医院文书档案管理的问题及改进

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医院文书档案管理的问题及改进

作者：王菁

来源：《卷宗》2020年第01期

摘 要：医院档案管理的分类包括病历档案、文书档案、人事档案、基建档案、科技档案等。而文书档案则是医院档案管理中除了病历档案外非常重要的一块，在目前医院的文书档案管理中还存在一些医院对文书档案管理的重视程度不够、文书档案没有数字化、信息化，还有很多医院在文书档案的管理中仍然依靠传统的人工管理模式开展工作，怎么样根据档案信息化发展的需要，对医院文书档案管理工作进行改进是目前医院文书档案管理发展的一个重要的课题。

关键词：医院文书档案;问题;改进 1 医院文书档案的管理的基本情况

目前，医院的文书档案管理技术较医院病历档案的管理来说则是较为滞后的，这主要表现在档案管理的硬件设备老旧，现在大多数医院使用的管理设备设施还是10多年前采购的档案管理密集架、除湿设施;并且文书档案的数字化、信息化程度不高，相应的档案管理软件没有得到升级和维护，就我院来说，我院文书档案数字化只做到了2006年，2007年后文书档案还并未进行数字化归档，所使用的档案管理数字化软件还没有升级，只能满足最简单的档案查询。其次，由于医院医疗用房紧张，导致存放文书档案的地方十分有限，文书档案存放受到限制。如我单位的文书档案的存放只有一间14平方米左右的用房，安装了4个密集架，工作场所十分有限。再次，医院对文书档案管理不够重视，限制了医院文书档案数字化、信息化的发展，目前医院仍采用人工收集、人工查找的方法，不仅效率低下，也不利于文书档案的收集、利用和开发。

2 医院文书档案管理的遇到的问题

根据医院的实际情况，医院文书档案主要包括上级机关的文件批复、下发的文件等，单位领导及人事变动等本单位相关资料，以及本单位下发的文件、其他有保存价值的资料以及各类合同等。目前医院档案利用和规范比较好的主要是病历档案，基本全部实现了数字信息化，但是在文书档案、人事档案等档案类别管理中还是不那么完善，在医院档案的管理中，特别是文书档案的管理上存在一些问题。

医院档案管理工作的具体认知不到位。我单位就存在医院对于医院档案管理的认识不到位，资金投入不足的情况。还有医院对于文书档案信息化的档案管理的意义认识不到位，医院只重视医疗设备、医疗器材的更新、却忽视了医院档案管理手段的更新对于医院档案管理的影响，医院在文书档案的硬件投入相对于病历档案管理的设备投入可谓是少之又少。


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医院文书档案管理不完善，没有统一标准。医院各部门间档案存放比较混乱，对纳入档案管理的文书范围没有明确的要求和统一的管理标准，各部门都有自己的档案存放柜，没有统一将需要存放的文书档案统一交行政办公室档案管理人员手中，导致医院文书档案的整理、收集等工作存在或多或少的问题。出现问题各部门则会相互推诿，无法界定科室或者个人的责任。目前我单位就存在一些部门的文书档案，特别是合同类档案没有及时上交，还有在基建建设中的一些上级批复没有及时归档，导致在后期的檔案查找中查询不到，导致重要档案信息缺失。 缺乏档案管理专业化的人才。医院档案管理现代化建设在硬件和软件上的配备不能达到相应的水平，对档案专业化的管理人才的培养重视程度不够，造成专业人才严重欠缺。目前我国的档案管专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面就存在参差不齐的现象，而医院作为以医疗业务为主的单位，对文书档案的重视程度可见一斑，在医院很多从事文书档案管理工作的档案人员都是半路出家，不是学档案专业的，还有可能是直接从医疗、护理等从事医务工作的人员转岗而来，工作人员的专业知识不足，对于专业化的管理手段不了解，没有经过专业化的学习和培训就直接上岗，也不经常参加档案知识的培训，而且很多档案人员不是专职做文书档案管理工作，还兼顾着单位的其他工作职能，同时对于新的管理技术的关注程度也不足，也就限时和制约了医院文书档案在管理方式等方面的改进。

第四，档案管理技术手段落后。医院对于档案管理很多还是借助纸质文本的形式，信息化技术的运用程度不够。虽然很多医院已经提升了档案管理的技术手段，但是档案工作人员仍旧选择传统的工作方式而不是现代化的管理技术手段，存在不求有功但求无过的思想，只对有检查要求的部分档案进行了数字化的管理，对于上级没有检查要求的，就不作为。 3 医院档案管理的改进思路

目前，医院档案管理的信息化程度未能达到相关的标准，在推进医院档案管理信息化的进程中也存在诸多问题，改进医院文书档案的管理，实现档案管理的科学化、规范化、数字化，可以从以下几个方面着手。

第一，建立健全医院档案管理信息化体系。成功的改革都需要有政策和制度的保障，大多数医院文书档案管理信息化的体系还不够健全，需要相关部门对此制定相关的制度标准，切实维护医院文书档案管理信息化的有效实行。

第二，加强档案管理人员，特别是档案管理人员进行专业化的培训，医院领导要重视并积极派出档案管理人员参加省、市档案部门举办的档案培训学习，提高医院档案管理人员的素质水平。在我国，大部分医院的档案管理人员的素质水平有待提高，专业化信息管理设备一般只有专业化的管理人员才能操作，因此，档案管理人员的素质对于档案管理信息化具有非常重要的作用。


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第三，加强相关部门及医院领导层对于文书档案管理信息化意义的深层认识，加大对于文书档案管理的软件和硬件资金投入。档案管理信息化的实现离不开相应的技术设备，医院首先要提高对数字化、信息化的文书档案管理的认识程度，再次是增加对文书档案数字化、信息化的资金支持，可以通过采购相关的信息化的技术设备来添置和更新医院旧的信息管理设备。 第四，积极借鉴先进的管理经验，加强医院之间对于文书档案管理经验的交流，取人之长，补己之短。医院的档案管理人员也要积极总结工作过程中的经验教训，对于工作中出现的问题应该积极反映，结合管理经验，寻求最佳解决方案。

第五，积极推进医院文书档案管理信息化道路的深入发展。医院文书档案管理的数字化、信息化是一个不可逆转的流程，它对于医院各项工作的有效执行有着重大的意义。医院文书档案管理的信息化适应了现代化的要求，它的推进，对于促进医疗事业的发展具有深远的影响。相关部门及医院领导层应毫不动摇地积极推进医院文书档案管理的信息化进程。 4 结语

随着我国经济的发展和进步，我国在各个领域都取得了很大成就，我国医疗体系的改革也取得了较大成功，相关部门及各大医院对医院的文书档案管理工作给予较大的重视，但是，我国的医院文书档案管理水平仍旧有待提高，文书档案管理工作中存在大量的问题没有得到有效解决，仍需要社会各界的共同努力，共同推进医院文书档案管理的可持续发展。

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