商务日语函电写作中的问题及对策探讨

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商务日语函电写作中的问题及对策探讨

作者：陈珍

来源：《吉林省教育学院学报·上旬刊》 2012年第12期



陈珍

（常州工学院 外国语学院，江苏 常州 213000）

摘要：随着中日经济、商贸等交流关系的日益密切，商务日语函电在商务活动中的使用越来越多，其作用也日渐重要。本文就商务日语函电写作过程中易出现的问题进行分析探讨，并提出相关的解决对策。

关键词：日语商务函电写作；问题；对策

中图分类号：H052

文献标识码：A文章编号：1671—1580（2012）12—0138—02

商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。商务函电要求做到准确、简洁、具体、礼貌、体谅等，而日语商务函电写作过程中除了要达到上述要求外，还要考虑日本的国情及日本人的生活习惯、思维方式等。因此，对写作者提出了更高的要求。

一、 写作中的问题

（一） 假名输入错误

在开始商务日语函电写作练习之前，必须让学生熟练掌握日语输入法。与精读、泛读、翻译、写作等课程不同，商务日语的写作是依靠电脑进行日语输入的。对于已经习惯用笔书写的学生来说，快速地掌握平假名、片假名的输入是他们学习商务日语函电时遇到的第一个难题。特别是促音、拨音、长音、拗音等的输入错误可能会影响对整个商务文件的理解，造成不必要的损失，因此，必须进行重点练习。

（二） 格式不完整

完整的日语商务文件一般包括発信番号（文件编号）、受信者名と発信者名（收信人和发信人）、件名（题目）、頭語（开头语：敬启、敬复、前略等）、本文（通知对方的内容）、末文（结尾的寒暄语）、結び語（敬具、以上、草草等）、副文（附件：又具、再启等）等内容。其中，文件编号、日期、发信人既可以写在上面，也可以写在最后。

日语商务文件有横格和竖格两种书写方式。竖格多用于重视礼节的社交性文件，例如：贺信和吊唁信等。

文件编号主要用于公务文件，具有查找方便、留作证明的作用，书写时应靠右边。收信人要靠左写，如果是个人的话后面要加「様」、「殿」等，如果是组织或者是公司的话则加「御中」。发信人另起一行靠右写，有职位的人一般要写出自己的职位。在书写日语商务文件正文时，每段的第一行是空一格的，但是大多数学生在书写日语时，往往受汉语书写习惯的影响空两格。




商务文件的完整性既是表达意愿、实现目的的需要，也是尊重对方的体现。大多数学生在写日语商务文件时往往直奔主题，而忽略了寒暄语、结束语等礼节性内容。

（三） 内容方面

1.用语不规范

日语商务文件的用语必须规范。同样的意思可以用不同的话来表达，但是达到的效果却并不一样。商务函电多用书面语及专业术语，使得措辞严谨、规范。特别是寒暄语和结束语等都有相对固定的说法。寒暄语多用「平素は格別なお引き立てをいただき、厚くお礼を申し上げます（平日多蒙关照，表示衷心的感谢）」等表示祝愿或者感谢的语句。结束语多用「今後ともご高配を賜りますよう宜しく申し上げます（今后也请多多关照）」等表示拜托或者「まずは取り急ぎお詫びかたがたお知らせまで（此冒昧并向您致歉及通知)」等道歉或确定的内容。

2.语言啰嗦

商务日语函电具有很强的目的性，语言要求简洁易懂。内容冗长、重复啰嗦是商务函电的禁忌。它作为应用文体，不同于文学性作品。文学性作品为了增强艺术性和感染力会使用许多修辞方法，以更生动形象的语言达到感染读者，提高文学、艺术价值的目的。而商务日语函电却语言简洁、平实、易懂。在不影响己方意愿的前提下，尽量不对原因、目的做过多的说明。写作过程多用短句，应避免构造复杂的长句。

3.忽视敬语的使用

外贸函电应简洁明了，但简洁不是简短，要把函电所涉及的内容说清楚。在简洁和礼貌相冲突时，要选择礼貌，而不是一味地简洁。但是，大多数学生在日常学习和生活中没有使用敬语的习惯，受此影响，在写作商务日语函电中往往忽视敬语的使用。

例：時間がありませんので、できるだけ速く返事してください。（时间不多了，请抓紧回复）

本当にすみませんが、今回ご注文した商品は着荷と同時に支お金を払うようお願いします。（不好意思，请在收到本次订货的同时付款）

这两句话无论从语法上还是意思上都没有错误，但是语言不够正式，没有注重敬语的使用，从而使内容显得不够正式、委婉，缺乏对对方的尊重，可能会引起反感，影响双方的合作关系。上面两句话可改为：

日数がございませんので、至急ご検討の上ご返答賜りますようお願い申し上げます。

誠に申し訳ございませんが、今回ご注文いただきました商品は着荷と同時に代金をお支払いいただきますようお願い申しあげます。

敬语是日语的重要组成部分，敬语的学习对日语学习者来说既是重点也是难点。准确、适当地使用敬语是商务活动的基本要求，既体现了写信人良好的素养，也表达了对对方的尊重，有利于促进贸易的顺利进行。可以说，大量使用敬语是日语商务函电最重要的特征之一。

二、解决对策


商务函电是为了建立合作关系、解决存在的问题并达成交易。格式完整、措辞得当的商务函电不仅能够清楚地表达自己的意愿，还能够获得对方的好感，有利于合作关系的建立和交易的顺利进行。要解决日语商务函电写作中出现的问题，要做到以下几点：

（一）重视基础，养成良好的写作习惯

假名的输入作为日语商务函电的写作基础往往容易被忽视。在刚刚开始商务函电写作的时候应该注重假名输入的练习，快速、准确的假名输入不仅能提高写作效率，也能避免因假名输入错误带来的不必要的损失。

日语商务函电要求格式完整、用语规范、措辞得当。因此，在平时的练习和写作中在注意格式正确与否的同时，还应积累在写作过程中经常用到的专业词汇、缩略语和句子，增强内容的专业性和说服性。

（二）凝练语言，表意清楚

商业社会的高效性要求商务函电内容要简洁明了。啰嗦冗长的内容不仅影响意思的表达，而且还容易使对方产生焦躁感，降低双方的工作效率。要使内容简洁明了，首先要注意规范用语和缩略语的使用。其次避免使用容易引起误解的表达，如「……かもしれない」、「……と見てよいだろう」、「……と言えるのではないだろうか」、「……然るべき措置を」等。最后减少长句的使用，尽量使用简单易懂的短句。

（三）正确使用敬语，注重礼貌得体

商务日语函电要求简洁明了，但是简洁并不意味简单。在追求简洁明了的同时还要注意遵循礼貌原则。日本人无论是在日常生活中还是在商务活动中都非常重视礼节，因此，礼貌得体的函电有助于获得对方的好感，建立长久稳定的贸易合作伙伴关系。

［参考文献］

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［2］罗萃萃，阿部诚.新编商务日语综合教程［M］.南京：东南大学出版社，2010.

［3］申顺典.英语商务函电写作问题分析及对策［J］.科技信息，2008（30）.

［4］杨渊.商务活动中写好外贸英语团电的技巧［J］.商业科技，2006（21）.

［5］苗得厚.商务日语函电的语言特色［J］.学园，2011（4）.

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