电子档案在档案管理中的重要性浅谈

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电子档案在档案管理中的重要性浅谈

作者：钱程

来源：《科学与财富》2016年第35期

摘 要：就档案管理工作而言，电子管理的涌出逐渐将以往的管理模式取而代之，不管是对于归档、保存来说，还是对管理、输出而言，电子档案的存在都起到了重要的作用。因此，相关单位怎样使电子管理在档案工作中发挥出最大的价值，是目前相关人员值得思考的问题。对此，本文主要从电子档案管理的优越性体现、加强电子档案管理的策略几方面进行分析，笔者依据多年经验总结了一些自己的想法，希望可以帮助相关人员，旨在推动我国档案事业的不断发展，为我国的经济建设做出重要的贡献，供以借鉴。 关键词：电子管理；档案管理；重要性

随着科学技术的发展，相关单位在档案的管理上以电子管理方式为主，此种情况下促进了电子档案的形成。电子档案实际上就是将一些存在相应价值的数据亦或是文件做好详细的归类，存储而形成的电子文件。随着我国国民经济水平的飞速发展，我国科学技术水平也得到了突飞猛进的效果，这种便捷、合理的管理形式在相关领域得到了普遍的认可，在某种程度上将电子化水平加以提升，逐渐为档案管理工作的开展带来益处。对此，本文主要从以下几方面对电子档案在档案管理中的重要性进行研究，笔者结合自身积累的经验论述了电子档案所产生的作用，并提出了自己的一些观点，希望提供给相关人士，供以借鉴。 1 电子档案管理的优越性体现

1.1 电子档案方便快捷，能提高工作效率

相较于传统人工管理方式，电子档案管理最重要的特点就是方便快捷，工作人员无需再进行繁重的手工操作，只需用计算机处理档案的归档、检索等工作，这大大减轻了档案管理人员的劳动强度。同时，电子档案管理的准确性很高，操作起来也相对简单，增删信息的流程被简化，有效提高档案管理工作的效率。之外，电子档案的传输速度也相应加快，档案管理者通过网络传播就可以将档案传输给需要者，达到网络资源共享的目的。 1.2 电子档案管理能够防止文件丢失

传统档案管理都是纸质存档，很容易丢失或者损坏，一旦丢失或者遗漏文件只能靠拆卷重装来补救，繁重的工作给管理者增加了不小的负担和麻烦。电子档案管理就避免了这一问题的出现，本来进行纸质归档的文件上传到网络以后，可以随时补漏增缺，可以多复制几份进行存档，就不会出现文件丢失等问题。 1.3 电子档案管理形式多样，易于保存


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传统的纸质档案保存方式较为单一，电子档案则不同，它的存储形式多种多样，包括文字、图形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的网络媒介中。纸质档案存在着被人乱涂乱画或被有意销毁的弊端，一旦损坏，很难有备份可以参考，那么，电子档案则不会出现这样的问题，它能够将档案长久的安全的保存下去，供人调配使用。 2 加强电子档案管理的策略

即使电子档案在具体的使用情况下有着显著的效果，然而在实际的管理工作中依然有着诸多的不足之处，例如在档案管理工作中所存在的安全问题，没有制定出完善的规章制度，某些员工的文化水平不高等不足之处。因此，笔者依据此类现象进行分析，并提出合理化的解决方案，提供给相关人士，供以借鉴。 2.1 提高电子档案存放空间的安全性

电子档案的存放环境是保障其信息安全可靠的基本条件，加强电子档案管理首先应该强化对电子档案存放环境的保护措施。因此，需要工作人员对办公场所加强管理，防止发生电击、火灾等突发事件，保证电子档案能够有一个安全可靠的存储环境。与此同时，工作人员最好将电子档案进行多个备份处理，放在不同的存储位置能够保证发生意外时及时予以补救。尤其是遇到电脑病毒入侵或者其他破坏程序的侵害时，因为有多个备份，就不必担心数据或文件大量丢失。

2.2 完善电子档案管理制度

相关人员在对档案进行管理的时候，为了文件亦或是相应数据达到安全的目的提供重要的保障，一定要极大对管理制度设计工作的力度，建立一支积极进取的队伍，并培养所有员工的专业能力和文化素养，对电子档案进行相应的编制作业，在实际编制的过程中还需要遵循文件真实的工作理念，并且相关人员应当以档案自身的等级当作划分的依据，在第一时间对档案做好认真的归纳、存储等一系列工作，并且在保存档案的前期阶段一定递交给相关人员检查，从而确保存储数据实现精准的目的。比如，依据某馆藏的具体情况做好科学的整理，依据档案的具体状况来选择恰当的存储形式，包含照相机、光盘的应用，进而建立出相应的管理制度。 2.3 加强电子档案系统管理设计

相关单位处理要进一步将储存的安全性能加以提升以及不断优化档案管理制度之外，还应当加大档案系统管理设计工作的力度就显得格外重要。然而，档案管理体系倘若没有完善的系统，那么就会对信息的安全性带来直接的影响。因此，依据此类情况，就要求相关设计人员在对档案管理系统进行设计的时候采取加密的设计手段，并在特定的情况下更换相应的密码，而且还应当设置有效的访问权限，这样做的目的是为了避免某些黑客通过获取信息，会对档案信息造成破坏的情况出现。与此同时，在特定的时间段，相关人员还需要对管理系统做好相应的维护工作，避免病毒进入而出现系统漏洞，进而最大程度确保电子档案体系实现安全的目的。


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2.4 提升工作人员的业务能力和水平

总的来说，随着电子档案管理的不断发展中，会节省大量的人力，然而这不能表现所有的工作都不需要使用人力来促使系统的运行，在实际的操作中，相关人员自身所具备的能力就会对系统是否顺利运作带来不利影响。因此，为了确保具有一定的安全性，相关单位还应当加大培养员工的力度，不断的掌握专业技能，从而为我国的档案事业奉献出一份力量。 结束语

总而言之，随着当前网络信息时代的不断发展，无论是生产还是生活都会涉及到电子科学技术，而相关单位将电子档案使用到相关领域中，采取智能化的设备将人工操作的方式取而代之是未来道路的发展趋势。显而易见的是，在档案信息化建设的过程中，需要将相关硬件和软件技术完美的结合起来，并将档案管理制度加以完善，培养复合型人才，将电子文件制作效率加以提高，最终建立一套完善的管理体系，从而为我国的经济建设做出一份贡献。 参考文献

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