做好办公室工作的几点思考

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做好办公室工作的几点思考

作者：闻清泉

来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第5期



文/华能澜沧江水电股份有限公司集控中心 闻清泉

【摘要】办公室作为一个单位的综合办事机构，既是综合管理部门，又是具体的办事机构、服务窗口，要参与政务、处理事务、搞好服务，在企业发展中发挥着积极的职能作用。本文就如何做好办公室工作，更好地服务于企业改革发展，提出了自己的观点和思路。

【关键词】协调；参谋；服务；督办

办公室是企业不可或缺的一个部门，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系八方的枢纽，决定了办公室在企业攻坚克难、推动发展过程中需要承担的重要责任和使命。针对企业发展中的全局性、战略性、前瞻性问题，办公室必须充分发挥综合协调、行政枢纽、参谋助手、服务沟通、督办检查等功能作用，不断增强大局意识、责任意识、服务意识和创新意识，积极运用现代企业管理理论和思想，切实提升办公室工作水平。

一、明确工作原则是做好办公室工作的先决条件

原则是工作的前提和先导，办公室必须从企业发展全局和中心工作出发，坚持高标准、严要求，梳理工作重点，明确工作思路，用思路引领行动，以行动推动发展。

（一）始终保持高度站位。办公室能参与企业重要会议和一些重大决策的研究出台过程，经手文件传阅量、信息量大，知晓掌握的企业秘密也相对较多，工作人员必须具有很强的政治性、政策性和保密性，这决定了办公室员工必须把握大局，站在更高的层面上认识问题、分析问题、出谋划策，要围绕大局、统筹兼顾，时刻保持清醒的头脑，严格遵守政治纪律和组织纪律，自觉维护企业利益。

（二）始终坚持标准化要求。办公室工作的政策性、原则性很强，必须在标准化建设上投入大精力，抓好管理，规范办事，这需要不断完善企业管理制度体系，依靠制度建设建立高效管理运转机制，深化精细化管理，持续推动管理流程化，扎实做好风险评估、内控流程梳理等工作，注重工作衔接，实现各项工作规范、有序、高效运转。

（三）始终抓好贯彻落实。对一个企业来说，“三分战略、七分执行”，要使各项工作抓出成效、取得实效，关键在于工作执行和落实。办公室必须严格按照企业的重大决策部署，以及领导同志批办、上级机关交办的事项，结合实际牵头制定贯彻意见，以更高的标准和更严的要求推动各项工作提速、提质、提效，狠抓督办检查，确保安排部署落实到位。

二、打造过硬团队是做好办公室工作的重要保证

加强办公室团队建设，有利于调动和发挥办公室员工的主观能动性，更好地履职尽责、提升素质、转变作风、做好服务，凝聚成促进工作、推动发展的合力，促进办公室工作水平迈上新台阶。

（一）增强责任意识，强化工作作风。责任是压力，也是动力。办公室工作分工具体、各负其责，但由于涉及全局事务多、责任重、要求高、协调量大，要求办公室员工在日常工作中围绕大局、突出重点，当好领导的参谋助手，首先就要增强责任意识，培养强烈的工作责任心。工作中，要充分发挥个人主观能动性，不疲于应付工作任务，做到严于律己、坚守岗位、落实


责任、扎实工作。要把好工作关口，做到急事求快、快而不乱；缓事求稳、稳而不拖，保证各项工作任务按时按质按量完成。要勤于思考、善于总结，自我加压、勇于担当，对待大事着眼全局，坚持从企业发展的高度通盘思考和处理问题，力求办事周全；对待小事着眼于细节，思考问题认真缜密，办事程序规范周密，做到精益求精，力求实现“零差错、零失误”。

（二）强化学习意识，增强业务能力。学习不仅是提高个人素质和整体工作水平的需要，也是办公室工作“上水平、创一流”的根本手段。办公室员工既要学好党的理论知识和行业改革发展的大政方针，提高政治理论水平，又要全面掌握现代办公业务知识，以及企业管理、生产经营、法律法规、市场经济等各方面的知识，不断优化知识结构、拓宽知识领域、更新工作理念，才能更好地胜任本职工作，提高自身认识问题、分析问题、解决问题的能力和水平，从而更好地适应企业的发展。

（三）加强协作意识，凝聚团队合力。办公室工作虽有明确的分工，但是工作交叉和配合多，要把各项工作做到位，关键还要看办公室员工的整体素质、服务水平和协作配合的默契度。融入团队、齐心协力是对办公室员工的基本要求，也是做好办公室工作的重要条件。办公室员工必须树立团队意识，全面掌握部门工作目标、总体思路和阶段重点，在落实好本职岗位职责的基础上，正确处理好本职工作与部门全局工作的关系，切实将分工与协作有机结合起来，发扬团队协作精神，懂得换位思考，做到相互补位、相互帮忙，才能使办公室工作整体保持步调一致、齐头并进。

（四）坚守廉洁意识，做到清白自律。办公室作为窗口部门，工作接触面广，与外部联系多，这就要求办公室员工时刻保持警惕，切实提高坚守廉洁自律的自觉性。办公室员工必须强化廉洁从业、转变作风工作，自觉把自己置身于企业和群众的监督之下，置身于规章制度的约束之下，坚持自重、自省、自警、自励，自觉抵制享乐主义、奢靡之风的侵蚀，做到不正之风不染、不义之财不取、不法之事不做。要经得住考验，顶得住诱惑，在日常工作的一点一滴中珍惜个人名誉、陶冶个人情操、完善个人人格，树立办公室风清气正的良好形象。

三、提供优质服务是做好办公室工作的必然要求

服务工作是办公室的基本职责，是做好企业各项工作的落脚点之一，职工群众满不满意是办公室工作成效的最好检验，必须抓好落实。

（一）当好参谋助手，增强服务的全局性。办公室作为企业的综合管理部门，其参谋助手作用发挥情况，直接关系到各项工作从研究、谋划到部署、落实的各个环节。衡量办公室员工工作水平如何，不仅要看其保障日常工作运转的效果，还要看其在关键问题、关键环节、关键时刻能不能为领导当好参谋。一是参之有道。企业发展形势总的来说是机遇与挑战并存，对于发展中的风险和困难丝毫不能掉以轻心，而是要统筹研究、科学分析、着力解决。因此，办公室应围绕企业发展大局，对生产运营、人才规划、财务预算、内控建设等方面存在的重难点问题，组织开展专项调查研究，为领导收集必要、全面、客观的信息，探索行之有效的解决办法，提供决策依据，通过以点带面，促使问题逐步得到解决。二是谋之有策。办公室需要充分研究国家、行业相关政策、上级有关要求和企业工作部署，收集整理上级领导指示精神，有针对性地进行总结提炼，形成对企业解决问题、推动发展的总体认识和判断，及时根据形势任务发展变化提出相应的建议。同时，要紧密结合不同时期工作、发展实际，提高调研工作水平和服务决策认识，说到点子上，辅到关键处，更好地服务领导决策、推动企业科学发展。三是助之有力。办公室在发挥参谋助手作用时，要站在领导的角度考虑问题，思考工作，想领导之所想，助领导之所需，切实做到补台不拆台、到位不越位、作为不乱为，形成有序运转、无缝衔接的工作机制，多出解决实际问题的好主意、好点子，多谋促进事业发展和维护稳定和谐的好办法、好举措。


（二）做好统筹协调，增强服务的针对性。协调工作是办公室的一项重要职能，也是办公室上下沟通、平行交流的桥梁和纽带。办公室做好沟通协调工作，对于解决企业在改革发展稳定中遇到的各种矛盾和问题，处理与党政机关、行业协会、媒体、股东等各方面的关系，提高企业整体运转效能具有重要作用。一是对外加强沟通，争取多方支持。企业在建设发展和生产经营等方面都需要良好的外部条件，诸如党政机关的政策支持、行业协会和有关合作单位的工作支持、股东方的资金支持等。统筹协调好这些方面的关系，必须充分发挥办公室的协调作用，主动向上对接，紧跟上级机关的工作思路和计划，抓住上级领导关注的重点，及时报送相关信息，争取上级支持。要建立有效的联系沟通合作机制，在协调中讲大局、讲诚信、讲公道，树立良好的企业形象。二是对内统筹协调，提高工作效能。办公室要做好与企业系统内各部门、各单位的协调配合，主动沟通，及时、准确地把上级安排的各项工作布置、贯彻下去，促使各部门、各单位工作步调一致、齐头并进，保证企业整体运转高效有序。

（三）搞好工作创新，增强服务的先进性。虽然办公室的工作程序性比较强，但并不意味只靠领导安排和传统经验办事就行，应根据形势发展变化，充分发挥主观能动性，在继承传统习惯和做法的基础上，敢于创新工作机制和手段，提升服务质量和效率。一是推进思路创新。办公室员工应积极探索解决问题的有效途径和方法，从只满足于抓好具体事务向善于抓大事、谋全局、当高参转变；从只注重做好当前工作向善于从实际出发、搞好超前服务转变；从被动完成领导交办的任务向自觉开动脑筋、主动服务、创造性的开展工作转变；从习惯单打独斗向统筹兼顾、协调配合、齐心协力转变。二是推进方法创新。办公室员工应善于在决策中争取主动，在执行中掌握主动，在落实中寻找主动，增强服务决策的主动性，增强综合协调的全局性，增强督办落实的实效性。要推进制度创新，根据不断变化的新形势、新要求，及时健全和完善各项规章制度，提高制度的健全性、针对性和实用性。三是推进手段创新。办公室员工应充分借助先进的信息网络技术运用于办公室工作，加快管理工作和主要业务流程的信息化、自动化、规范化建设步伐，实现科学管理、精细化管理。

（四）抓好督办检查，增强服务的实效性。加强督办检查是领导掌控全局、正确导向的主要手段，也是办公室辅助领导决策付诸实践的一项重要服务工作，对于保证企业政令畅通起到了至关重要的作用。一是要紧紧围绕企业中心任务和重大决策、工作部署，对工作项目实施过程中的方法、步骤、措施、环节进行督办，保证重大决策和重要工作部署落实到位。二是要全面、准确、客观地了解和反映各项决策事项的贯彻落实情况，尤其要了解反映工作中带有全局性、苗头性、倾向性、趋势性的问题，为领导决策提供真实的第一手资料和决策建议。三是要针对工作实际开展督办，对于阶段性工作，由于工作过程短，效果体现快，在规定的时间内，督办工作的重点应放在事项的薄弱环节上，防止不了了之；对于长期性工作，督办工作的着力点应放在各个阶段、各个环节的效果上，确保实现最终工作目标。

四、结语

做好办公室工作是一项光荣而艰巨的任务，办公室只有向一流水平看齐，准确把握经济社会发展规律和企业改革发展脉络，围绕企业中心工作，充分发挥“参与政务、管理事务、综合协调、搞好服务”的工作职能，进一步完善机制、优化流程、管控风险，才能不断提高办公室工作整体水平，创造一流业绩，从而为企业做大做强、全面完成发展战略作出积极贡献。

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