公司部门培训之档案存放要求

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公司部门培训之档案存放要求

在现代化管理中，公司培训已成为组织各部门协同合作的重要手段，也是提高员工素质和公司竞争能力的重要途径。培训资料作为培训过程中不可或缺的一个组成部分，如何对其进行管理、归档和存储成为了企业内部管理中一个非常重要的环节。下面我们来谈一下公司部门培训之档案存放的要求。

一、确定档案保管责任

培训过程中相关文件的保管工作应由专人负责，这个负责人要有责任感和归档培训文件的经验。此外，为了使培训资料的保密性和安全性得到保障，需要明确档案保管职责。企业部门应当委派负责的人员担任档案管理员，确保培训资料的保密性与安全性。

二、制定档案管理制度

制定档案管理制度是保证培训资料归档有序的关键环节之一，包括档案的管理流程和档案管理规定内容。档案管理制度应该包括我们在档案管理过程中需要遵循的收集、整理、存储、归档、调取、下架等全过程的流程和规定，这样可以让培训档案的管理更有条理性。

三、培训档案保管 1、 培训资料的管理原则


在档案收集时，应从具有法律效力的培训合同、证书等相关材料中筛选核心文件，并按照文件类型进行分类，以简化管控过程。在整理方面，应将档案数据进行转换、识别和清洗，简化数据格式，以保证归档数据的稳定性、可靠性和安全性。在存储阶段，应根据文件的重要性和机密等级进行安全保管。在归档时，应根据实际需求开设不同类别的文件夹，统一编号，按照制度标准要求，保证档案完整性和可查性，随时掌握培训资料的状态。

2、档案的密级和安全管理

培训档案的保密要求较高，因此应该设定档案密级制度。档案管理人员要严格遵守档案保密规定，妥善保管机密文件，防止泄露。针对系统安全方面的保证，应实行制度保障，使用防盗防护设施，禁止外部人员随意进入包括培训档案存放室内。

3、档案的安全卫生管理

档案管理人员应该做好文物建档，防潮、防虫和防鼠。同时也应有现代的档案管理设施，如温度恒定、湿度适宜、干净通风、环境卫生以及消防设备等。确保档案的安全和保持良好的环境。

四、档案的查询和利用

管理部门与培训人员及员工对资料的查询应有规定、权限，达到科学有效地管理使用。在利用中，要注意档案的保密，尊重原创作者和版权，不得滥用和篡改等，在使用后要及时归还，维护档案安全、完整。

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