 “全部回复”,并列收件人则不能直接“全部回复”。这就是某些邮 箱“并列收件人”和“抄送”的区别。)

注意,有的邮箱的“全部回复”功能超级强大,是回复邮件给所 有并列发件人和发件人在发送该封邮件时填写的所有“抄送”和“密 送”中的全部邮件地址。如果对方邮箱具有密送“全部回复”功能, 那么无论您是使用“并列收件人”、“抄送”还是“密送”,当对方 点击“全部回复”时,您群发的所有邮箱姓名地址都将出现在回复邮 件页而的“收件人”输入框中。也就是说,无论您是否“密送”,都 无法真正保密。这样不但客户名址全部泄露,而且更严重的情况是, 如果回复人也是个马大哈,随便点了 “全部回复”而没有注意到“收 件人”输入框中自动跳出了那么多人的地址,么他给您一个人回复 的邮件,有可能同时交与送交了一群不相干的人,工作这会给我们的 工作创造极大的麻烦。


需谨记的事项:

给重要人物的重要邮件要一对一单独发送。

群发操作之前一定要慎重考虑所采用的操作方式是否妥当。一旦 发出,“覆水难收”。

不重要的通告式非保密邮件,可以在特定地址非保密组群里以三 种形式群发,但要根据旁人邮箱特性,慎重选择使用“并列收件人”、 “抄送”和“暗送(密送)”功能。

回复他人邮件时,一定要再次检查收件人地址是否正确。

使用尊称。按照中国传统习惯,对尊者勿直呼其名,姓+尊称可以; ++尊称可以;名+尊称亦可,只叫“名”或只叫“姓+名”无尊称, 可能出现就不够得体了。尤其是直呼且只呼其名(姓和尊称都不能叫 出),在关系不够深的时候会让对方不适。(当然,关于称呼的礼仪, 在不同文化下是不同的,此处不做讨论了。)

再次强调:记住别人的名字,在相应适当的时候能够称呼别人的 名字。如果您己经晓得对方头像的名字,那么,当您给对方发邮件时, “尊敬的某经理:……”要比“经理您好:……”收到回信的概率大 很多,因为后者这样的称呼容易让对方联想到,您的这封邮件是群发 出来的广告邮件,没有必要认真对待。

以上就是群发邮件需注意的礼仪的内容,感谢阅读。


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