报告和原始记录的编写及注意事项

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报告和原始记录的编写及注意事项

记录和报告的编写及注意事项 1.记录

记录和报告的撰写及注意事项

记录是阐明所取得的结果或提供所完成的活动的证据的一种文件。证据是建立在通过观察、测量、试验或其它手段所获得的事实基础上，证明是事实的信息。记录是完成检测活动过程的客观证据；是质量体系有效性的客观证据；是提供质量活动可追溯性的依据。记录包括质量记录和技术记录。质量记录包括内审、管理评审、纠正措施、预防措施、投诉、供应商评价、培训、各类计划等；技术记录是进行检测所得数据和信息的累积，它表明检测是否达到了规定的质量或规定的过程参数。技术记录包括合同、任务单、采样单、原始记录、报告、图谱、控制图、修正值、外部和内部的检测报告、客户信函、文件和反馈等。

观测结果、数据和排序应当在工作时不予记录，所有记录应当及时、准确、恰当、客观，并能够按照特定任务分类辨识，无法萧克、抄写。实验室应当将完整观测记录、求出数据、积极开展追踪审查的足够多信息、校准记录、员工记录以及收到的每份检测报告的副本按规定的时间留存。例如可能将，每项检测的记录应当涵盖足够多的信息，以便辨识不确认度的影响因素，并确保该检测在尽可能吻合原条件的情况下能Cadours。记录还应当包含负责管理样本的人员、专门从事各项检测的人员和结果校核人员的标识。 所有记录应以便于存取的方式存放和保存在具有防止损坏、变质、丢失等适宜环境的设施中。记录可存于任何形式的载体上，例如硬拷贝或电子媒体。实验室所有记录应予安全保护和保密，应有程序来保护和备份以电子形式存储的记录，并防止未经授权的侵入或修改，同时实验室应规定记录的保存期。2.原始记录

原始记录就是检验工作有效率积极开展的证据，就是核对检验报告的依据，为确保记录的原始性、规范性和可追溯性，一定必须特别注意原始记录的恰当设计、核对。当原始记录中发生错误时，每一错误应划改为，不容擦拭涂黑，以免字迹模糊不清或消失，并将恰当值核对在其旁边。对原始记录的所有改动理应改动人的亲笔签名或亲笔签名简写。对电子存储的记录也应当实行同等措施，以防止原始数据的遗失或改动。2.1合理设计原始记录

设计完整、合理的原始记录应包含足够的信息，使检验过程能够再现。通常一份完整的原始记录表格应包含记录名称、检测执行的标准号、记录编号、共几页第几页、样品编号或样品名称、分析时间、使用设备编号及状态、温度计及其它计量器具的编号、修正值、室温或环境条件、试验温度、以及与检测相关的需要记录的计算项目、计算公式、结果的报告形式、精密度要求、备注、试验者、审核者、复审者等。原始记录的编号，有利于表格的存档和管理；当某个产品需要检验若干个项目、填写若干张原始记录时，共几页第几


页的信息表明检验一共包含多少张原始记录及本原始记录是第几页；样品编号可以是盲码，应与任务单上的编号一致，也可以设计成样品名称直接在这一栏填写样品的名称；分析时间是记录追溯的依据之一，一定要真实填写；设备的不同会导致系统误差的不同，只有状态正常时出具的数据才有效；温度计的修正值或量筒的修正值有时可能参与计算，所以一定要记录使用的温度计及其修正值；当试验受室温或环境条件影响时，一定要填写室温或环境条件；试验的温度会对试验的结果产生巨大的影响，所以试验的温度一定要正 确核对；与检测有关的须要记录及排序的项目一定必须设计全面，以便能重现整个试验和排序过程，有利于审查者审查；记录中最出色还要存有计算公式、结果报告形式、精密度建议等信息，这样不仅易于原始记录的核对，同时也便利了记录的审查者和查询者。2.2规范核对原始记录

原始记录应使用本实验室专用的原始记录表格填写，最好使用仿宋体书写，至少要保证字体端正、数字清晰、不能有连笔，且易于辨认。原始记录要使用黑色钢笔或中性笔，不能用铅笔、圆珠笔或其它颜色的自来水笔填写。原始记录信息要填写完整，除备注外不能留空格，记录表格存在空白行或列时，要加盖表征空白的戳或从左下角向右上角划实线。原始记录内容因填写错误需要更改时，应在错误处划横实线，并加盖记录人印章，在其右上方填写修改内容，不得涂抹或撕掉。核查人员如发现记录有错误时，可责成记录人更正，但校核人员无权更改记录。

原始记录可以采用纸张搞载体，也可以用电子媒体搞载体，当使用电子媒体存储记录时应制作备份，并设置口令，避免记录遭遇未经许可者的侵略或修正，导致原始数据的遗失或改动。修正电子媒体记录时，由原记录人在错误处划线，在其后写下上修正内容并提括号以标明，并在修正厚边比记录字体大一号的字体输出修正人姓名，无法用删掉法修正。当原始记录的一部分数据或全部数据由仪器自动打印输出时，必须将仪器输入的结果粘贴在完整记录单上；例如结果无法打印输出时，必须在记录单上恰当核对，原始数据也应当恰当留存，并设置密码避免SCRM016。

原始记录的数据一般按照试验的精度要求填写，既不能位数太多也

无法位数太太少，必须充份兼具仪器的测量精度和试验的精度建议。记录中的小数点、负号等标识必须确切，单位必须明晰。原始记录一定必须实事求是地核对，无法因为超差等原因而擅自修正数据。数据超差意味著试验失利，此时应当引发试验者足够多注重，及时查清导致试验失利的原因，消解原因后再次试验并再次核对记录，原始记录不容许封存，崭新记录在附注中应当标明复查。原始记录不容许部分核对，试验因其他原因中途中止时，应当在原始记录上盖章补发章，说明此记录补发。恰当核对的原始记录经审查证实后按实验室规定分类放置，特别注意保密，不容许实验室以外的人员私自借书，无法随意弃置，应当严苛按实验室创建的记录的管理程序继续执行。 3.检测报告的编写

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