信息化下的高校档案管理对策研究

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信息化下的高校档案管理对策研究

作者：李保存

来源：《商情》2009年第13期

[摘要]高校档案信息化建设存在问题颇多,对高校档案信息化建设的建议有如下:加强基础设施建设,为高校档案信息化建设打牢基础;完善制度建设,健全工作体系,为高校档案信息化建设提供保障;建设功能齐全的档案信息数据库是高校档案信息化的关键;加强安全措施建设确保高校档案信息化建设安全、实效。

[关键词]信息化 高校档案管理 对策研究

一、高校档案信息化建设现状及存在问题

以河北省为例,高校档案信息化工作起步较早,目前绝大部分院校已经使用了计算机管理档案目录,河北大学、河北师范大学、邢台职业技术学院等高校还完成了文件级的档案录入,变“案卷级目录”为“文件级管理”。有相当一批院校建立使用了“OA”系统。各高校档案馆还加强了档案馆还加强了档案信息化制度建设。如河北大学、河北师范大学等一批高校档案馆的门户网站也陆续建立开通。以河北大学为例,河北大学数字档案馆门户网站2006年下半年对外开放,到2007年末,可供查询的档案目录数据就达118500条,其中“电子文件中心”提供近6000余份校发电子文件。在文档的网络管理方面,不少院校采取了河北省档案局“科怡之星”网络管理系统,河北大学档案馆于2008年6月正式在全校范围内启用部门预立卷远程归档系统和数字档案管理系统,并对学校各立卷部门电子文件积累、鉴定、著录、归档工作进行监督指导。

总体上看,高校档案信息化建设还处于初级阶段,与机关、银行等部门的档案信息化建设水平相比还存在着很大差距:档案信息化建设意识淡薄,思想观念跟不上形势发展的需要;缺乏统一的档案信息化建设标准规范;信息化基础设施建设薄弱;经费和技术保障还不够有力,信息化安全保障体系建设不完善:档案信息化人才队伍建设需进一步加强。 二、对高校档案信息化建设的建议

高校档案信息化建设是高校信息化建设的组成部分,建设过程中要把握以下原则:一是全局性原则,档案信息化建设须纳入高校信息化建设整体规划,与学校信息化同步发展。二是标准化原则,加强各类标准的制定工作,以有效实现信息互通资源共享。三是经济性原则,建设标准要与本单位的具体情况相结合,追求投入最小化,效益最大化。四是安全性原则,采取必要措施,确保信息安全,数字档案可靠和内容的真实。

1.加强基础设施建设,为高校档案信息化建设打牢基础

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