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关于公司收发快递管理要求的通知
为了规范快递物品的收发管理,合理有效地控制快递成本,特提出如下管理要求。
1、管理部前台负责公司快递物品(文件、资料、样板及其他物品等)的收发管理;其他部门协助前台进行部门快递物品的发送,审核及接收。
2、寄件流程
寄件人填
部门负责人审核
前台收取《快递发送申请表》、《快递单》、物件
前台确认单据填写是否清晰
前台整理当天单据并录入电脑、汇总
写《快递发
送申请表》
3、各相关部门应知会寄件人(供应商、代理商等),尽量选择与公司有合作关系的快递公司(申通、汇通和圆通),重要文件采用顺丰快递。
4、公司内部寄件时(不含仓库),自行包裹并填写快递单后,交由前台处理。前台收到后联系快递公司外寄。如有收件人相同的情况,将快递物品合并寄出。
5、私人寄件应自付费用。
6、前台在收到快递物品或邮件时,明确快递费用支付情况后,通知指定收件人到前台领取。若非应由我司到付费用的情况,前台应与收件部门、收件人联系确认后,属特殊情况或事出紧急,可先付收件。
7、快递付费要求:
1)公司与各供应商(工厂)间的快递往来,均采用寄付。
特殊情况下,工厂采用到付寄件我司,前台在收取邮件并付费后,通知生产部此事项,由生产与工厂沟通在帐上扣除此费用。
2)公司给各代理、加盟商寄出快递一律采用到付。
特殊情况下,寄出或收件时由公司先垫付后帐上扣除(原因是对方收付或寄出时价格较贵)。
8、管理部前台处每月有500元快递备用金(循环使用),收件或寄件超过100元以上的,指定收件人或寄件人按财务报销制度报销。
9、行政部前台每月汇总外寄、收件快递费用后,在下月3号前填写《费用报销单》按财务报销制度及时报销处理。
10、特殊情况需另行批准、处理。各部门在收寄快递时,应妥善处理,灵活应对,以免因小失大。
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