机关文书档案管理制度

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机关文书档案管理制度

为加强机关档案建设，规范档案管理和利用，根据《档案法》和有关规定，结合本局实际，特制订本制度。

一、局办公室负责各类文电资料的收集、整理、归档、保管、提供利用和移交工作。

二、归档、管理范围包括以下内容:

1、归档、管理和提供利用中央、国务院、省、市各类的文件、函件、参阅件。

2、归档、管理和提供利用中央、国务院、省、市领导的讲话及重要批示件等。

3、归档、管理有关机关、部门的重要来函、来电。 4、收集、归档与管理局发各类文件、通知及有关后勤管理服务工作的来往文书、合同、协议书等。

档案资料包括纸质文件、照片(含底片)、软盘、碟片等。 三、文书档案工作，必须严格遵守《档案法》、《保守国家秘密法》以及档案主管部门的有关规定。

四、文书档案的收集必须及时认真。凡属归档的文件、资料，要严格按次序、按类别登记、编号、分类存放。

五、文书档案的整理。每年六月底前，将上年度的文书资料整理归档，主要做好以下工作:

l、归卷文件的检查。立卷之前，要检查文件资料是否齐全完整，是否符合归档范围要求，是否保持文件间的历史联系，力求卷内文件的保存价值的统一。

2、拟写案卷标题。案卷标题应准确地揭示案卷的内容，并力求文字简炼，一目了然。

3、卷内文件的排列与编号。案卷内文件的排列要系统化，以保持文件间的历史联系为原则。同类文件，按先上级后下级排列;同级文件，按时间先后顺序排列;属于请示与批复类的，按批复在


前、请示在后排列。卷内文件排列确定后，用阿拉伯数字统一编写页码。

4、填写卷内文件目录。每个案卷都应编制案卷目录，用来介绍本卷内文件的有关组成部分，要根据目录项目逐项填写。 5、填写案卷备考表。案卷备考表内应注明卷内文件的实有页数、立卷日期及立卷人，空白处填写说明卷内文件变动情况。 6、填写案卷封皮。填写的项目包括有关名称(全称)、撰稿人、案卷标题、卷内文件页数、年度日期、保管期限等。书写文字规范，字迹工整、清楚。

7、案卷装订。所有案卷均用硬纸卷皮和棉线绳装订。装订前，要除去文件上的金属物，以防止受潮锈蚀后损坏文件。文件过小的要用纸衬托;文件没有留装订线的要加补贴边;残破的文件要拓裱，大张的文件要折叠，做到整齐划一。装订时，应避免文件倒置、漏订现象。

8、案卷排列。一个年度的案卷在装订后，要进行系统化的排列，排定后通过编号固定他们的先后顺序。案卷按保管期限分开，永久、长期、短期的案卷要分别排列，以体现一定的条理性。

9、编制案卷目录。内容包括案卷顺序号、文书处理号、案卷标题、卷内文件起止日期、保管期限、备注等。一年度的案卷合编为一本目录。

六、文书档案的保管。文件组成案卷后，要妥善保管，放置于干燥、通风、有固定位置的文件柜内，防止霉变、虫咬，减少光线、灰尘和有害气体对文件的辐射、侵蚀。

七、所有应归档的文件、资料一律进局综合档案室保存。综合档案室应符合档案部门规定，并有专人管理。综合档案室应备有防火、防盗、防尘、防虫、防光、防潮、防霉、防高温等相关设施，确保档案的完整与安全。

八、文书档案的提供利用。一是要严格管理制度，查阅文件必须凭单位介绍信，查阅机密文件、原始记录，需经局领导批准，并认真办理登记、签字等手续;二是查阅指定的文件，不得翻阅其他件、不准将查阅的文件带出档案室;三是档案工作人员应根

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