行政助理工作内容及职责

2022-12-16 12:04:26 文档大全网 [ 字体：小中大 ] [ 阅读： ]

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行政助理工作内容

一、行政管理工作

1.制度建立与完善：根据公司发展的实际情况,制定出合乎企业现状的规章制度,知会各部门及人员,收集合理化建议,并在企业发展中及时调整和完善,使制度更加规范和合理,提高制度的可执行性和有效性,切实可行地提高员工工作主动性和规范性;

2.部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想;准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作;以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通,尽可能及时了解各项业务的进展情况,并将信息及时整理反馈给公司领导,有效地协助上级推进工作;在日常的工作中,注意与其它部门和同事的协作,协调与各部门之间的关系,建立服务意识;

3.绩效考核：全面了解,评估员工工作绩效,发现优秀人才,提高公司工作效率,考核范围为销售部所有员工;考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现,使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系,获得努力向上、改善工作的动力;使员工有机会参与公司管理程序,发表自己的意见;考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配;以岗位职责为主要依据,坚持上下结合,左右结合,定性与定量考核相结合;考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等;

二、日常行政事务处理

1.接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语,语言应亲切简练、礼貌、和气,公话严禁私用,一律不得拨打信息台；对来访者要使用文明用语,热情接待,要认真倾听来访者的叙述;如未能及时有效地解决,应做好相应的记录并跟进落实;

2.文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员,并督导落实;文件制发后,应先分类整理再按要求进行归档,公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档;公司档案管理的基本原则是：统一领导,分级管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用;

3.例会组织与纪要：按要求安排好人员的座次及发言顺序,发言要短小精悍,有效地利用时间,讨论实质性的问题;与会人员均应将手机设置为会议状态;

4.日常制度监管：在现有的管理模式中,加大行政督导的执行力度,有效地实施行政制度及监管,及时调整管理方式、方法,建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率;

三、外部沟通

1.政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口,应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系,端正自己的位置,灵活处理;

2.合作伙伴沟通：要注意多方了解与业务相关的事务,以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达,但在处理事务时注意以公司利益为重;

3.注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等,在重要的节日如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴客户的公司纪念日等,应在征求总经理意见之后,以礼品或贺信及时致意,维护与合作伙伴的友好关系;在业务合作中,适时提醒经理并根据经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐,与合作伙伴建立经常性的沟通;以促进彼此的了解与进一步的合作;

行政助理工作职责

1、协助行政部经理完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作 2、协助审核、修订公司各项管理规章制度,进行日常行政工作的组织与管理 3、各项规章制度监督与执行 4、参与公司绩效管理、考勤等工作 5、奖惩办法的执行

6、协助经理进行内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务 7、会务安排：做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作 8、负责公司快件及传真的收发及传递 9、参与公司行政、采购事务管理

10、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作

11、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作

12、对外相关部门联络接待,对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息等工作 13、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排,节假日慰问等工作 14、协助行政部经理做好公司各部门之间的协调工作

15、工作设备关闭,如电脑、打印机、传真机,各类仪器、设备电源关闭;工作人员离开工作室,空调、电灯应关闭,做到人走灯灭;检查门窗锁闭情况,注意安全;