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会议管理办法
为对公司的各类会议实施有效管理,以提高会议的效率和质量,建立检讨和改善机制,特制订本管理办法。
一、适用范围
本办法适用于公司规定召开的除董事会会议(按章程规定召开)外的各类会议,包括总经理办公会、中层以上管理人员例会、部门例会及专题会议。
二、总经理办公会
1、总经理办公会为公司管理层决策和议事的平台,旨在统一管理层思想,确定、检查和督导公司经营、管理的计划和目标,安排部署重要工作,讨论和决定重大事项。
2、由总经理主持,公司管理层参加,根据会议议题和内容,可邀请相关管理人员列席。 3、根据经营管理需要和管理层提议,总经理确定会议议题和议程。
4、由管理层提请总经理办公会讨论决定的工作事项,应最少提前24小时提交总经理。 5、为提高会议效率,需决策的工作事项,提交人应提前将相关资料发给其他管理层成员,必要时应先进行个别沟通。
6、总经理办公会指定专人安排通知和召集并负责会议记录,起草和下发会议纪要,并对会议决议事项的落实进行跟踪,就落实情况向总经理反馈。 三、中层以上管理人员例会
1、中层以上管理人员例会为公司宣贯公司战略和文化、部署和落实业务计划和目标、管理检讨与改善的沟通平台。
2、通过对公司战略规划和实施路线的宣导,以及公司经营理念和核心价值观念的宣贯,统一管理人员思想;通过对业务计划和目标实施检查和督导,发现和解决产品开发、市场推广、产品运营、用户服务等各领域日常运营中存在的突出问题,进一步对业务和管理流程进行检讨和改善,从而实现系统能力的持续改进。
3、由总经理主持,公司中层以上管理人员参加;如总经理不能参会,应委托管理层其他成员主持。
4、每周一上午9:30召开,未经总经理批准,不得取消和更改时间。 5、会议议程:
各部门负责人做汇报,主要内容包括本部门计划和目标的完成情况,亟待解决的问题,
需要哪些部门配合和协同,需要公司层面提供哪些支持和帮助。其间,相应部门做出回应并给出承诺,形成明确的意见和结论;
各分管高管进行点评和汇报,就各部门汇报内容提出意见或建议,就分管部门工作的改进提出思路或具体措施、要求;
总经理对会议进行总结和点评,就重要事项给出决定意见,对相关工作提出明确要求; 6、例会指定专人安排通知和召集并负责会议记录,起草和下发会议纪要,并对会议决议事项的落实进行跟踪,就落实情况向总经理反馈。
四、部门例会
1、部门例会为部门宣贯公司决定、部署和检查部门工作计划和目标、学习与分享的沟通平台。
2、由部门负责人主持,部门全体员工参加,分管副总可以列席。 3、原则上要求周一召开,具体时间和会议议程由各部门自行安排。
4、部门指定专人负责会议记录,起草和发送会议纪要,会议纪要需报送主管副总,抄报总经理。 五、专题会议
1、专题会议为针对特定事项和议题,由部门发起,由两个以上部门参加的会议。 2、专题会议由主管副总批准。
3、专题会议由发起部门通知和召集,一般应提前半天时间通知,会议通知包括不限于以下内容:会议议题、会议时间、会议地点、参会人员、参会人员提前需准备的工作以及必要的背景资料等,会议通知除发送各参会部门负责人和参会人员外,需抄报公司主管高管。
4、发起部门负责会议记录,起草和发送会议纪要,会议纪要需发送所有参会人员,抄报主管副总和总经理。
5、发起部门负责对会议决议事项进行跟踪,并向主管副总反馈。 六、会议管理
1、综合管理部负责会议的归口管理,负责会议制度的制定和监督实施。 2、综合管理部负责会议室的管理。
3、综合管理部负责总经理办公会、中层以上管理人员例会的会场服务和纪律监督。 4、专题会议发起部门负责专题会议的会场服务和纪律监督。
5、会议要力求高效,会前充分准备,会中紧扣主题,不做无谓争论;决议意见要明确、具体,对于信息不充分和缺乏事先沟通并导致意见不一的事项,应另议。
6、对会议形成的决议,责任部门和人员必须根据时间进度和节点要求严格执行、认真落实,当客观条件发生变化时,应当及时反馈,并制定和实施应对措施;会议召集部门和负责人应当就会议决议的执行和落实情况进行跟踪和反馈,并就相关责任人存在的执行力低下、推诿扯皮、不作为等行为提出处理意见,公司将依据相关制度对责任人实施奖惩和考核。 七、会议纪律
1、参会人员不得迟到、早退、旷会。
2、因故不能参会,需提前请假,总经理办公会和中层以上管理人员例会须向总经理请假并报人力资源部备案,专题会议须向发起部门负责人请假。
3、参会人员因故并经批准未参加中层以上管理人员例会和专题会议的,应委派部门其他人员参会。
4、参会人员应准时到场,迟到3分钟内的每次罚款50元,迟到超过3分钟的,罚款100元;未经批准缺席会议者按旷工处理。
5、会议期间,参会人员必须将手机关闭或调至静音状态,除非公司紧急事项不得接听电话,违反者每次罚款100元。
7、会议违反纪律情况由综合管理部负责写入当日会议记录并转送人力资源部,由人力资源部负责于月底统一汇总抄转财务部,从当月工资中扣除。
八、本办法自颁发之日其实施,由综合管理部负责解释。
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