档案室建设方案

2023-10-11 11:00:29 文档大全网 [ 字体：小中大 ] [ 阅读： ]

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高校档案馆收藏有高校的教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、学位论文等非常重要的文献资源;

档案室建设方案

一、硬件设施

1．库房要求：应尽量按照档案馆建筑设计规范的要求建造档案库房,远离火源、

水源、和污染源等基本要求,门窗应有较好的封闭性;

2．装具：为方便使用,可选用密集架;需要注意的是,安装使用密集架对对地面承

重能力有较高要求,楼板承重力一般需在每平方米/600公斤以上;

3．设备：档案保管的技术设备,如去湿机、加湿机、空调、灭火器、装订机、复

印机、消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具等等;

4．卷皮和卷盒：按照需要购置;

5．消耗品；防霉防虫药品,吸湿剂,各种表格及管理性的办公用品;

二、档案管理流程

1．规划出档案分类方法,建议采用职能机构——时间——事件的分类方法;统计

出校内独立并且其档案需要归档的职能机构的总数量,对各职能机构档案的数量以及更新速度有个初步的了解;根据具体情况,把800平米的档案室按合理划分出若干个科室;

2．接下来就是档案的收集,学校各机构院系之类把非现行且具有价值的文件统一

移交到档案室,同时规定,以后各机构应随时把需要归档的文件移交到档案室,并做好登记;档案室对移交过来的档案进行排列、分类、装盒、上架,做好类内案卷排列和案卷目录;

3．档案使用过程中的维护和保护,首先做好“八防”,防火、防水、防潮、防霉、

防虫、防光使用白炽灯、防尘、防盗;然后是定期检查,清点;

4．鉴定与销毁,对档案应进行定期的价值鉴定,依情况一年或者半年一次,在价值

鉴定时,建议相关院系机构派出一名人员协助,因为他们更清楚自己机构产生的档案价值是否依在,对已无价值过期的档案销毁清理;

5．档案利用,原则上只对校内服务,要有进出登记,以便备查;

6．条件允许的话,可将档案进行数字化,建成档案数据库,各机构可在校园网上通

过账号/密码的方式查阅档案资料;