会议接待流程细节

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般会议接待流程细节

一：会议资料准备

1：会议资料：由主办单位提供，其中文字资料，由承办单位按会务组要求根据 参会人数印刷。

2：会议资料（主办单位提供） 3：领导发言稿（主办单位提供） 4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。 5：项目执行情况资料（主办单位提供） 6：展板所属图片（主办单位提供）

7：广告牌设计稿 8：欢迎布标、会议室布标 9：会议礼品（按参会人数准备） 10：会议代表证

11：会议用餐券 二：设备及设施准备 1：投影仪、多媒体电脑一台 2：广告牌按设计稿制作好，根据要求准备 3：会议室一间（根据入会人数 ） 4：车辆准备

5：麦克风 3 只

6：订制领导座次牌（名单由主办单位提供） 7：会议形式：座谈及课桌形式 8：照相机一台

9：摄影机一台、由专业人员操作 三：会前准备工作程序 1：根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置 （或分组讨论 ）（会标、 广告牌、灯光、

音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、茶杯及服务员安排）按 部落实到位。 2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协商确定会务组房 间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类型、房号、需要放置的水 果种类及特殊安全保卫工作。

3：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，再次落实菜单及 服务到位情况。

4：提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就餐卡、广告牌、 商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、通道畅通等情况，会间摄 影、摄像设备，人员的准备。

5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层行查，杜绝安全 隐患的发生。

6：成立生活服务组，避免个别代表发生高原反应，联系就诊。 7：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。 四：会议其它费用开支预算 1：代表证： 2元/ 张

2:广告牌：万通板，1米X2米板17元/块；会议室主席台背景1.9米X5.7米,

需

用万通板 6 板；徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收费、制作费约 400— 500 元 3：展板：根据主办方要求，由我方代办，费用按时结算。

4：临时用车：别克商务车（ 900元/天），现在瑞风商务车（ 700元/天），桑塔 那（450元/天）， 11 座金杯车（ 500元/天） 5：宴会标准（由贵公司订标准） 6：水果 7：纪念品

8：资料打印、复印




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9：照相、摄像

10 ：其它 五：会场布置 1 ：布标

2：按会议规定的摆防形式及要求布置好会场 3：设立会务人员发放会议用品及

文件

4：确定会场摄影点和时间 六：人员安排

1 ：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考 察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室） 2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务 3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员 4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小 组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动 的车辆。

5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务 6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表 会议期间的生活服务

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