规章制度财务部-采购管理制度)

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泉州湖心大酒店 规章制度 内容：采购管理制度 部门：财务部 生效日期： 目的； 制度：

岗位：

编号：2B005-01

采购管理制度

1、采购部的工作职责

采购部是保证酒店经营所需物资供应的职能部门。它的工作职责

是以最佳的质量/

价格比，及时适量地为酒店经营管理提供适用的物资物品，并参

与成本、费用、库存

的控制，负责进口物质的审批、报关手续。 2、采购部的组织机构

（1） 采购部设经理一名。负责制定本部门工作计划、人员分工及工

作安排， 主管采购部的一切日常工作，向总经理负责并负担管理责任。

（2） 采购部下设食品采购、物料采购、能源及维修件采购、文员各

一名。各采购员有分工但不分家地完成采购部经理安排的工作，向采购部经理负责并承担工作责任。 3、 采购工作规定

（1） 各部门/仓库申请采购的物品一律须填制“请购单”，交采购部

报价、财务部经理审批，总经理批准后方可执行。

（2） 未经批准有效的申请，采购部不予受理，验收部不予验收。 （3） 采购部接到请购单后，应按申请部门的要求，尽可能多的掌握

市场、供应商的资料后，根据以下必须考虑的因素择优推荐：

─ 货品的品质：达不到酒店的要求会降低酒店的服务规格，过

高的品质供应可能会造成费用的超支，在价格相差不多的情况下，品质系数是最重要的；

─ 货品的价钱：在满足酒店品质要求的前提下，价钱是最重要的； ─ 供应商的生产能力、品质保证能力及经济实力、原材料来源等

背景资料；

─ 售后服务与支持。

泉州湖心大酒店 规章制度 内容：采购管理制度

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部门：财务部 生效日期：



岗位：

编号：2B005-02

（4） 所有向供应商的定货，尽可能用合同/订单形式。采购部应设

计、制定和完善酒店“订货单”，除常规内容外，应注意：

─ 货品的详细要求描述（材料、件重、规格、工艺、色标号码、

图案图样、打样核准要求、较样/发货日期要求）； — 外包装（外箱材料、内盒、箱 麦） — 数量误差容忍程度。

所有要求，应量化、样板化，尽量避免“最好的”、“高级”、

“进口”等无法核定或很难核实或可做多种不同解释的约定。 （5） 采购人员应不断提高自身的业务能力和职业素质水平，工作中

避免个人感情办事，不得以权谋私。注意与供应商保持工作距离，不允许有过多的工作外交往。

（6） 采购人员应定期、不定期地参与市场、供应商的调查，及时掌

握第一手市场变化信息及供应商情况资料，及时更换更符合酒店供货要求的供应商，以求最大限度地控制采购成本。 （7） 采购人员一般可以借用适量的备用金以作周转使用，特殊采购

时，还允许临时借支部分需用的款额，该临时借款应于采购工作完成后及时与财务部结清，不得无故拖欠。

（8） 采购人员应注意日常采购工作完成后购入凭证（发票）、验收

凭证（收货单）的催收、销帐工作，及时核销预付/借支的支票、款项等，以利财务清帐。

4、验收及付款

任何进入酒店的采购物资必须经过仓库验收，验收手续、要

求、验收问题的解决及付款申请，按酒店采购、验收、付款的规定执行。

5、工作流程 （1） 请购

A、 各部门/仓库申请采购的物品一律须填制“请购单”一式四份，由

部门经理签字后,交采购部询价,采购部一般应提供三个供应商的报价，且须在请购单上推荐供应商，并说明理由，由财务部经理审批后，报总经理批准执行。

B、 紧急采购申请时,由请购部门在“请购单”上盖“紧急” 章,并直

接报财务部经理、总经理批准后, 交采购部办理。 泉州湖心大酒店 规章制度 内容：采购管理制度 部门：财务部 岗位：

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