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清华大学出版社公章管理规定
为保证出版社工作的正常开展,维护公章使用的严肃性,避免因公章管理使用不当导致各类经济、法律、行政问题,特作本规定:
一、公章的管理
(1)本规定的公章仅指“清华大学出版社”公章,由社办公室专人管理。公章管理人员
应认真负责,坚持原则,严格按规定手续用章。
(2)公章应及时清洁,确保公章清晰、端正,管理人员应严格妥善保管。如公章管理人
员外出可临时委托社办公室其他人员按规定程序管理。
(3)出版社公章必须保存在社办公室,如遇签定合同或办理有关手续等特殊情况必须携
公章外出,需填写“公章携出使用申请单”(见附件1),经主管社长签字同意,用后按预定时间送回。
二、公章的使用
(4)对外介绍信、个人收入证明、住房情况证明等用印。
各部门开具出版社对外介绍信,由部门负责人同意,社办公室公章管理人员审定方可盖章。本单位员工开具个人收入证明、住房情况证明等,必须由人力资源部等相关部门负责人签字后盖章,社办公室保存复印件。
(5)各类公文用印。
报送上级主管部门的公文用印,出版行业协会、协作单位、其他出版社、各省新闻出版局往来公文,各公司、分社外发的会议通知、邀请函等用印,应注意行文规范,填写“用印申请单”(见附件2),主管社领导签字后盖章,社办公室保存复印件;对没有明确业务领域的用印,由社办公室主管社领导签字方可盖章。 (6)出书证明、各类奖状、证书、报表等用印。
编辑部对作者开具出书证明,各类奖状、证书、报表等用印,须填写“用印申请单”,经由分管社领导签字同意,方可盖章,社办公室保存复印件。 (7) 合同、协议书等用印。
合同、协议书等用印,须填写“用印申请单”,由分管社领导签字,方可盖章,加盖公章的合同、协议,其原件归社办公室存档。 (8)对外委托加工单、图书选题申报单等用印。
出版部对外委托加工单、总编办选题申报单等大量的、常规用印,为提高办事效率,可提前在社办公室备案,不必每次都填写“用印申请单”,如无特殊要求,社办公室不保存此类文档的复印件。
(9)使用公章应手续齐备并实行登记制度,盖章留存的材料应定期整理,立卷归档。 (10) 以上各项用印的申请,如果社领导外出,紧急事项尽可能以电话或其它方式征
得其同意,方可用印,事后应补办签字手续。
(11) 本规定自2008年8月 26日起施行。
清华大学出版社 2008年8月25日
(附件1)
公章携出使用申请单
年 月 日
申请部门 携出用印原因 携出用印时间 经办人 主管社领导意见 公章返回确认/经办人签字
(附件2)
自 年 月 日 至 日
申请部门负责人意见 公章管理人员签字
公章返回时间
年 月 日
清华大学出版社用印申请单
编号:
申请部门或申请人 经办人 用印文件名称 申请事由
申请日期: 用印文件份数:
年 月 日
份
社领导审批意见及签字
社办公室存档 是( ) 否( )
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